Levanta la mano si te encuentras en una de las siguientes situaciones en el trabajo:
- Una reunión que se agota y lo obliga a llegar tarde a su próxima reunión, no poder completar un proyecto a tiempo o perderse un evento después del trabajo.
- Una reunión tan desorganizada que sale de ella pensando, ¿qué acaba de pasar?
- Una reunión que termina siendo una completa pérdida de tiempo.
¿Veo las manos de todos en el aire? Pensado así. Cada uno de estos problemas podría resolverse con una cosa simple: una agenda de reunión .
¿Cuál es este concepto mágico, preguntas? Un documento que cubre los siguientes elementos:
- Lo que necesita preparar de antemano o traer a la reunión
- Quien asiste
- Por qué estás cumpliendo y cualquier objetivo que quieras lograr
- De qué hablará, quién hablará sobre qué y cuánto tiempo tomará cada tema para discutir
- Cualquier próximo paso que desee tomar después de la reunión
Probablemente hayas usado algo como esto antes, pero de una manera menos formal. Por ejemplo, tal vez haya completado la sección de notas de su invitación de calendario para que las personas sepan a qué documentos deben hacer referencia. O bien, ha enviado un correo electrónico que describe brevemente el punto de la reunión del martes a la que acaba de invitar a toda la empresa.
Pero tener un diseño más profundo y concreto de exactamente cómo debe ser y cómo será su reunión puede ser increíblemente útil. Por un lado, es una documentación crucial: al escribir por escrito lo que habló y las decisiones que tomó, tiene algo a lo que puede hacer referencia en caso de que alguien (incluido su jefe) cuestione sus decisiones futuras.
Y, por otro lado, ayuda a que incluso el grupo más desaliñado de personas se mantenga organizado y centrado, al tiempo que los responsabiliza. Las personas pueden llegar a la conversación preparadas, lo que significa que pueden usar su tiempo limitado de manera eficiente, pueden estar seguros de que la reunión fue productiva y pueden identificar más fácilmente los próximos pasos accionables.
Y por suerte para ti, hemos creado una plantilla de agenda que puedes completar ahora mismo y que te ahorrará tiempo escribiendo la tuya propia. Simplemente abra el documento, haga una copia y haga que el líder de su equipo lo complete.
Después de completarlo, envíelo a todos los involucrados cuando programe su reunión. (Puede ser conveniente incluir una nota que diga Por favor revise la agenda de la reunión antes de que nos reunamos ) .
Una agenda es útil para casi cualquier tipo de reunión. Para los registros, brinda transparencia y tiempo para preparar cualquier pregunta de seguimiento, para las reuniones con los clientes muestra liderazgo, para las tormentas de ideas grupales, asegura que no se distraiga, y para todos muestra que valora su tiempo.
¡Todos ganan!
