Tu sabes como va. Comienza el correo electrónico a su jefe, colega, cliente o director de recursos humanos con un saludo apropiado. Cruza su Ts y puntea su Is, y concluye el mensaje con una firma formal como "Mejor" o "Sinceramente".
El destinatario del correo electrónico responde con la misma formalidad, se dirige a usted con un saludo estándar y luego escribe un par de párrafos gramaticales antes de terminar la nota con una firma similar; tal vez es "Saludos", o el más informal, "Cheers".
Dado que ese mensaje requiere una respuesta de usted, continúa jugando con lo que cree que es la forma profesional: escribiendo el saludo completo (nuevamente), componiendo el cuerpo del mensaje y luego concluyendo con "Todo lo mejor". Continúa haciendo esto incluso después de múltiples idas y venidas, aunque finalmente parezca totalmente inútil e incluso un poco incómodo.
A menos que trabaje en una oficina corporativa súper rígida, donde incluso los signos de exclamación están mal vistos, debe acostumbrarse a abandonar el discurso formal, especialmente si la comunicación con su jefe o colegas durante el día laboral es frecuente.
Tan pronto como se sienta natural desechar las "bromas" de Hola y las despedidas redundantes de "Gracias", hágalo. Y para ayudarlo a sentirse realmente bien haciendo esto (y no como un monstruo de etiqueta), he elaborado algunas pautas.
1. Siéntase libre de seguir su ejemplo
Si bien puede ser tentador formalizar todos los intercambios si es a lo que estás acostumbrado o porque es como te enseñaron, muchas veces, simplemente no es necesario. Presta atención a las señales de tu lugar de trabajo, o simplemente terminarás sobresaliendo. Si su jefe le reenvía un correo electrónico con nada más que una nota acerca de ver si le interesa, y responde con un mensaje formal, le prometo que no está ganando ningún punto brownie, solo está obstruyendo hasta su bandeja de entrada e ignorando cómo su equipo maneja la correspondencia casual. O, si su colega ha comenzado a comunicarse con usted de manera informal (sin dirigirse a usted por su nombre o incluir un cierre de sesión oficial), acéptelo como su signo para responder en especie.
2. Cambie (dependiendo de con quién está hablando)
No importa si su último jefe dejó en claro que adoptar un tono informal era intolerable; ya no trabajas para ella. Sin embargo, una palabra de precaución, solo porque llegue a un punto en el que deje caer el "mejor" con su gerente no significa que deba abolir la palabra de su vocabulario por completo. Si habla regularmente con alguien que nunca conoció y su relación es más formal que no, no se apresure a cerrar la sesión sin incluir un cierre adecuado, especialmente si no sabe cómo proceder. Errar por precaución siempre será un buen consejo.
Sepa esto: cambiarlo no solo se aplica a diferentes personas. Incluso si una correspondencia con una persona comienza formalmente, se le permite saltar al meollo del tema cuando está discutiendo un elemento en un largo hilo de correo electrónico, en lugar de molestarse con cualquier saludo o cierre de sesión.
3. Considere el tiempo
Si se va de vacaciones por una semana y regresa a la oficina con una lista de preguntas para su jefe, con quien no ha hablado ni visto desde que se fue, probablemente sea mejor comenzar ese primer correo electrónico de regreso con un mensaje como: “Buenos días”, “Espero que haya estado bien” o, si su gerente fue el que estuvo de vacaciones, “Bienvenido de nuevo”, incluso si usted y su supervisor generalmente se saltan el saludo o las pequeñas conversaciones. El tiempo de espera también es importante para intercambios con clientes o proveedores externos. Si está en contacto una vez por semana o solo un par de veces al mes, puede ser apropiado comenzar el mensaje inicial después de un tiempo con la introducción y la firma de cierre correspondiente.
Una base de contacto mensual con un miembro de alto rango de su departamento también puede requerir que se incline hacia la escritura de manera más conservadora. Si ese mensaje inicial da como resultado una importante ida y vuelta en un par de días, entonces probablemente esté bien reducir el factor formal, especialmente si la otra parte lo ha hecho.
En última instancia, debe determinar el tono y la estructura de sus mensajes salientes. Sin embargo, puedo decirte una cosa: personalmente nunca me ha resultado problemático cuando alguien con quien hablo regularmente decide abandonar la apertura y cierre estándar; de hecho, me parece un alivio que podamos continuar diciendo lo que hemos venido a decir en línea. Complementar un correo electrónico a menudo solo es apropiado para un punto, y mi presentimiento es que sabrás cuándo eliminar la formalidad.
