A veces, debemos mantener un registro de la información y un buen lugar para esto es en un archivo de base de datos de Excel. Ya sea una lista personal de números de teléfono, una lista de contactos para miembros de una organización o equipo, o una colección de monedas, tarjetas o libros, un archivo de base de datos de Excel facilita la entrada, el almacenamiento y la información específica.
Microsoft Excel tiene herramientas integradas para ayudarlo a realizar un seguimiento de los datos y encontrar información específica cuando lo desee. Además, con sus cientos de columnas y miles de filas, una hoja de cálculo de Excel puede contener una enorme cantidad de datos.
Ingresando los datos
El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla.
Una vez que se ha creado una tabla, las herramientas de datos de Excel se pueden usar para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.
Para seguir este tutorial, ingrese los datos tal como se muestran en la imagen de arriba.
Ingrese las identificaciones de los estudiantes rápidamente:
- Escriba las dos primeras identificaciones: ST348-245 y ST348-246 en celdas A5 y A6, respectivamente.
- Resalte los dos identificadores para seleccionarlos.
- Haga clic en el llenar el mango y arrástrelo hasta la celda A13.
- El resto de las identificaciones de los estudiantes deben ingresarse en las celdas A6 a A13 correctamente.
Ingresando los datos correctamente
Al ingresar los datos, es importante asegurarse de que se ingresen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los encabezados de las columnas, no deje ninguna otra fila en blanco al ingresar sus datos. Además, asegúrate de no dejar ninguna celda vacía.
Los errores de datos, causados por una entrada de datos incorrecta, son la fuente de muchos problemas relacionados con la administración de datos. Si los datos se ingresaron correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.
Las filas son registros
Cada fila individual de datos, en una base de datos se conoce como un registro. Cuando ingrese registros, tenga en cuenta estas pautas:
- No deje filas en blanco en la tabla que se está creando. Esto incluye NO dejando una fila en blanco entre los encabezados de las columnas y la primera fila de datos.
- Un registro puede contener datos sobre un solo artículo específico.
- Un registro también debe contener TODOS los datos en la base de datos sobre ese elemento. No puede haber información sobre un artículo en más de una fila.
Las columnas son campos
Mientras que las filas en una base de datos de Excel se conocen como registros, las columnas se conocen como campos. Cada columna necesita un encabezado para identificar los datos que contiene. Estos encabezados se llaman nombres de campo.
- Los nombres de los campos se utilizan para garantizar que los datos de cada registro se ingresen en la misma secuencia.
- Asegúrese de que todos los datos en una columna se ingresen usando el mismo formato. Si comienza a ingresar números como dígitos (como 10 o 20), manténgalo actualizado. No cambie de forma parcial y empiece a ingresar números como palabras (como diez o veinte). Se consistente.
- No deje columnas en blanco en la tabla.
Creando la mesa
Una vez que los datos han sido ingresados, se pueden convertir en un mesa. Para hacerlo:
- Resaltar las celdas A3 a E13 en la hoja de trabajo
- Haga clic en el Casa lengüeta.
- Haga clic en el Formato como tabla Opción en la cinta para abrir el menú desplegable.
- Elige el azul Tabla estilo medio 9 opción para abrir el Formato como tabla caja de diálogo.
- Mientras el cuadro de diálogo está abierto, las celdas A3 a E13 en la hoja de trabajo deben estar rodeadas por las hormigas que marchan.
- Si las hormigas marchan rodean el rango correcto de celdas, haga clic en De acuerdo en el Formato como tabla caja de diálogo.
- Si las hormigas marchan no rodean el rango correcto de celdas, resalte el rango correcto en la hoja de trabajo y luego haga clic en De acuerdo en el Formato como tabla caja de diálogo.
- La tabla debe tener las flechas desplegables agregadas al lado de cada nombre de campo y las filas de la tabla deben tener formato en azul claro y azul oscuro alternos.
Usando las herramientas de base de datos
Una vez que haya creado la base de datos, puede usar las herramientas ubicadas debajo de las flechas desplegables al lado de cada nombre de campo para ordenar o filtrar sus datos.
Ordenar datos
- Haga clic en la flecha desplegable junto a la Campo de apellido nombre.
- Haga clic en el Opción de clasificación de la A a la Z para ordenar la base de datos alfabéticamente.
- Una vez ordenado, Graham j. Debe ser el primer registro en la tabla y Wilson R Debería ser el último.
Filtrando datos
- Haga clic en la flecha desplegable junto a la Campo del programa nombre.
- Haga clic en la casilla de verificación junto a la Seleccionar todo Opción para borrar todas las casillas de verificación.
- Haga clic en la casilla de verificación junto a la Negocio Opción para agregar una marca de verificación al cuadro.
- Hacer clic DE ACUERDO.
- Sólo dos estudiantes - G. Thompson y F. Smith Deben ser visibles ya que son los únicos dos inscritos en el programa de negocios.
- Para mostrar todos los registros, haga clic en la flecha desplegable junto a la Programa nombre del campo.
- Haga clic en el Borrar filtro de "Programa" opción.
Expandiendo la base de datos
Para agregar registros adicionales a su base de datos:
- Coloque el puntero del mouse sobre el punto pequeño en la esquina inferior derecha de la tabla.
- El puntero del mouse cambiará a una flecha de dos cabezas.
- Cuando esto pasa, haga clic y mantenga el botón derecho del ratón y arrastre el puntero hacia abajo para agregar una fila en blanco a la parte inferior de la base de datos.
- Agregue los siguientes datos a esta nueva fila:Célula - DatosA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Ciencia
Completando el formato de la base de datos
- Realce celdas A1 a E1 en la hoja de trabajo
- Haga clic en el Casa lengüeta.
- Haga clic en el Fusionar y centro Opción de la cinta para centrar el título.
- Haga clic en el Color de relleno (parece una lata de pintura) en la cinta para abrir la lista desplegable de colores de relleno.
- Escoger Azul, acento 1 de la lista para cambiar el color del fondo en las celdas A1 - E1 al azul oscuro.
- Haga clic en el Color de fuente icono en el Formateo Barra de herramientas (es una letra grande "A") para abrir la lista desplegable de color de fuente.
- Escoger Blanco de la lista para cambiar el color del texto en las celdas A1 - E1 a blanco.
- Realce células A2 - E2 en la hoja de trabajo
- Haga clic en el Color de relleno en la cinta para abrir la lista desplegable de color de relleno.
- Escoger Azul, Acento 1, Más Ligero 80 de la lista para cambiar el color del fondo en las celdas A2 - E2 a azul claro.
- Realce celdas A4 - E14 en la hoja de trabajo
- Haga clic en el menú desplegable en la cinta para centrar el texto en las celdas A14 a E14.
- En este punto, si ha seguido todos los pasos de este tutorial correctamente, su hoja de cálculo debería parecerse a la hoja de cálculo que se muestra en el Paso 1 de este tutorial.
Funciones de base de datos
Sintaxis: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Donde D función Es uno de los siguientes:
- DAVERAGE
- CUENTA
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCTO
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tipo: Base de datos
Las funciones de la base de datos son particularmente útiles cuando se utiliza Google Sheets para mantener datos estructurados, como una base de datos. Cada función de la base de datos, Disfunción , calcula la función correspondiente en un subconjunto de un rango de celdas considerado como una tabla de base de datos. Las funciones de la base de datos toman tres argumentos:
- Database_arr es un rango, matriz integrada o matriz generada por una expresión de matriz que está estructurada de modo que cada fila después de la Fila 1 sea un registro de la base de datos, y cada columna sea un campo de la base de datos. La fila 1 contiene las etiquetas para cada campo.
- Field_str | num indica qué columna (campo) contiene los valores a promediar. Esto se puede expresar como el nombre del campo (cadena de texto) o el número de columna, donde la columna que está más a la izquierda se representaría como 1.
- Criteria_arr es un rango, matriz integrada o matriz generada por una expresión de matriz que está estructurada de tal manera que la primera fila contiene los nombres de los campos a los que se aplicará el criterio (criterios) y las filas subsiguientes contienen las pruebas condicionales.
La primera fila en Criterios especifica los nombres de los campos. Cada otra fila en Criterios representa un filtro, que es un conjunto de restricciones en los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación de consulta por ejemplo y pueden incluir un valor que coincida o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Algunos ejemplos de restricciones son: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Una celda vacía significa que no hay restricción en el campo correspondiente.
Un filtro coincide con una fila de la base de datos si se cumplen todas las restricciones del filtro (las restricciones en la fila del filtro). Una fila de la base de datos (registro) satisface los criterios si y solo si al menos un filtro lo coincide. Un nombre de campo puede aparecer más de una vez en el rango de Criterios para permitir múltiples restricciones que se aplican simultáneamente (por ejemplo, temperatura> = 65 y temperatura <= 82).
DGET es la única función de base de datos que no agrega valores. DGET devuelve el valor del campo especificado en el segundo argumento (de manera similar a un VLOOKUP) solo cuando exactamente un registro coincide con los Criterios; de lo contrario, devuelve un error que indica que no hay coincidencias o múltiples coincidencias
