¿Está abrumado por las grandes cantidades de datos que deben ser rastreados en su organización? Quizás actualmente esté utilizando un sistema de archivo en papel, documentos de texto o una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de su información crítica. Si está buscando un sistema de administración de datos más flexible, una base de datos podría ser la salvación que está buscando y Microsoft Access 2013 ofrece una excelente opción.
¿Que es una base de datos?
En el nivel más básico, una base de datos es simplemente una colección organizada de datos. Un sistema de administración de bases de datos (DBMS) como Microsoft Access, Oracle o SQL Server le proporciona las herramientas de software que necesita para organizar esos datos de manera flexible. Incluye recursos para agregar, modificar o eliminar datos de la base de datos, hacer preguntas (o consultas) sobre los datos almacenados en la base de datos y producir informes que resuman los contenidos seleccionados.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 proporciona a los usuarios una de las soluciones de DBMS más simples y flexibles del mercado actual. Los usuarios habituales de los productos de Microsoft disfrutarán del aspecto familiar de Windows, así como de la estrecha integración con otros productos de la familia Microsoft Office. Para obtener más información sobre la interfaz de Access 2013, lea nuestro Tour de la interfaz de usuario de Access 2013.
Primero examinemos tres de los componentes principales de Access con los que se encontrarán la mayoría de los usuarios de bases de datos: tablas, consultas y formularios. Si aún no tiene una base de datos de Access, puede leer sobre Crear una base de datos de Access 2013 desde cero o Crear una base de datos de Access 2013 desde una plantilla.
Tablas de Microsoft Access
Las tablas comprenden los bloques de construcción fundamentales de cualquier base de datos. Si está familiarizado con las hojas de cálculo, encontrará tablas de bases de datos extremadamente similares.
Una tabla de base de datos común puede contener información del empleado, incluidas características como nombre, fecha de nacimiento y título. Podría estar estructurado de la siguiente manera:
- ID de empleado
- Apellido
- Nombre de pila
- Título
- Saludo
- Fecha de nacimiento
Examine la construcción de la tabla y encontrará que cada columna de la tabla corresponde a una característica específica del empleado (o atributo en términos de la base de datos). Cada fila corresponde a un empleado en particular y contiene su información. Eso es todo al respecto. Si le ayuda, piense en cada una de estas tablas como una lista de información al estilo de una hoja de cálculo. Para obtener más información, lea Agregar tablas a una base de datos de Access 2013
Recuperar información de una base de datos de Access
Obviamente, una base de datos que solo almacena información sería inútil, también necesitamos métodos para recuperarla. Si simplemente desea recuperar la información almacenada en una tabla, Microsoft Access le permite abrir la tabla y desplazarse por los registros que contiene. Sin embargo, el poder real de una base de datos reside en sus capacidades para responder a solicitudes o consultas más complejas. Las consultas de acceso proporcionan la capacidad de combinar datos de varias tablas y colocar condiciones específicas en los datos recuperados.
Imagine que su organización requiere un método simple para crear una lista de aquellos productos que actualmente se venden por encima de su precio promedio. Si simplemente recupera la tabla de información del producto, cumplir con esta tarea requeriría una gran cantidad de clasificación a través de los datos y la realización de cálculos a mano. Sin embargo, el poder de una consulta le permite simplemente solicitar que Access solo devuelva aquellos registros que cumplan con la condición de precio promedio superior. Además, puede indicar a la base de datos que solo incluya el nombre y el precio unitario del artículo.
Para obtener más información sobre el poder de las consultas de base de datos en Access, lea Cómo crear una consulta simple en Microsoft Access 2013.
Insertar información en una base de datos de Access
Hasta ahora, ha aprendido los conceptos detrás de organizar la información en una base de datos y recuperar información de una base de datos. Todavía necesitamos mecanismos para colocar información en las tablas en primer lugar. Microsoft Access proporciona dos mecanismos principales para lograr este objetivo. El primer método es simplemente mostrar la tabla en una ventana haciendo doble clic en ella y agregando información en la parte inferior de la misma, tal como se agregaría información a una hoja de cálculo.
Access también proporciona una interfaz de formularios fácil de usar que permite a los usuarios ingresar información de forma gráfica y que esa información se transfiera de forma transparente a la base de datos. Este método es menos intimidante para el operador de entrada de datos, pero requiere un poco más de trabajo por parte del administrador de la base de datos. Para obtener más información, lea Crear formularios en Access 2013.
Informes de Microsoft Access
Los informes proporcionan la capacidad de producir rápidamente resúmenes con formato atractivo de los datos contenidos en una o más tablas y / o consultas. Mediante el uso de trucos y plantillas de accesos directos, los usuarios de la base de datos pueden crear informes en cuestión de minutos.
Supongamos que desea generar un catálogo para compartir información de productos con clientes actuales y potenciales. En las secciones anteriores, aprendimos que este tipo de información podría recuperarse de nuestra base de datos a través del uso juicioso de las consultas. Sin embargo, recuerde que esta información se presentó en forma de tabla, no es exactamente el material de marketing más atractivo. Los informes permiten la inclusión de gráficos, formatos atractivos y paginación. Para obtener más información, consulte Crear informes en Access 2013.
