Cómo proteger archivos de Microsoft Office

Dependiendo de la versión de Microsoft Office que esté utilizando, puede contener una variedad de aplicaciones. La oferta base normalmente contiene Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Parece que PowerPoint no ofrece ninguna seguridad inherente, pero Word, Excel y Outlook proporcionan algún nivel de cifrado.

Asegurando documentos de Word

Para los documentos de Microsoft Word (Word 2000 y posteriores), puede elegir un nivel de seguridad más alto al guardar un archivo. En lugar de simplemente hacer clic en "Guardar", haga clic en Expediente, entonces Guardar como y sigue estos pasos:

1. Haga clic en Herramientas en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo guardar archivo
2. Haga clic en Opciones de seguridad
3. El cuadro Opciones de seguridad proporciona una variedad de opciones:
   • Puede introducir una contraseña en el cuadro junto a Contraseña para abrir Si desea que el archivo sea completamente inaccesible sin la contraseña
   • En Word 2002 y 2003, puede hacer clic en el Avanzado botón junto al cuadro de contraseña para elegir un nivel más alto de cifrado que sea aún más difícil de romper
   • Puede introducir una contraseña en el cuadro junto a Contraseña para modificar si está bien que otros abran el archivo, pero desea restringir quién puede realizar cambios en el archivo
4. La parte inferior del cuadro de Opciones de seguridad también proporciona algunas opciones para proteger la privacidad del documento:
   • Eliminar información personal de las propiedades del archivo en guardar
   • Avisar antes de imprimir, guardar o enviar un archivo que contenga cambios o comentarios rastreados
   • Almacena un número aleatorio para mejorar la precisión de fusión
   • Hacer visible el marcado oculto al abrir o guardar
5. Hacer clicDE ACUERDO para cerrar el cuadro de opciones de seguridad
6. Seleccione un nombre para su archivo y haga clic en Salvar

Proteger archivos de Excel

Excel ofrece un estilo de protección muy similar a Microsoft Word. Solo haga clic en Expediente, Guardar como y sigue estos pasos:

1. Haga clic en Herramientas en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo guardar archivo
2. Haga clic en Opciones generales
3. Puede introducir una contraseña en el cuadro junto a Contraseña para abrir Si desea que el archivo sea completamente inaccesible sin la contraseña
   • Puedes hacer click en el Avanzado botón junto al cuadro de contraseña para elegir un nivel más alto de cifrado que sea aún más difícil de romper
4. Puede introducir una contraseña en el cuadro junto a Contraseña para modificar si está bien que otros abran el archivo, pero desea restringir quién puede realizar cambios en el archivo
5. Hacer clicDE ACUERDO para cerrar el cuadro de opciones generales
6. Seleccione un nombre para su archivo y haga clic en Salvar

Asegurando archivos PST de Outlook

La firma digital real y el cifrado de los mensajes de correo electrónico entrantes o salientes y sus archivos adjuntos es un problema completamente separado que se explicará en otro momento. Sin embargo, si exporta datos de sus carpetas de Microsoft Outlook a un archivo PST, puede agregar protección para garantizar que otros no puedan acceder a los datos. Solo sigue estos pasos:

1. Haga clic en Expediente
2. Seleccionar Importar y exportar
3. Escoger Exportar a un archivo y haga clic Siguiente
4. Seleccionar Archivo de carpeta personal (.pst) y haga clic Siguiente
5. Elija la carpeta o carpetas que desea exportar (y seleccione la casilla para Incluir subcarpétas si lo desea) y luego haga clic en Siguiente
6. Elija una ruta de salida y un nombre de archivo y seleccione una de las opciones para su archivo de exportación, luego haga clic en Terminar
   • Reemplazar duplicados con artículos exportados
   • Permitir la creación de elementos duplicados
   • No exportar elementos duplicados
7. Debajo Configuración de cifrado, Escoja una de las siguientes opciones
   • Sin cifrado
   • Cifrado compresible
   • Alto cifrado
8. En la parte inferior de la pantalla, ingrese una contraseña que se usará para abrir el archivo PST cifrado (debe ingresar la misma contraseña en ambas casillas para verificar que escribió la contraseña de la forma deseada; expediente)
   • Seleccione si desea o no también Guarda esta contraseña en tu lista de contraseñas
9. Hacer clic DE ACUERDO para completar la exportación de archivos

(Editado por Andy O'Donnell)