Excel es un programa de hoja de cálculo electrónica que se utiliza para almacenar, organizar y manipular datos. Los datos se almacenan en celdas individuales que generalmente se organizan en una serie de columnas y filas en una hoja de trabajo; esta colección de columnas y filas se denomina tabla.
Los programas de hojas de cálculo también pueden realizar cálculos en los datos mediante fórmulas. Para ayudar a que sea más fácil encontrar y leer la información en una hoja de cálculo, Excel tiene una serie de características de formato que se pueden aplicar a celdas individuales, filas, columnas y tablas de datos completas.
Dado que cada hoja de trabajo en las versiones recientes de Excel contiene miles de millones de celdas por hoja de trabajo, cada celda tiene una dirección conocida como referencia de celda para que pueda ser referenciada en fórmulas, cuadros y otras características del programa.
Los temas incluidos en este tutorial son:
- Ingresando los datos en la tabla.
- Ampliación de columnas individuales
- Agregar la fecha actual y un rango con nombre a la hoja de trabajo
- Añadiendo la fórmula de deducción.
- Añadiendo la fórmula del salario neto.
- Copiando fórmulas con el mango de relleno
- Agregando formato de número a los datos
- Añadiendo formato de celda
Ingreso de datos en su hoja de trabajo
Ingresar datos en las celdas de la hoja de trabajo siempre es un proceso de tres pasos; Estos pasos son los siguientes:
- Haga clic en el célula donde quieres que vayan los datos.
- Escriba los datos en la celda.
- presione el Entrar Tecla en el teclado o haga clic en otra celda con el mouse.
Como se mencionó, cada celda en una hoja de cálculo se identifica mediante una dirección o referencia de celda, que consiste en la letra de la columna y el número de la fila que se interseca en la ubicación de una celda. Cuando se escribe una referencia de celda, la letra de la columna siempre se escribe primero seguida del número de fila, como A5, C3o D9.
Al ingresar los datos para este tutorial, es importante ingresar los datos en las celdas correctas de la hoja de trabajo. Las fórmulas ingresadas en los pasos subsiguientes hacen uso de las referencias de celda de los datos ingresados ahora.
Para seguir este tutorial, use las referencias de celda de los datos que se ven en la imagen de arriba para ingresar todos los datos en una hoja de cálculo de Excel en blanco.
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02 de 08Ampliación de columnas en Excel
De forma predeterminada, el ancho de una celda permite que solo se muestren ocho caracteres de cualquier entrada de datos antes de que los datos se extiendan a la siguiente celda a la derecha. Si la celda o celdas a la derecha están en blanco, los datos ingresados se muestran en la hoja de trabajo, como se ve con el título de la hoja de trabajo Cálculos de deducción para empleados entró en celda A1.
Sin embargo, si la celda de la derecha contiene datos, el contenido de la primera celda se trunca a los primeros ocho caracteres. Varias celdas de datos ingresados en el paso anterior, como la etiqueta Tasa de deducción: entró en celda B3 y Thompson A . entró en celda A8 se truncan porque las celdas de la derecha contienen datos.
Para corregir este problema de modo que los datos sean completamente visibles, las columnas que contienen esos datos deben ampliarse. Al igual que con todos los programas de Microsoft, hay varias formas de ampliar las columnas. Los pasos a continuación cubren cómo ampliar columnas usando el mouse.
Ampliación de las columnas de la hoja de trabajo individual
- Coloque el puntero del ratón en la línea entre columnas A y segundo en el encabezado de la columna.
- El puntero cambiará a una flecha de dos puntas.
- Haga clic y mantenga presione el botón izquierdo del ratón y arrastre la flecha de doble cabeza hacia la derecha para ampliar columna A hasta toda la entrada Thompson A. es visible.
- Ampliar otras columnas para mostrar los datos según sea necesario.
Ancho de columna y títulos de hoja de trabajo
Dado que el título de la hoja de trabajo es tan largo en comparación con las otras etiquetas en columna A, si esa columna fue ampliada para mostrar el título completo en celda A1, la hoja de trabajo no solo se vería impar, sino que dificultaría el uso de la hoja de trabajo debido a las brechas entre las etiquetas de la izquierda y las demás columnas de datos.
Como no hay otras entradas en fila 1, no es incorrecto dejar el título tal como está, extendiéndose hacia las celdas a la derecha. Alternativamente, Excel tiene una característica llamada fusionar y centrar que se usará en un paso posterior para centrar rápidamente el título sobre la tabla de datos.
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03 de 08Agregando la fecha y un rango con nombre
Es normal agregar la fecha a una hoja de cálculo, con bastante frecuencia para indicar cuándo se actualizó la hoja por última vez. Excel tiene un número de funciones de fecha que facilitan el ingreso de la fecha en una hoja de trabajo. Las funciones son simplemente fórmulas integradas en Excel para que sea más fácil completar las tareas que se realizan comúnmente, como agregar la fecha a una hoja de cálculo.
los HOY La función es fácil de usar porque no tiene argumentos, es decir, los datos que se deben proporcionar a la función para que funcione. los HOY La función es también una de las funciones volátiles de Excel, lo que significa que se actualiza a sí misma cada vez que se vuelve a calcular, lo que suele ser siempre que se abre la hoja de trabajo.
Agregando la fecha con la función HOY
Los pasos a continuación agregarán la HOY función para celda C2 de la hoja de trabajo.
- Haga clic en celda C2 para que sea la célula activa.
- Haga clic en el Fórmulas pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Fecha y hora opción en el cinta para abrir la lista de funciones de fecha.
- Haga clic en el Hoy función para que aparezca el Formula Builder.
- Hacer clic Hecho en el cuadro para ingresar a la función y regresar a la hoja de trabajo.
- La fecha actual se debe agregar a celda C2.
Ver ###### Símbolos en lugar de la Fecha
Si una fila de símbolos de hashtag aparece en celda C2 en lugar de la fecha después de agregar el HOY Para esa celda, es porque la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar los datos formateados.
Como se mencionó anteriormente, los números sin formato o los datos de texto se extienden a las celdas vacías de la derecha si es demasiado ancho para la celda. Sin embargo, los datos que se han formateado como un tipo específico de número, como la moneda, las fechas o una hora, no se extienden a la siguiente celda si son más anchas que la celda en la que se encuentran. En su lugar, muestran la ###### error.
Para corregir el problema, ampliar columna C utilizando el método descrito en el paso anterior del tutorial.
Agregar un rango con nombre
UNA rango con nombre se crea cuando una o más celdas reciben un nombre para que el rango sea más fácil de identificar. Los rangos con nombre se pueden usar como sustituto de la referencia de celda cuando se usan en funciones, fórmulas y gráficos. La forma más fácil de crear rangos con nombre es usar el nombre de Caja ubicado en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo sobre los números de las filas.
En este tutorial, el nombre. tarifa será dado a celda C6 para identificar la tasa de deducción aplicada a los salarios de los empleados. El rango nombrado será utilizado en el fórmula de deducción que se agregará a células C6 a C9 de la hoja de trabajo.
- Seleccionar celda C6 en la hoja de trabajo
- Tipo tarifa en el Nombre de Caja y presione el Entrar tecla en el teclado
- Celda c6 ahora tiene el nombre de tarifa.
Este nombre se utilizará para simplificar la creación de Fórmulas de deducciones En el siguiente paso del tutorial.
04 de 08Ingresando la fórmula de deducciones para empleados
Las fórmulas de Excel le permiten realizar cálculos sobre los datos numéricos ingresados en una hoja de cálculo. Las fórmulas de Excel se pueden usar para procesar números básicos, como la suma o la resta, así como para cálculos más complejos, como encontrar el promedio de un estudiante en los resultados de las pruebas y calcular los pagos de la hipoteca.
- Las fórmulas en Excel siempre comienzan con un signo igual ( = ).
- El signo igual siempre se escribe en la celda donde desea que aparezca la respuesta.
- La fórmula se completa presionando la tecla Intro del teclado.
Usando Referencias Celulares en Fórmulas
Una forma común de crear fórmulas en Excel implica ingresar los datos de la fórmula en las celdas de la hoja de trabajo y luego usar las referencias de celda para los datos en la fórmula, en lugar de los datos en sí.
La principal ventaja de este enfoque es que si más adelante se hace necesario cambiar los datos, es simplemente una cuestión de reemplazar los datos en las celdas en lugar de volver a escribir la fórmula. Los resultados de la fórmula se actualizarán automáticamente una vez que los datos cambien.
Usando Rangos Nombrados en Fórmulas
Una alternativa a las referencias de celda es usar rangos con nombre, como el rango con nombre tarifa creado en el paso anterior.
En una fórmula, un rango con nombre funciona igual que una referencia de celda, pero normalmente se usa para valores que se usan varias veces en diferentes fórmulas, como una tasa de deducción por pensiones o beneficios de salud, una tasa de impuestos o una tasa científica. constante: mientras que las referencias de celda son más prácticas en fórmulas que se refieren a datos específicos solo una vez.
Ingresando la fórmula de deducciones para empleados
La primera formula creada en celda C6 multiplicará el Salario bruto del empleado B. Smith por la tasa de deducción en celda C3.
La formula terminada en celda C6 estarán:
= Tasa B6 *
Usando apuntando para entrar en la fórmula Aunque es posible simplemente escribir la fórmula anterior en la celda C6 y hacer que aparezca la respuesta correcta, es mejor usar apuntar para agregar las referencias de celda a las fórmulas para minimizar la posibilidad de errores creados al escribir la referencia de celda incorrecta. El señalamiento implica hacer clic en la celda que contiene los datos con el puntero del mouse para agregar la referencia de la celda o el rango con nombre a la fórmula. Continuar leyendo a continuación Esta fórmula se crea en celda D6 y calcula el salario neto de un empleado al restar el monto de deducción calculado en la primera fórmula del Salario bruto. La formula terminada en celda D6 estarán: = B6 - C6
Referencias de células relativas y fórmulas de copia Hasta ahora, el Deducciones y Sueldo neto las fórmulas se han agregado a una sola celda cada una en la hoja de trabajo -C6 y D6 respectivamente. Como resultado, la hoja de trabajo está completa actualmente para un solo empleado: B. Smith. En lugar de pasar por la tarea de recrear cada fórmula para los demás empleados, Excel requiere, en ciertas circunstancias, que las fórmulas se copien en otras celdas. Estas circunstancias implican con mayor frecuencia el uso de un tipo específico de referencia de celda, conocida como referencia de celda relativa, en las fórmulas. Las referencias de celda que se han ingresado en las fórmulas en los pasos anteriores han sido referencias de celda relativas, y son el tipo predeterminado de referencia de celda en Excel, para que las fórmulas de copia sean lo más sencillas posible. El siguiente paso en el tutorial usa el Mango de llenado para copiar las dos fórmulas en las filas a continuación para completar la tabla de datos para todos los empleados. los llenar el mango es un pequeño punto negro o cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda activa. El controlador de relleno tiene varios usos, incluida la copia del contenido de una celda en celdas adyacentes. rellenar celdas con una serie de números o etiquetas de texto, y copiar fórmulas. En este paso del tutorial, el llenar el mango se utilizará para copiar tanto la Deducción y Sueldo neto fórmulas de células C6 y D6 Abajo a celdas c9 y D9. Copiando Fórmulas con el Mango de Relleno Continuar leyendo a continuación El formato de números se refiere a la adición de símbolos de moneda, marcadores decimales, signos de porcentaje y otros símbolos que ayudan a identificar el tipo de datos presentes en una celda y facilitar su lectura. Añadiendo el símbolo de porcentaje Añadiendo el símbolo de moneda El formato de celda se refiere a las opciones de formato, como aplicar un formato en negrita a texto o números, cambiar la alineación de los datos, agregar bordes a las celdas o usar la función de combinación y centro para cambiar la apariencia de los datos en una celda. En este tutorial, los formatos de celda mencionados anteriormente se aplicarán a celdas específicas en la hoja de trabajo para que coincida con la hoja de trabajo terminada. Añadiendo formato en negrita Cambio de alineación de datos Este paso cambiará la alineación izquierda predeterminada de varias celdas para centrar la alineación. Fusionar y centrar celdas los Fusionar y centro La opción combina un número de seleccionados en una celda y centra la entrada de datos en la celda de la izquierda a través de la nueva celda combinada. Este paso fusionará y centrará el título de la hoja de trabajo: Cálculos de deducción para empleados. Adición de bordes inferiores a las células Este paso agregará bordes inferiores a las celdas que contienen datos en filas 1, 5 y 9
Entrar en la fórmula del salario neto
Copiando Fórmulas con el Mango de Relleno
Aplicar formato de número en Excel
08 de 08 Aplicación de formato de celda en Excel
