Dato curioso: Google Drive se lanzó hace solo seis años y, sin embargo, probablemente no recuerdes cómo era tu vida sin él.
No está solo: el servicio de almacenamiento de archivos tiene más de 800 millones de usuarios activos cada mes y más de tres mil millones de archivos cargados todos los días. Y, como saben, es un recurso increíblemente útil para mantenerse organizado.
Incluso si solo tiene unas pocas docenas de documentos allí, estos consejos lo ayudarán a administrarlos mejor y más rápido.
1. Encuentra archivos en un instante con la búsqueda
En lugar de recorrer todos sus archivos en Google Drive, puede buscar exactamente lo que necesita con las opciones en la barra de búsqueda. No más llegar tarde a las reuniones porque olvidó dónde archivó su presentación.
2. Haz que compartir tu trabajo sea públicamente simple
¿Quiere compartir su documento, presentación u hoja de cálculo con el mundo? Simplemente haga clic en archivo> publicar en la web, y obtendrá un enlace público que puede compartir con cualquier persona.
Bonificación: su documento se actualiza automáticamente en línea cada vez que realiza cambios en él en Google Drive.
3. Mantenga un registro de las ediciones desde su bandeja de entrada
Lo mejor de Google Drive es que le permite hacer comentarios, sugerencias y etiquetar direcciones de correo electrónico a los archivos que comparte con su equipo. Y, al elegir recibir notificaciones por correo electrónico sobre estas actualizaciones, puede asegurarse de estar actualizado con los cambios realizados en sus documentos sin necesidad de abrir la aplicación.
4. Guardar cosas directamente de la web
La extensión Guardar en Google Drive Chrome, como las sugerencias de nombre, le permite guardar documentos, imágenes, audio, videos y más directamente desde una página web en la carpeta de Google Drive que elija. ¡Súper útil para esas capturas de pantalla de página completa que de otro modo serían complicadas!
5. Extraiga el texto de las imágenes
No pierda el tiempo volviendo a escribir texto de archivos PDF o imágenes que desea copiar. La opción de Google Drive para abrirlos con Google Docs tiene reconocimiento automático de caracteres ópticos. Esto significa que en unos segundos, obtendrá un documento con el archivo original y el texto listo para formatear y usar donde lo necesite.
6. Convierta documentos de Microsoft a Google para facilitar el acceso
La extensión de Chrome Edición de documentos para documentos, hojas y diapositivas es un salvavidas cuando alguien le envía un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel. Con unos pocos clics, Google Drive convierte el archivo al formato de Google para que no tenga que comprar otro programa para su computadora.
7. Acortar enlaces largos
Ordena esas URL de Google Doc largas (y no tan bonitas) con el complemento URL Shortener.
8. Chatea con tu equipo mientras trabajas en un documento
Si está trabajando con alguien en el mismo documento de Google Drive, puede chatear allí en tiempo real para hacer preguntas, intercambiar ideas o hablar sobre sus pensamientos. Y, si necesita cambiar a otra herramienta durante unos minutos, recibirá notificaciones de nuevos mensajes de chat directamente en la pestaña del navegador.
9. Copia de seguridad y sincronización de sus archivos a cualquier dispositivo
La herramienta de copia de seguridad y sincronización de Google le permite cargar y almacenar automáticamente archivos (y cualquier cambio que haga en ellos, por supuesto) desde su computadora para que pueda acceder a ellos desde cualquier otro dispositivo con Google Drive. Una excelente manera de hacer una de esas copias adicionales de sus datos que realmente debería tener.
10. Coordina los colores de sus archivos para una organización elegante
¿Necesita encontrar ciertos archivos de Google Drive en un instante? Establezca el color para ellos en algo llamativo, y podrá encontrarlo rápidamente.
11. Use atajos para ahorrarse todos los clics
Google Drive tiene una lista completa de métodos abreviados de teclado que le ahorran tanto clics como tiempo. Y puede tenerlos a su alcance presionando las teclas “Ctrl” y “/” en una computadora Chromebook o Windows o “Cmd” y “/” en una Mac.
Seguro que ahorrará tiempo y encontrará mejores formas de trabajar con estas herramientas y trucos. Y, si Google Drive aún no es su prescindible digital, pruébelo de todos modos, y es posible que se enamore de todas las formas en que acelera y simplifica sus tareas en línea.
