La afluencia de teléfonos inteligentes ha sido sorprendente para el lugar de trabajo: con la capacidad de enviar correos electrónicos, navegar por Internet y enviar mensajes de texto las 24 horas, los 7 días de la semana, podemos hacer nuestro trabajo literalmente en cualquier momento y en cualquier lugar. Pero estar atado a una pantalla táctil también puede funcionar en nuestra contra: por un lado, somos infinitamente accesibles y, por otro, es fácil ignorar a aquellos en nuestra presencia real.
Entonces, ¿cómo te mantienes conectado y profesional al mismo tiempo? Aquí hay modales modernos para las situaciones de teléfonos inteligentes más comunes.
1. ¿Está bien mantener mi teléfono inteligente fuera durante una reunión?
Eso depende. Si lo está utilizando para obtener información relevante para la discusión, manténgalo fuera, solo explique lo que está haciendo. Si se trata de una reunión interna y espera una llamada importante de un cliente, mantenga su teléfono vibrando y asegúrese de alejarse de la reunión cuando atienda la llamada. Pero, si asiste a una reunión con un cliente, o una reunión interna donde no espera una llamada, guarde su teléfono y verifíquelo solo después de que termine la reunión.
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Su lenguaje corporal habla tan alto como su voz a quienes lo rodean. Si te enfocas en otra cosa que no sea la persona que habla, estás proyectando una imagen poco profesional y distraída. Incluso si su teléfono no está sonando, mirar hacia abajo y pulsar un mensaje en silencio es muy revelador de cómo la reunión actual se ubica en su lista de prioridades.
3. ¿Puedo usar mi teléfono para tomar notas sin ser ofensivo?
Sí, pero tenga claro el propósito de sus acciones antes de comenzar. Puede decir: "Voy a tomar algunas notas mientras hablamos para asegurarme de capturar sus puntos principales". Permanezca involucrado en la reunión (sin mirar el texto que acaba de llegar, por discreto que crea que está siendo) y asegúrese de mirar hacia arriba y hacer contacto visual de vez en cuando para que todos sepan que realmente está allí con ellos.
4. ¿Cómo le digo a mi gerente que guarde el teléfono y sintonice?
No hay una manera fácil de criticar a su jefe por los malos modales, pero puede expresar su punto de manera sutil si está en una conversación uno a uno. Sugiera la reprogramación si su gerente está enterrado en un teléfono inteligente preguntándole: “Parece bastante ocupado, ¿deberíamos posponer nuestra reunión?”. También puede solucionar este problema manteniendo las reuniones lo más rápidas y concisas posible. Pero, si su jefe está enviando mensajes de texto durante una reunión de clientes, es posible que necesite (cuidadosamente) señalar que su cliente no parece satisfecho con la distracción.
5. ¿Cómo puedo atender discretamente una llamada mientras ceno con un cliente?
Lo siento, no se puede hacer. Incluso si el teléfono está configurado para vibrar. Piénselo: ¿es una llamada entrante tan importante que vale la pena transmitir el mensaje de que su cliente no es su principal prioridad? Si está esperando una llamada urgente (por ejemplo, del hospital, porque un miembro de la familia está enfermo) o información que sería beneficiosa para su reunión, por supuesto, esas son excepciones a la regla, pero debe preparar a su compañía de la cena sobre posibilidad de estas interrupciones de antemano. Y cualquier otra razón simplemente no puede justificarse.
6. ¿Cómo manejo una llamada telefónica desde un lugar inoportuno (es decir, aeropuerto, almuerzo, manejo)?
El correo de voz está ahí por una razón. No hay nada de malo en volver a llamar a alguien en cinco o 10 minutos, cuando esté libre de distracciones y pueda escuchar y ser escuchado mejor. Si sabe que la llamada es muy importante, conteste el teléfono y solicite volver a llamar en unos minutos cuando llegue a un lugar más ideal para hablar. Hagas lo que hagas, evita gritar asuntos de negocios privados en un lugar público.
7. Mi jefe me acaba de dejar un mensaje de voz. ¿Cuánto tiempo tengo que volver con ella?
Según el contenido y el tema, tiene un día hábil, pero hágalo antes si la llamada es urgente.
8. ¿Cómo debo manejar los mensajes de texto y correos electrónicos fuera de horario?
Un correo electrónico enviado fuera del horario de atención puede ser respondido al siguiente día hábil, a menos que su jefe lo discuta (o lo espere) Un texto es diferente (la naturaleza misma de la comunicación implica inmediatez), por lo que debe responder lo antes posible. Y si usted es el que envía el mensaje, siempre debe tener claras sus expectativas sobre el tiempo de respuesta.
9. ¿Cuándo son aceptables los mensajes de texto relacionados con el trabajo?
Si un cliente inicia una conversación de texto con usted, está perfectamente bien responder. Pero incluso en el mundo experto en tecnología de hoy, no asuma que todos están demasiado familiarizados con los mensajes de texto. Si escribe texto en el trabajo, manténgalo profesional. Evite los emoticones o las abreviaturas calumniosas como OMG, LOL y BTW.
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En caso de duda, siga esta sencilla regla general: las personas con las que se encuentra cara a cara tienen prioridad. Concéntrese en ellos sobre cualquier persona que esté enviando mensajes de texto, correos electrónicos o marcando.
