Entre examinar el correo no deseado, elaborar las respuestas correctas y controlar los mensajes que requieren seguimiento, estar al tanto de su bandeja de entrada puede parecer un trabajo en sí mismo. Es por eso que elegimos los cerebros de los profesionales que han descubierto el secreto de las bandejas de entrada organizadas y eficientes, a pesar de recibir cientos de correos electrónicos al día. Porque tener un sistema en su lugar puede ayudarlo a conquistar incluso la bandeja de entrada más rebelde.
1. Solo mantenga los correos electrónicos que requieran acción inmediata en su bandeja de entrada
La bandeja de entrada cero puede ser un objetivo demasiado elevado, pero al ser despiadado sobre qué mensajes pueden ocupar un espacio en su bandeja de entrada, puede acercarse bastante.
“La mayoría de los días, mi bandeja de entrada de correo electrónico tiene menos de 25 mensajes. Esto es intencional Quiero poder abrir mi bandeja de entrada y ver de inmediato lo que es más urgente y que requiere una respuesta ", dice Leigh Ann Newman, gerente senior de programas en una firma internacional de consultoría gubernamental. "Este hábito me empuja a tomar medidas sobre los elementos de manera extremadamente oportuna".
No es raro que Newman reciba, en el lapso de unas pocas horas, más de 100 correos electrónicos, muchos de los cuales son urgentes e involucran a gerentes de alto nivel. En 2008, tuvo la oportunidad de comenzar desde cero cuando su empresa cambió a un nuevo sistema de correo electrónico durante una adquisición. “Fue como la limpieza de primavera para mi bandeja de entrada. Y, desde entonces, simplemente no puedo funcionar con una bandeja de entrada que está inundada de correos electrónicos sin respuesta ", dice ella.
2. Cree una "Carpeta de espera" para correos electrónicos pendientes de acción
Entonces, ¿a dónde van los correos electrónicos si no es tu bandeja de entrada? Cree una "carpeta de espera" para los correos electrónicos que requieren la acción de otra persona antes de que pueda responder. "Esto es un gran ahorro de tiempo", dice Darcy Miller, un experto en el lugar de trabajo y fundador de Pin and Pivot, quien durante muchos años fue bombardeado con más de 150 correos electrónicos al día. "De esa forma, esos correos electrónicos no están desechando su bandeja de entrada, y es un gran lugar para mirar cada día o semana para recordarle qué proyectos aún están pendientes".
Aprendió este truco por las malas cuando, durante el primer año de su primer trabajo, no pudo encontrar un archivo adjunto de correo electrónico que necesitaba. "Pasé medio día buscando ese correo electrónico, entre los miles de correos electrónicos que estaban en mi bandeja de entrada en ese momento", dice ella. "¡Prometí desde ese momento que tomaría el control de mi bandeja de entrada!"
3. Convierta las subcarpetas o etiquetas en su nuevo mejor amigo
En general, los expertos en bandejas de entrada recomiendan crear una subcarpeta o un sistema de etiquetas fáciles de decodificar. Nate Masterson, CEO de Maple Holistics, estima que recibe más de 250 correos electrónicos algunos días, por lo que la organización es primordial. "Las etiquetas de correo electrónico son tus amigos", aconseja. "Úselos para agrupar cadenas de correo electrónico importantes, por lo que cuando necesite mirar algo como referencia, puede hacerlo fácilmente".
Newman dice que sus etiquetas incluyen temas sobre los que otros pueden tener preguntas, apoyo para las decisiones que ha tomado y materiales de referencia para futuras necesidades comerciales. "Tengo docenas de subcarpetas y cientos de correos electrónicos archivados dentro de ellos como referencia", dice ella. "Puedo encontrar lo que necesito en cuestión de segundos después de una solicitud porque sé dónde se almacena y cómo ubicarlo rápidamente".
4. Establecer reglas de entrada o filtros
Muchos proveedores de correo electrónico le permiten configurar reglas o filtros de la bandeja de entrada que tomarán medidas por usted y pueden ayudarlo a clasificar rápidamente los correos electrónicos sin agotar la capacidad intelectual.
Para mantenerse al tanto del torrente de 150 correos electrónicos que llegan a ella cada día, Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, aprovecha las funciones de reglas de Outlook. "Tengo reglas establecidas que colocan los correos electrónicos en diferentes carpetas, códigos de colores y priorizan según el remitente", dice ella. Luego, al final del día, buscará rápidamente cualquier cosa que se haya perdido. “Las reglas ayudan a garantizar que estoy haciendo un seguimiento constante y bloqueando el ruido. Esto me ayuda a mantener el desorden al mínimo ".
5. Use su calendario para rastrear correos electrónicos que requieren seguimiento
Debido a que algunos correos electrónicos pueden requerir más que una simple respuesta, Newman recomienda agregarlos al calendario. “Si recibo un correo electrónico que requiere no solo una respuesta inmediata sino también algún tipo de acción de seguimiento, muevo el correo electrónico a una subcarpeta designada y pongo un recordatorio en mi calendario que incluye la ubicación de la carpeta y la fecha en que se realiza el seguimiento requerido ", dice ella.
Ella usa Microsoft Outlook, que permite el acceso al Calendario de Outlook, pero también puede hacerlo en Gmail. Simplemente haga clic en el botón "Más" en la barra de herramientas y seleccione "Crear evento".
6. No dejes que el correo basura se entrecorte en tu bandeja de entrada
¿Sientes que estás jugando whack-a-mole con correos electrónicos promocionales? Sea rápido con el botón para darse de baja. Davis Siksnans, CEO y fundador de Printful, utiliza una regla de tres advertencias para correos electrónicos promocionales y boletines informativos. La tercera vez que elimina un boletín o un correo electrónico promocional de un remitente específico, se da de baja de la lista.
7. Cree plantillas para sus respuestas de acceso
Adaptar una respuesta diferente para cada correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo. Si se encuentra enviando el mismo tipo de correo electrónico una y otra vez, puede beneficiarse al mantener algunas respuestas de stock en sus borradores que puede reutilizar fácilmente.
Betsy Fein, presidenta de la empresa organizadora profesional Clutterbusters, ha formulado con frecuencia preguntas que pueden abordarse con respuestas bloqueadas y cargadas. "Tengo correos electrónicos preescritos que puedo modificar que envío a correos electrónicos que preguntan lo mismo, como 'cuéntame sobre tus servicios' o '¿cómo programo una cita?'"
Si no desea hacer esto a mano, pruebe el complemento MixMax Gmail, o vaya a su configuración y habilite las respuestas enlatadas. (Haga clic en el engranaje en la parte superior derecha de su bandeja de entrada, seleccione "Configuración" en el menú desplegable, elija la pestaña "Avanzado" y presione "Activar" junto a "Respuestas enlatadas"). Esto le permitirá guardar respuestas con plantilla.
8. Establezca Bloques de tiempo aparte para verificar el correo electrónico y manténgalos
Probablemente no dejaría su horario abierto para reuniones de tiempos y duraciones no especificadas durante todo el día, entonces, ¿por qué dar rienda suelta al correo electrónico para entrometerse en su día?
“No dejo mi correo electrónico abierto todo el día; Establecí horarios específicos durante el día para revisar cada correo electrónico y responder, archivar o guardar cuidadosamente para más adelante. De esta manera, no realizo múltiples tareas y puedo revisar todos mis correos electrónicos más rápidamente porque en realidad estoy enfocado en la tarea en cuestión ", dice David Mitroff, un consultor de negocios. "Recomiendo que las personas comiencen con tres bloques diferentes de media hora al día para leer y responder a sus correos electrónicos y mantener su bandeja de entrada cerrada el resto del día y ajustar según sea necesario a partir de ahí".
Además de usar el bloqueo de tiempo para estar al tanto de los correos electrónicos diarios, Justin Lavelle, Director de Comunicaciones de BeenVerified, recomienda reservar tiempo una vez por semana para el mantenimiento de la bandeja de entrada. “Elija un momento cada semana para mantener su bandeja de entrada. Proteja el tiempo como lo haría con cualquier otra reunión importante y organícese ”, sugiere. "Elimine lo irrelevante, archive lo completo y priorice la lista de tareas".
9. Desactiva las notificaciones por correo electrónico
Incluso si se resignó a revisar solo los correos electrónicos en bloques previamente designados, la canción de sirena de su notificación de la bandeja de entrada puede ser una tentación demasiado grande para resistir. Si ese es el caso, la solución es simple: apague sus notificaciones. "Si trabaja en bloques de tiempo, nunca pasará más de un par de horas sin ver sus correos electrónicos", dice Miller. "Desactive las notificaciones, ya que lo distraerán de hacer lo que está trabajando actualmente en su escritorio".
Puede hacerse responsable utilizando la función de pausa de la bandeja de entrada de Boomerang. Siksnans solo permite que el correo electrónico llegue dos veces al día en momentos específicos cuando puede dedicar su atención a ellos.
10. Apriete las tareas de correo electrónico sin sentido durante el tiempo de inactividad
Asegúrese de que las cuentas de correo electrónico estén efectivamente sincronizadas con su teléfono, y use los momentos de inactividad para realizar una limpieza rápida de la bandeja de entrada. "Muchos de los mensajes que recibo no requieren acción directa", dice Ben Taylor, fundador de HomeworkingClub.com. "El spam se puede eliminar, se pueden archivar otras cosas, y puedes lidiar con muchos de estos solo mientras estás en una cola de supermercado de dos minutos".
