31 consejos para hacer que el correo electrónico sea menos malo: la musa

Correo electrónico: nos encanta, lo odiamos, nos encanta odiarlo. Pero como no irá a ningún lado en el corto plazo, estamos aquí para ayudarlo a aprovecharlo al máximo.

Desde consejos para impulsar su bandeja de entrada desbordada hasta estrategias para ayudarlo a obtener menos en primer lugar, hasta formas inteligentes para asegurarse de que los correos electrónicos que envíe tengan un gran impacto, tenemos todo lo que necesita para convertir su bandeja de entrada en un potencia de comunicación.

Si desea: mantener su bandeja de entrada limpia

1. La forma más fácil de dejar de recibir tantos correos electrónicos en primer lugar es darse de baja de esas docenas de boletines que tiene la intención de leer, pero que en realidad nunca hace. Unroll.me es la forma más fácil de identificar esos tontos en su bandeja de entrada, y darse de baja en masa.

2. Si recibe mucho correo no deseado de personas, también puede probar BoxBe. BoxBe utiliza lo que llama una "Lista de invitados" personalizada para asegurarse de que recibe correos electrónicos de personas que le importan, mientras revisa los mensajes de cualquier otra persona en una "Lista de espera" separada. Cualquier persona que no esté en su Lista de invitados recibirá un solicite verificar su mensaje antes de que se entregue a su bandeja de entrada.

3. Intente utilizar una respuesta automática por correo electrónico, y no solo cuando esté fuera de la oficina. Su respuesta automática no tiene que ser larga ni detallada, pero un mensaje rápido de "¡Hola, he recibido su correo electrónico y le responderé cuando pueda!" Puede evitar que los ansiosos castores envíen correos electrónicos de seguimiento antes Tuviste la oportunidad de responder. Aquí se explica cómo configurarlo.

4. Resista el impulso de responder a cada correo electrónico correctamente. Como explica Alexandra Franzen, “muchos correos electrónicos 'urgentes' tienden a resolverse sin su ayuda. Al elegir no responder instantáneamente, está entrenando a las personas para que sean más autosuficientes, al tiempo que crea expectativas sensatas y realistas sobre la rapidez con la que podrá responder ".

5. Evite los correos electrónicos de seguimiento finalizando sus mensajes con instrucciones claras en lugar de preguntas. En lugar de decir: “¿Deberíamos reconectarnos la próxima semana?” Intente, “Te llamaré el martes por la mañana para reconectarte”. Si eso no funciona, tu destinatario te lo hará saber, pero de lo contrario, has evitado un innecesario de ida y vuelta.

Si desea: Disminuya el tiempo que pasa enviando correos electrónicos

1. ¿Quiere mantener sus correos electrónicos cortos y productivos? Comprométete a hacer que cada mensaje tenga cinco oraciones, o menos. Incluso hay un sitio creado para ayudar: five.sentenc.es! Como explica, "Trate todas las respuestas de correo electrónico como mensajes de texto SMS, utilizando un número determinado de letras por respuesta. Como es muy difícil contar letras, contamos oraciones en su lugar. ¿Necesita algún consejo para mantener las cosas breves, pero aún así educadas? Elliott Bell tiene algunos buenos consejos.

2. Si se encuentra enviando por correo electrónico los mismos mensajes una y otra vez, guarde las plantillas en su carpeta de borradores (para empezar, aquí hay 27) o aproveche el laboratorio de "Respuestas enlatadas" de Gmail, que le permite guardar cualquier cantidad de respuestas e insertarlas fácilmente en tus correos electrónicos. (Vea cómo configurarlo, cortesía de Gadgetwise).

3. ¿Enviar muchos correos electrónicos desde su teléfono? Pruebe el texto automático, una herramienta que le permite escribir una abreviatura personalizada que luego se expande en un texto completo. Por ejemplo, si escribe "rl8" puede expandirse a "Llego tarde", lo cual es útil cuando se dirige a una reunión. (Aquí se explica cómo configurarlo).

4. A menos que su trabajo requiera que responda inmediatamente a los correos electrónicos, configure solo algunas veces al día que revisará su bandeja de entrada. Esta hora puede ser diferente todos los días, solo tiene que ser intencional (por ejemplo, hoy apartaré de 9 a 10 de la mañana para revisar mi bandeja de entrada, luego volveré a verla de 4 a 5).

5. Agregue dos etiquetas (o filtros en Gmail) a su bandeja de entrada: "respuesta rápida" y "requiere tiempo enfocado". Cuando sepa que tiene un bloque sólido de tiempo ininterrumpido, comience abriendo su carpeta de tiempo enfocado y decida cuáles prefiere. Necesito abordar. Y la próxima vez que tenga un par de minutos libres mientras espera el autobús o hace cola para tomar un café, abra su carpeta de "respuesta rápida" en lugar de revisar Instagram.

6. Configure su correo electrónico para que una vez que haya tratado un correo electrónico y lo haya archivado o eliminado, vaya directamente al siguiente en su bandeja de entrada en lugar de volver a la lista de correos electrónicos. (Para Gmail, puede hacerlo a través de la opción de Avance automático en Gmail Labs.) ¡Esto reduce el tiempo que pasaría decidiendo a qué mensaje prestar más atención!

7. ¿Necesita pasar un montón de correos electrónicos en un corto período de tiempo? Prueba el juego de correo electrónico, que te da cinco minutos para recibir tantos correos electrónicos como sea posible y te recompensa con puntos. También se enfoca en abordar 10-20 correos electrónicos a la vez, haciendo que su batalla en la bandeja de entrada se sienta más pequeña.

Si quieres: Organiza tu bandeja de entrada

1. No guarde todos sus correos electrónicos en su bandeja de entrada, ya sea eliminarlos, archivarlos o archivarlos una vez que hayan sido tratados. Un estudio de 2011 del Instituto de Neurociencia de Princeton determinó que "cuando su entorno está desordenado, el caos restringe su capacidad de concentración". Esto también es cierto en su entorno virtual; cuantos más correos electrónicos puedas ver, incluso los que ya no importan, más tiempo pasará tu cerebro inconscientemente pensando en ellos.

2. Para las personas que no aman las listas de tareas, una solución fácil (o eso creen) es usar su bandeja de entrada como una sola. Pero para tareas reales, como “Crear propuesta para un nuevo cliente” o “Pagar alquiler de oficina”, es hora de encontrar un sistema de lista de tareas que funcione para usted. Usar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes pone su tiempo en manos de otras personas; con cada nuevo correo electrónico viene una nueva tarea pendiente, le guste o no. Pero tener que agregar conscientemente una tarea a su lista de tareas pendientes es una oportunidad para determinar si realmente debería hacerlo en este momento, en lugar de otro trabajo.

3. Puede usar Gmail para que algunos correos electrónicos omitan su bandeja de entrada automáticamente. Por ejemplo, si paga automáticamente su factura de cable, puede archivarla automáticamente y agregar la etiqueta "Financiero". Nunca tendrá que verla, pero si la necesita, ya sabe dónde encontrarla. Hablando de encontrar cosas …

4. Antes de enviar cualquier correo electrónico, léalo para poder buscarlo. ¿Qué buscarías para encontrar este correo electrónico más adelante? ¿Están esas palabras en el correo electrónico? Es posible que desee cambiar "Notas de la reunión con Jack" a "Notas de la reunión de agosto con Jack Smith de Amazon".

5. En realidad, hay toneladas de comandos de búsqueda que hacen que encontrar un correo electrónico antiguo sea mucho, mucho más fácil. Aquí hay una introducción sobre cómo encontrar cualquier correo electrónico por asunto, tema, remitente y más.

Si desea: haga su bandeja de entrada más fresca

1. ¿Alguna vez quisiste poder poner notas adhesivas en toda tu bandeja de entrada? Notes For Gmail le permite colocar notas y etiquetas en cualquier mensaje de correo electrónico: anclar notas en un hilo de correo electrónico, en la parte superior de la vista de correos electrónicos enviados, o en cualquier otro lugar de su bandeja de entrada.

2. Complemento de Gmail Rapportive es el sueño de un networker: el complemento muestra la información de las redes sociales de sus contactos dentro de su bandeja de entrada, para que pueda conectarse con ellos en LinkedIn, Facebook y Twitter sin siquiera salir de Gmail. También puede ver una lista de correos electrónicos recientes de ellos y grabar notas privadas para adjuntarlas a sus direcciones en su cuenta.

3. Al igual que Gmail con esteroides, Gmelius es una extensión de navegador para Chrome, Firefox y Opera que aumenta su experiencia de Gmail con todo, desde una interfaz limpia (¡no más anuncios!) Hasta la capacidad de bloquear rastreadores de correo electrónico para proteger su privacidad. Otra característica favorita es el botón automático "Cancelar suscripción" que reemplaza el botón "Spam" de Gmail cada vez que Gmelius detecta una lista de correo.

4. ¿Conoce esos correos electrónicos que sabe que no recibirá hasta más tarde, pero tiene miedo de olvidar? El complemento Boomerang, actualmente disponible para Gmail y Outlook, es perfecto para tratar con ellos. Puede programar un correo electrónico para que desaparezca y volver más tarde, cuando esté listo para manejarlo, dejando su bandeja de entrada más clara hasta entonces. Boomerang también le permite programar un correo electrónico que se enviará más adelante y configurar correos electrónicos recurrentes.

5. Echa un vistazo a Gmail Labs, que te permite probar funciones adicionales de Gmail como "deshacer el envío" y ver tu calendario directamente en tu bandeja de entrada. Vaya a la configuración de Gmail, luego haga clic en "Labs" para comenzar.

6. ¿Te encuentras firmando o enviando muchos documentos y contratos? Hellosign para Gmail le permite firmar documentos y completar formularios sin salir de su bandeja de entrada, un verdadero salvavidas para aquellos de nosotros que odiamos los escáneres, impresoras y máquinas de fax.

Si quieres: Lee tus correos electrónicos

1. Haga que los primeros 50 caracteres de cada mensaje sean lo más concisos y procesables posible, dice Fast Company . Un abridor atractivo hace que sea mucho más probable que sus destinatarios sigan leyendo.

2. Los bloques largos de texto parecen desalentadores para leer, así que piense en cómo hacer que su texto sea más legible. Utilice viñetas, listas, negrita y párrafos cortos y fáciles de leer. ¿Tiene problemas para reducirlo? Podría ser una señal de que estás tratando de cubrir demasiado.

3. Si te encuentras con más de un punto o haces más de una pregunta en tu correo electrónico, asegúrate de que esos elementos se destaquen del resto de la narración poniéndolos en negrita, resaltándolos u organizándolos en una lista con viñetas. El contraste atrae naturalmente la atención del destinatario hacia la esencia del mensaje (¡la pieza que no puede permitirse que se pierdan!).

4. Haga cualquier pregunta que haga lo más específica posible. "¿Qué opinas de la propuesta?" No es una buena pregunta. "¿Podemos seguir adelante con la propuesta del vendedor de $ 20, 000 para el viernes?" Es mejor.

5. ¿Esperas encontrar a tu jefe o alguien importante en un día menos ocupado pero no conoces su horario? Evite enviar correos electrónicos los martes y jueves. Esos son los días de mayor volumen para las bandejas de entrada de las personas, y no desea que su mensaje importante se pierda en un mar de boletines, ofertas y otra correspondencia.

6. Haga que su línea de asunto cuente, algo que le da al destinatario una idea clara de lo que habrá dentro del correo electrónico. (Bonificación: esto también lo ayudará a buscar el mensaje fácilmente en su bandeja de entrada en caso de que su destinatario llame para discutir en lugar de escribir por correo electrónico).

7. Los investigadores de Carnegie Mellon descubrieron que los correos electrónicos más efectivos tienen líneas de asunto que atraen a una de dos cosas: curiosidad (excelente si estás en marketing) o utilidad (probablemente la mejor para el resto de nosotros). video de un minuto para aprender más.

8. ¿Desea realmente asegurarse de que sus mensajes se lean? La extensión de Chrome MailTrack le permite ver si las personas leyeron sus correos electrónicos y cuándo. ¿Y si notas que está sentado allí sin leer? Consulte estos consejos para seguir de la manera correcta.