Como gerente, uno de los recursos más importantes que tiene es un asistente ejecutivo o administrativo. Él o ella pueden mantener su oficina en orden, su horario en buen camino y quitar algunas de las tareas diarias de su plato.
Pero su efectividad tiene mucho que ver contigo: qué tan bien la entrenas, compartes tus expectativas con ella y le das retroalimentación. Se necesita pensar y planificar para crear un entorno en el que un asistente pueda hacer bien su trabajo (¡especialmente para aquellos de nosotros que estamos acostumbrados a hacer todo nosotros mismos!).
Entonces, ya sea que sea nuevo en la administración o no, aquí hay algunos buenos recordatorios sobre cómo aprovechar al máximo este valioso recurso.
1. Armarlo para el éxito
Su asistente administrativo está allí para facilitarle la vida, pero no podrá hacerlo a menos que sepa exactamente cómo puede ayudarlo. Desde el primer momento, asegúrese de darle suficiente tiempo, capacitación y recursos para que sobresalga. Proporcione instrucciones sobre lo que necesita y cuándo lo necesita, junto con ejemplos concretos de lo que está buscando. Esto es especialmente cierto si su asistente es nueva, pero reconozca que incluso si es una veterana, es posible que desee que las cosas se hagan de manera diferente a como lo hizo su último jefe. Ser claro y proporcionar lo básico los prepara a ambos para la eficiencia y el éxito.
2. Construir una relación de confianza
Planee reunirse regularmente con su asistente para discutir proyectos actuales y actualizaciones de estado. Hacerle saber lo que está sucediendo en otros niveles de la compañía la ayudará a comprender cómo su trabajo encaja en el panorama general. Y cuando ella pueda apreciar más sobre lo que está haciendo, podrá identificar formas adicionales de ayudarlo a alcanzar sus objetivos.
3. Dar (y tomar) comentarios
Si su asistente hace algo que no cumple con sus expectativas, no se sienta frustrado, señale dónde estaba insatisfecho y ofrezca sugerencias sobre cómo debe manejarse de manera diferente en el futuro.
Sin embargo, lo que es igualmente importante es estar abierto a sus comentarios. La compañía es un lugar diferente desde su punto de vista, por lo que permitirle compartir abiertamente sus pensamientos y sugerencias puede brindarle información valiosa. Además, es posible que tenga malos hábitos que no comprende: dar instrucciones contradictorias verbales y escritas, por ejemplo, o no dar suficiente aviso cuando desea reservar una gran sala de conferencias, que puede modificar para que sus dos vidas sean mucho más fáciles.
4. Muestra tu gratitud
Un gran asistente facilita tu carga de trabajo y te hace ver bien, así que sé generoso con los elogios cuando sea necesario. Una reunión de personal o un evento en la oficina es un gran lugar para mostrar públicamente su agradecimiento, pero también nunca pase por alto la oportunidad de mostrar su gratitud con un simple "gran trabajo" verbal y verbal. También puede invitarlo a tomar un capuchino o un par de entradas de cine. ¡Un buen empleador sabe que los empleados felices hacen que la vida de sus jefes sea mucho más fácil!
5. Mantenlo profesional
A menos que se especifique durante la entrevista de trabajo, cualquier cosa que le pida a un asistente administrativo que haga debe ser directamente relevante para la misión corporativa. Si bien hacer que le ofrezca café a un cliente o recoger suministros de oficina en el camino de regreso del almuerzo no es una solicitud atípica, las tareas pendientes como reservar su próxima cita dental o pedir la próxima lectura para su club de lectura es su responsabilidad, no suya. . La han contratado para ayudarlo en el ámbito profesional, así que manténgalo así.
Recuerde, cuanto más ayude a su asistente a hacer bien su trabajo, más fácil será para ella ayudarlo con el suyo. Sea el mejor gerente que pueda ser, y los preparará a ambos para el éxito.
