La gente me pregunta todo el tiempo cómo hacer las cosas más rápido, mejor y más eficientemente, y qué herramientas recomiendo para ayudarles a hacerlo. Pero hay una pregunta que obtengo mucho menos, que es igual de importante: ¿Cómo puedo ahorrar tiempo haciendo menos?
De hecho, saber qué no hacer y qué dejar de hacer puede marcar una gran diferencia en su felicidad y productividad.
Ponte a prueba con esta lista de siete preguntas para asegurarte de que estás invirtiendo bien tu tiempo.
1. ¿Dices que no?
La mayoría de las personas tienen una profunda necesidad de que les guste. Como resultado, decimos que sí a casi todo lo que se nos pide, lo que hace que sea imposible hacer todo bien y reduce nuestro tiempo y productividad. Eche un vistazo a las últimas 10 solicitudes que recibió (ignorando las asignaciones de su jefe, sobre las cuales puede no tener control). Si dijo que sí a más de la mitad, probablemente sea hora de esforzarse para comenzar a decir que no (aquí hay algunas maneras de hacerlo bien).
2. ¿Estás delegando lo suficiente?
Ya sea que sea o no un gerente, existen oportunidades para delegar a colegas. Si está haciendo todo usted mismo y piensa "es más rápido para mí hacerlo", puede ser un delegatófobo. Eche un buen vistazo a sus tareas durante la última semana: ¿son todas esas realmente su descripción de trabajo? Si no, revisa mis consejos para una delegación exitosa para comenzar a sacar algunas cosas de tu plato.
3. ¿Es necesario todo en su lista de tareas?
No considere una lista interminable de tareas pendientes un desafío para hacerlo todo, cuando en realidad es un desafío priorizar. Si no ha realizado una tarea en semanas, o siempre es lo que se adelanta a una fecha posterior, eso podría ser una señal de que no es realmente necesario. Use a su gerente y colegas como cajas de resonancia para tratar de eliminar elementos innecesarios de su lista de tareas pendientes, de modo que pueda dedicar más tiempo a los elementos de alta prioridad que harán avanzar sus objetivos. Consejo profesional: ¿tiene problemas para eliminar las tareas pendientes en el trabajo? Revise cada uno y escriba el impacto que tendrá (por ejemplo, "oportunidad de ingresos" o "crecimiento de usuarios"). Se sorprenderá de cuántos elementos no están alineados con su empresa o sus objetivos personales.
4. ¿Son necesarias todas las reuniones periódicas en su calendario?
Cancele cualquiera que no sea impactante o que pueda ser reemplazado por una actualización por correo electrónico. Para las reuniones que mantenga, vuelva a evaluar si el formato, la duración y los asistentes contribuyen a su eficacia. Como explica el empresario Jim Belosic, esto ahorra tiempo y dinero: una reunión de una hora con 17 empleados que ganan un promedio de $ 40, 000 por año cuesta $ 232.88. Yikes
5. Para reuniones únicas, ¿su longitud predeterminada es demasiado larga?
La mayoría de las personas prefieren las reuniones de 60 minutos, cuando las conversaciones iniciales rara vez necesitan tanto tiempo. Intente configurar su calendario en un valor predeterminado de 30 o 20 minutos. Recuperará ese tiempo y lo más probable es que tenga reuniones mucho más productivas.
6. ¿Necesitas una reunión?
Noticia de última hora: no es necesario que acepte todas las reuniones a las que se le pide que asista. Esto se aplica doblemente a aquellas personas que agregan reuniones a su calendario sin preguntar: usted tiene permiso para rechazar cualquier cosa que no sea crítica para su trabajo. Establezca una barra alta para dar tiempo a las personas, y encontrará que se resuelven más preguntas por correo electrónico o, a menudo de manera más efectiva, al levantar el teléfono.
7. ¿Eres esclavo de tu bandeja de entrada?
Hablando de cosas que no necesita hacer: no es necesario que responda a todos los correos electrónicos que lleguen. Dése permiso para archivar correos electrónicos irrelevantes y correos electrónicos para su información en los que está cc: ed o bcc: ed. Y mientras lo hace, cancele la suscripción a cualquier cosa que no lea (no, no necesita leer todos los boletines de comercio electrónico en los que se ha registrado). Decir no al correo electrónico es clave para hacer tiempo para el trabajo real.
A veces, la productividad no se trata de los sistemas que implementa o de las aplicaciones que descarga, se trata de echar un buen vistazo a cómo está gastando su tiempo y liberar su agenda de tareas innecesarias. ¿Más horas en el día? Creo que todos podemos estar de acuerdo en que es algo bueno.
