Demasiados clientes vienen a mí en una etapa de su carrera "No puedo soportarlo más".
Tomemos a Tricia, por ejemplo, que vino a mí desanimada con su trabajo y su incapacidad para administrarlo. Trabajaba largas horas, la mayoría de las cuales pasaba sentado en reuniones y lidiando con cientos de correos electrónicos, y luego se apresuraba en el último minuto para terminar las campañas de marketing, que siempre parecían convertirse en simulacros de incendio.
La mentalidad de "siempre activa" la estaba afectando. Y ella estaba lista para renunciar.
Inmediatamente vi que a Tricia le faltaba la habilidad laboral más esencial que creo que todos los empleados deben tener: establecimiento y gestión de prioridades. Es decir, la capacidad de identificar claramente las prioridades más importantes y enfocar la gran mayoría de su energía y tiempo en esas cosas.
Desafortunadamente, aunque a menudo hablamos sobre la administración del tiempo y la productividad en la oficina, el arte de priorizar a menudo se pierde. Como resultado, muchas personas terminan como Tricia: agotadas, frustradas y agotadas.
Si se siente abrumado por las horas excesivas y los cambios constantes en las tareas pendientes, aquí hay algunas señales reveladoras de que es posible que necesite gestionar mejor sus prioridades, y algunas maneras fáciles de volver a la normalidad.
Señal # 1: Crees que todo es importante
Si mira su lista de tareas y ve que todo es igual de importante, es fácil sentirse abrumado con su volumen de tareas, en lugar de la calidad de tu trabajo Pero considere esto: el Principio de Pareto sugiere que el 20% de sus tareas producen el 80% de sus resultados, y eso significa que una pequeña fracción de su trabajo diario merece la mayor parte de su atención.
En el caso de Tricia, ella estaba aceptando cada invitación a la reunión que recibió. Pero eso no significaba que las reuniones valieran su tiempo o la ayudaran a lograr cualquiera de sus objetivos principales.
Solución: Aclare sus metas y objetivos
Trabaje con su gerente para tener una idea clara de cómo se evaluará exactamente su desempeño (por ejemplo, ¿será revisado en función de la cantidad en dólares que trajo o el nivel de satisfacción de sus clientes?). Una vez que tenga un mejor manejo de sus resultados, puede desglosarlos en objetivos semanales.
Por ejemplo, si su objetivo final es generar nuevos ingresos, entonces su enfoque principal debe ser el seguimiento de los clientes potenciales que obtuvo en una feria comercial y establecer relaciones con clientes potenciales, no pasar horas cada semana ayudando a planificar la próxima feria comercial.
A medida que toma decisiones sobre el trabajo a lo largo de cada día, pregúntese: “¿Cómo me acercará esto a mis objetivos?” Si no es así, anótelo y continúe.
Señal # 2: Eres consumido por la actividad en lugar de los logros
¿Alguna vez comenzó con una lista al comienzo del día, se sintió ocupado todo el día, pero se fue como si no hubiera hecho nada? Frustrante, ¿verdad? Tricia estaba ciertamente ocupada, pero no estaba logrando mucho.
En realidad, es probable que haya realizado muchas tareas de baja prioridad, como hacer clic en correos electrónicos sin importancia, sentarse en reuniones ineficientes o realizar pequeñas tareas que no hacen avanzar su importante trabajo. Tal vez pasaste el día en proyectos ayudando a tu jefe o compañeros de trabajo, pero no haciendo tu propio trabajo.
Solución: haga un plan diario y sígalo
Cree un plan diario que comience con la programación de su trabajo más importante. Esas actividades prioritarias aparecen primero en su calendario, incluso antes de que piense en hacer otra cosa.
Es más probable que complete ciertas tareas cuando establezca un compromiso de fecha y hora específico para ellas. Si el correo electrónico es una distracción constante, apáguelo y solo verifíquelo dos o tres veces al día. (Cuando estás atrincherado en el trabajo y te distraes al leer un correo electrónico, tu enfoque tarda 64 segundos completos en recuperarse. Piensa en eso: estás perdiendo más de un minuto de tiempo valioso por cada correo electrónico que lees mientras estás en en medio de un trabajo importante!)
Señal # 3: Cuando llegas a la obra importante, te distraen
Escuchas el continuo "ding" de los correos electrónicos entrantes, mensajes de texto y mensajes instantáneos y te sientes obligado a mirar. Constantemente te distraes con la sirena de las redes sociales. La dilación te impide comenzar y el perfeccionismo te impide terminar. Y erróneamente piensas que al realizar múltiples tareas, estás haciendo más cosas en la misma cantidad de tiempo. ¿Suena familiar?
La multitarea hasta cierto punto es inevitable, pero recuerde: incluso si puede reducir su trabajo a las tareas más importantes, no podrá avanzar si no puede concentrarse lo suficiente como para terminarlas.
Solución: desarrolle su capacidad de concentración
Una vez que tenga claro el trabajo prioritario que debe realizarse, aprenda cómo concentrarse y mantenerse enfocado en esas tareas. Pruebe estas estrategias de acceso:
1. Agrupe su trabajo: utilice la técnica Pomodoro para programar intervalos de tiempo de 25 minutos para trabajar en tareas prioritarias. No levante la vista hasta que se acabe el tiempo, luego tómese un breve descanso. Repita cuatro veces, luego tome un descanso más largo.
2. Agrupe su trabajo: Agrupe tareas similares en bloques de tiempo en su calendario, para que pueda concentrarse en una cosa y hacerla. Actividades como procesar correos electrónicos, devolver llamadas telefónicas o revisar documentos se pueden agrupar y realizar en lotes.
3. Detenga la multitarea: al final, cada tarea tomará más tiempo y comprometerá la calidad de su trabajo para arrancar.
A medida que avanza el día, realice comprobaciones frecuentes de la realidad: pare cada hora y pregúntese rápidamente: ¿contribuyó la última hora a mis objetivos más importantes? De lo contrario, prometa mejorar los próximos 60 minutos y comenzar de nuevo. Si realiza una comprobación de la realidad cada hora, nunca dejará que se le escape un día entero.
Finalmente, rastrea tu éxito. Termine cada día con una revisión de lo que logró y cómo lo llevó a sus entregas más esenciales. Esto hace que sea más fácil dejar ir las otras cosas, no esenciales.
Cuando esté listo para retomar el control de su vida laboral, recuerde que no se trata de gestión del tiempo o productividad. El punto no es hacer todo, es hacer el trabajo más importante . Me gusta tener en cuenta los consejos de Brian Tracy: "No es el tiempo que pasas trabajando en general, sino la cantidad de tiempo que pasas trabajando en tareas de alta prioridad".
