Los voluntarios reciben mucha atención por su buen trabajo en todo el mundo, pero para crear esa experiencia óptima de voluntariado, mucho sucede detrás de escena. Si usted es un empleado remunerado que tiene la tarea de administrar voluntarios o un gerente de proyecto para una organización en el campo, debe navegar por diferentes personalidades, habilidades y expectativas para realizar el trabajo.
Administrar voluntarios no es muy diferente a administrar personal en la oficina, excepto una gran diferencia: los voluntarios generalmente no son remunerados y algunas veces incluso pagan por la experiencia. Y en muchas situaciones, las expectativas son altas y no siempre hay entregas claras. Entonces, ¿cómo se asegura de que los voluntarios aprovechen al máximo su experiencia y realicen el trabajo? Aquí hay algunas estrategias que he utilizado para asegurarme de que tanto los gerentes como los voluntarios tengan una gran experiencia.
Sea realista sobre el tiempo
El debate continúa sobre la cantidad de tiempo más eficiente e impactante para que los voluntarios se comprometan con un proyecto. Algunos dicen que de 3 a 6 semanas es adecuado, y otros argumentan que de 6 meses a un año es la mejor cantidad de tiempo para asegurar el crecimiento voluntario y un impacto en el terreno. Por lo tanto, considere qué es lo mejor para su organización y comunique la cantidad de tiempo realista para su organización antes de traer a sus voluntarios a bordo.
Considere seriamente los costos y beneficios de los voluntarios de la "puerta giratoria" que están por un día o dos. A menos que realmente necesite mano de obra o financiación, o que realmente puedan aportar recursos a su organización, el estilo de voluntariado “pegar y correr” significa que su organización a menudo termina dando más de lo que debería para acomodar a los voluntarios. No siempre es bueno para los objetivos a largo plazo de una organización, y definitivamente promueve el escepticismo en las comunidades locales.
Orientar a un nuevo entorno
Cuando llegan los voluntarios, lo primero que debe hacer es organizar una orientación, tanto en su organización como en la cultura en la que trabajará. (Se sorprendería de la cantidad de personas que llegan sin el conocimiento básico del país). Muchas organizaciones omiten este paso, pero las orientaciones son críticas: sirven como base para los voluntarios y les ayudan a comprender las operaciones diarias, los objetivos del equipo y lo que es esperado de ellos.
Como parte de este proceso, puede ser bueno tener una entrevista de entrada con cada voluntario, midiendo sus niveles de habilidad y cómo pueden ser más efectivos. Este es también el momento de aclarar sus políticas como organización y detalles clave, como su política sobre confidencialidad y uso responsable de las redes sociales. (Es genial que los voluntarios usen las redes sociales para crear conciencia, pero es importante asegurarse de que la información que los voluntarios divulgan en línea no ponga en riesgo a su organización o comunidades locales).
Una orientación integral también lo ayuda a crear una cultura de comunicación abierta desde el momento de su llegada, lo que le permite a sus voluntarios saber que está allí para escuchar si tienen un problema o si necesitan una aclaración. Para mantener esta cultura, intente organizar reuniones semanales de voluntarios para hablar sobre las expectativas y los problemas, o utilice el tiempo durante las comidas para verificar la temperatura de la temperatura de todos.
Gestionar sus expectativas
Mientras trabajaba en Camboya, manejé un grupo de voluntarios que me dijeron a mitad de nuestro viaje de investigación: "Queremos construir una biblioteca". Esta fue una solicitud extraña, ya que la aldea pidió herramientas agrícolas, no materiales de lectura. Era una sugerencia bien intencionada, pero ¿quién se encargaría realmente de esta biblioteca cuando nos fuéramos? Y con un bajo índice de alfabetización, ¿quién leería realmente los libros? Sin mencionar que ese no era nuestro propósito en el terreno, ni la comunidad quería una biblioteca.
Los voluntarios pueden entrar con muchas expectativas: que su organización funcione sin problemas, que funcione como una organización occidental o que haga algo más o diferente. Para evitar conflictos que puedan surgir de estas expectativas, debe ser muy claro acerca de lo que puede y no puede proporcionar, cuáles son sus objetivos y cuáles no, y a qué recursos tendrá y no tendrá acceso. Mientras más voluntarios entiendan sobre su organización, más a bordo estarán con sus proyectos y metas.
En el mismo sentido, es crucial gestionar las expectativas de sus voluntarios sobre el resultado de su viaje: están haciendo algo grandioso, pero no van a cambiar el mundo de la noche a la mañana. A veces, los voluntarios nuevos se desaniman y se frustran cuando no ven un cambio inmediato, y pueden culpar rápidamente a la organización anfitriona o al gerente de voluntarios. Al establecer expectativas por adelantado, puede ayudarles a comprender que este trabajo lleva tiempo y que son parte de un objetivo o movimiento mucho más grande al contribuir con su tiempo.
Crear un sistema de evaluación y rendición de cuentas
Si bien los puestos de voluntariado no son remunerados, a menudo son un trampolín para otro trabajo sin fines de lucro, por lo que es importante asegurarse de que sus voluntarios aprendan y crezcan durante el proceso. De manera similar, aunque no está administrando empleados remunerados, tiene un trabajo que hacer, por lo que debe configurar un sistema para garantizar que los voluntarios terminen el proyecto que se han propuesto hacer.
Tal como lo haría en una oficina, debe establecer objetivos y fechas límite, celebrar reuniones de seguimiento y realizar controles a medio plazo. También puede considerar que los voluntarios firmen un código de conducta o documento que destaque su compromiso (más simbólico que legal), para que pueda recordarles lo que se propusieron hacer a su llegada.
Si tiene problemas con los voluntarios, hable con ellos directamente como lo haría con un empleado, y si no hay cambios, hable con su organización patrocinadora (generalmente es una escuela o empresa de colocación). Si eso no funciona y están desperdiciando su tiempo y recursos, han violado una política o simplemente no están presionando, entonces, sí, puede despedirlos. Esto es difícil para muchos gerentes (porque toda la idea del voluntariado se trata de ser desinteresado), pero hay momentos en que un voluntario hace más daño que bien, y no beneficia a nadie.
Sea honesto sobre el seguimiento
Entre lágrimas y abrazos, los voluntarios a menudo dicen "Prometo volver, nunca te olvidaré" a la comunidad local y al personal. Pero por muy conmovidos que estén por la experiencia, es posible que no tengan los recursos o el tiempo para regresar cuando regresen a casa. Está bien, pero aliéntelos a ser realistas sobre lo que pueden hacer una vez que lleguen a casa, ya sea organizando una pequeña recaudación de fondos, dando algunas charlas para alentar a otros voluntarios, o nada en absoluto. Puede ser bueno desarrollar un plan de acción con un cronograma antes de que se vayan, para que ambos sepan qué esperar y puedan seguirlo. Dicho esto, puede alentar a los voluntarios a mantenerse involucrados y conectados manteniendo un servidor de listas, un grupo de Facebook o un feed de Twitter.
Y como nota al margen, asegúrese de ser honesto sobre el seguimiento que puede hacer en nombre de sus voluntarios. Es genial ser una referencia o escribir cartas de recomendación para sus voluntarios si puede, pero si su tiempo no permite recomendar a todos (o si no se siente cómodo con él), sea honesto y hágales saber.
Dar a sus voluntarios una gran experiencia requiere mucha planificación, seguimiento y comunicación. Sea práctico, preparado y honesto, y tanto su base de voluntarios como la organización pueden beneficiarse al hacer el bien.
