Todos siempre están buscando una manera de facilitar el trabajo. Y no faltan consejos, trucos y hacks diseñados para ayudar con ese objetivo.
Pero el que funciona para mí día tras día es la automatización de tareas repetitivas. La idea detrás de hacer esto es que ahorrará su energía mental para proyectos que realmente requieren un pensamiento profundo y concentración.
Probablemente estés pensando, eso suena genial, pero ¿cómo lo hago?
Todo lo que necesitas hacer es construir una hoja de trucos.
La hoja más fácil y útil contiene elementos que normalmente copia y pega. Tampoco importa en qué industria estés. Si utiliza una computadora para su trabajo, probablemente haya varias cosas que debe buscar regularmente antes de poder completar una tarea.
Para mí, son algunas líneas diferentes de código HTML que frecuentemente necesito para subir artículos a The Muse.
En puestos anteriores, tenía un par de hojas que ahorraban tiempo y que conservan el enfoque listas: una para fórmulas de hojas de cálculo de Excel, otra para encabezados de memorandum y la más popular, un documento con números de teléfono e instrucciones de inicio de sesión en la computadora para nuevos empleados. En lugar de lidiar con la molestia de buscar el número de teléfono de la oficina de finanzas una vez más, podría recurrir a mi documento de confianza, copiar y pegar lo que necesitaba y enviar el correo electrónico sin perder el control.
Entonces, ¿cómo exactamente comienzas?
Paso 1: tome nota de lo que se encuentra reescribiendo o buscando repetidamente
Tal vez envías muchos correos electrónicos iguales o similares todos los días. Si está escribiendo desde cero cada vez, está desperdiciando un valioso poder mental (y tiempo). Como puede ver en el ejemplo anterior, mis amigos siempre me preguntan cómo lanzarme a The Muse, ahora tengo una respuesta rápida lista para usar.
Su "hoja de trucos" podría consistir en unas pocas plantillas de correo electrónico listas para reutilizar dependiendo de quién sea el destinatario. (Y si usa Gmail, definitivamente busque respuestas enlatadas, es un cambio de juego).
Paso 2: elija una forma de almacenar su información
No hay una sola manera de hacer esto: use el programa que tenga más sentido para usted. Eso podría significar un documento de Word, un documento de Google, una entrada del Bloc de notas o incluso borradores de correos electrónicos almacenados en una carpeta anotada. Lo que elija, lo importante es que puede hacer referencia a él fácilmente.
Paso 3: Dedique 20 minutos a completar su documento con esos elementos del paso uno
Sea lo que sea (correos electrónicos, fórmulas de Excel o quizás números de teléfono), vale la pena escribirlo en un documento una vez , y luego tenerlo fácilmente accesible para reutilizarlo en el futuro. Lo sé para mí, fue un gran alivio (y probablemente ahorré horas) solo mirar la nota en mi escritorio para copiar y pegar las fórmulas de Excel que me encontraba buscando varias veces al día.
E incluso puedes mantener esta vieja escuela si lo prefieres. Lleve a mi antiguo administrador de la oficina: colocó su monitor con notas adhesivas de diferentes colores que la ayudaron a referirse rápidamente a los códigos de estado y siglas que necesitaba diariamente.
Cualquiera sea el sistema que prefiera (una nota en su cuaderno digital, un documento de Word o incluso una nota adhesiva), encuentre algo que funcione para usted. Y aunque sé que a veces puede ser difícil hacer una pausa en tu lista de tareas pendientes para trabajar en algo que se siente tedioso en este momento, este es un truco de trabajo que te ahorrará horas en el futuro. Puedes hacerlo en el tiempo que te tomaría tomar un café por la manzana.
¿Entonces, Qué esperas? Es una de las cosas más fáciles que puede hacer para aumentar su productividad diaria.
