Cuando se trata de correos electrónicos de seguimiento, creo que se dividen en uno de dos grupos distintos: registrarse porque está esperando desesperadamente una respuesta o regresar porque necesita desesperadamente una respuesta.
Si alguna vez ha buscado trabajo antes, es probable que esté familiarizado con ese primer escenario. Probablemente ha vuelto a aparecer inocentemente en la bandeja de entrada del gerente de contratación varias veces con la leve esperanza de que finalmente escuche algo sobre los próximos pasos en el proceso de contratación. Sí, ese silencio de radio puede ser desalentador.
Pero, honestamente, es el segundo grupo de seguimientos, aquellos en los que absolutamente, frenéticamente, sin duda, requiere una respuesta, que puede ser francamente irritante.
Ya sea que esté esperando un proyecto vencido de un compañero de trabajo o que todavía esté atento a la respuesta necesaria de su jefe, no obtener lo que necesita cuando lo necesita puede ser frustrante en el mejor de los casos . Y, la mayoría de las veces, esto requiere un tipo de enfoque diferente al de los amigables mensajes de "¡Solo registrando!" Que estás acostumbrado a enviar a posibles empleadores o posibles clientes.
Entonces, aquí hay cuatro consejos clave para ayudarlo a realizar un seguimiento efectivo cuando no solo desea una respuesta, sino que la necesita absolutamente.
1. Resista el impulso de disculparse
¿Suena familiar? Es probable que sean todas las líneas que ha utilizado para iniciar un mensaje de seguimiento. Y, cuando envía un correo electrónico cortés a alguien como un gerente de contratación, puede ser una forma algo efectiva de analizar su solicitud.
Pero, ¿cuando estás esperando ansiosamente una respuesta que alguien legítimamente te debe? Bueno, realmente no hay necesidad de disculparse por eso. Usted merece una respuesta para continuar avanzando con su propio trabajo, y eso no es algo por lo que deba lamentarse. No has hecho nada malo.
Por lo tanto, resista la urgencia abrumadora de comenzar su correo electrónico con un montón de disculpas y sutilezas a medias. Realmente no son necesarios.
2. Hazlo fácil
Si está haciendo un seguimiento, probablemente ya haya enviado a esta persona al menos uno (bueno, algunos ) correos electrónicos relacionados antes de este. Y, lo más probable es que sus mensajes iniciales contengan mucha información de fondo: lo que necesita, por qué lo necesita, para quién lo necesita, y así sucesivamente.
Por supuesto, es importante proporcionar un poco de contexto: el destinatario debería ser capaz de obtener los conceptos básicos de un solo correo electrónico (sin necesidad de desplazarse por ese hilo aparentemente interminable). Sin embargo, recuerde que la palabra clave allí es lo básico .
Cuando necesite una respuesta, su mejor opción es hacer que sea lo más fácil posible para que esa persona realmente se comunique con usted, lo que significa que debe omitir la pelusa y llegar directamente al grano.
No confíe en el tema estándar de "Seguimiento" y, en su lugar, edite la línea de asunto para describir claramente lo que se necesita. Use oraciones y párrafos cortos, e incluso use viñetas si hace que su mensaje sea más fácil de leer.
¿Quieres puntos extra? Incluya una fecha límite para cuando necesite una respuesta, en negrita, si se siente particularmente valiente. Cuanto más fácil sea leer y responder su mensaje, más probabilidades tendrá de obtener lo que necesita.
Aquí hay un ejemplo de cómo podría ser este tipo de correo electrónico:
- Gráfico de crecimiento del cliente
- Gráfico de industrias del cliente
3. Pruebe otros métodos
Todos hemos llegado a confiar en gran medida en el correo electrónico, y por una buena razón. Es una forma conveniente y fácil de comunicarse.
Sin embargo, teniendo en cuenta que todos nos estamos ahogando constantemente en nuestras bandejas de entrada, es fácil que esos mensajes se pierdan por completo en la confusión. La gente lee su correo electrónico y promete responderlo más tarde, solo para que sea enterrado más y más abajo, lo que significa que "más tarde" nunca llega.
En una situación en la que solo espera recibir una respuesta, generalmente no recomendaría este enfoque (honestamente, a los gerentes de contratación no les gusta ser acosados). Pero, si está parado esperando la información que necesita, puede ser hora de aventurarse detrás de la pantalla de su computadora para obtener esa respuesta.
Levante el teléfono, pase por el escritorio de esa persona, o cuéntele mientras se reúne alrededor de la cafetera por la mañana. Sí, esto podría empujarlo de la línea de persistente a plaga. Pero, a veces, los tiempos desesperados requieren medidas desesperadas.
4. Describa los próximos pasos
Cuando todo lo demás falla, es hora de describir cómo avanzarás si nunca obtienes la respuesta que necesitas. No importa cuántos consejos y tácticas diferentes intentes, hay algunas personas que simplemente no te responderán. Y, desafortunadamente, eso no significa que solo puedas limpiarte las manos de todo. Necesitas adaptarte y seguir adelante.
Por lo general, sabe cuándo está enviando su mensaje de seguimiento final: su último esfuerzo para lograr que esa persona finalmente presione ese botón de "respuesta". Por lo tanto, cuando envíe esta advertencia final, finalice su mensaje detallando lo que sucederá después si no obtiene lo que necesita.
Lo sé, eso probablemente suena un poco amenazante. Pero, es importante que deje esto claro a su destinatario. Con nuestro ejemplo anterior, puede agregar una línea como esta en la parte inferior de ese correo electrónico:
¿Un poco más duro de lo que estás acostumbrado a ser? Sí. ¿Eficaz? Seguro.
Escuchar grillos en respuesta a sus correos electrónicos siempre es frustrante, pero se vuelve especialmente irritante cuando realmente necesita una respuesta. Y, ese escenario a menudo requiere un enfoque diferente al cortés al que estás acostumbrado.
Implemente estos consejos y mejorará sus posibilidades de obtener finalmente la respuesta que estaba esperando. ¿Si no? Bueno, al menos sabrás que lo intentaste todo, salvo enviar una paloma mensajera (que, para el registro, no recomendaría).
