Microsoft Access 2010 le permite crear fácilmente informes con formato profesional de forma automática a partir de la información almacenada en una base de datos. En este tutorial, diseñaremos una lista con un formato agradable de los números de teléfono de los empleados para el uso de la administración utilizando la base de datos de ejemplo de Northwind y Access 2010. Si está utilizando una versión anterior de Access, hay disponible un tutorial más antiguo.Antes de comenzar, abra Microsoft Access y luego abra la base de datos Northwind.
Si necesita ayuda con este paso, lea el artículo Instalación de la base de datos de ejemplo de Northwind. Si es nuevo en Microsoft Access, puede comenzar con Microsoft Access 2010 Fundamentals. Una vez que hayas abierto la base de datos, sigue estos pasos:
- Elija el menú Informes. Una vez que haya abierto Northwind, elija la pestaña Crear en la cinta de Microsoft Office. En la selección de "Informes", verá una serie de métodos que Access admite para crear un informe. Si lo desea, no dude en hacer clic en algunos de estos y tener una idea de cómo se ven los informes y los diversos tipos de información que contienen.
- Crear un nuevo informe. Una vez que haya satisfecho su curiosidad, siga adelante y haga clic en "Asistente de informes" y comenzaremos el proceso de creación de un informe. El asistente nos guiará a través del proceso de creación paso a paso. Una vez que haya dominado el asistente, es posible que desee volver a este paso y explorar la flexibilidad proporcionada por los otros métodos de creación.
- Elija una tabla o consulta. La primera pantalla del Asistente para informes nos solicita que seleccionemos la fuente de datos para nuestro informe. Si desea recuperar información de una sola tabla, puede seleccionarla en el cuadro desplegable a continuación. Alternativamente, para informes más complejos, podemos optar por basar nuestro informe en el resultado de una consulta que diseñamos anteriormente. Para nuestro ejemplo, todos los datos que necesitamos están contenidos en la tabla Empleados, así que elija "Tabla: Empleados" en el menú desplegable.
- Seleccione los campos a incluir. Observe que después de seleccionar la tabla en el menú desplegable, la sección inferior de la pantalla cambia para mostrar los campos disponibles en esa tabla. Use el botón ">" para mover los campos que desea incluir en su informe a la sección "Campos seleccionados". Tenga en cuenta que el orden en el que coloca los campos en la columna derecha determina el orden predeterminado en el que aparecerán en su informe. Recuerde que estamos creando un directorio telefónico de empleados para nuestra alta gerencia. Mantengamos simple la información que contiene: el nombre y apellido de cada empleado, su título y el número de teléfono de su casa. Continúa y selecciona estos campos. Cuando esté satisfecho, haga clic en el botón Siguiente.
- Seleccione los niveles de agrupación. En esta etapa, puede seleccionar uno o más niveles de agrupación para refinar el orden en que se presentan los datos de nuestro informe. Por ejemplo, podemos desear desglosar nuestro directorio telefónico por departamento para que todos los miembros de cada departamento se enumeren por separado. Sin embargo, debido a la pequeña cantidad de empleados en nuestra base de datos, esto no es necesario para nuestro informe. Continúe y simplemente haga clic en el botón Siguiente para omitir este paso. Es posible que desee volver aquí más tarde y experimentar con niveles de agrupación.
- Elija sus opciones de clasificación. Para que los informes sean útiles, a menudo queremos clasificar nuestros resultados por uno o más atributos. En el caso de nuestro directorio telefónico, la opción lógica es ordenar por el apellido de cada empleado en orden ascendente (A-Z). Seleccione este atributo en el primer cuadro desplegable y luego haga clic en el botón Siguiente para continuar.
- Elija las opciones de formato. En la siguiente pantalla, se presentan algunas opciones de formato. Aceptaremos el diseño tabular predeterminado, pero cambiemos la orientación de la página a horizontal para asegurarnos de que los datos se ajusten correctamente a la página. Una vez que hayas completado esto, haz clic en el botón Siguiente para continuar.
- Añade el título. Finalmente, necesitamos darle un título al informe. El acceso proporcionará automáticamente un título bien formateado en la parte superior de la pantalla, con la apariencia mostrada en el estilo de informe que seleccionó durante el paso anterior. Llamemos a nuestro informe "Lista de teléfonos de la casa del empleado". Asegúrese de que la opción "Vista previa del informe" esté seleccionada y haga clic en Finalizar para ver nuestro informe.
¡Enhorabuena, ha creado con éxito un informe en Microsoft Access! El informe final que vea debe aparecer similar al presentado anteriormente. También debe tener en cuenta que el informe de la Lista de teléfonos de la casa del empleado aparece en la sección "Objetos no asignados" del menú de la base de datos de Northwind en el lado izquierdo de la pantalla. Si lo desea, puede arrastrar y soltar esto en la sección Informes para una referencia fácil. En el futuro, simplemente puede hacer doble clic en el título de este informe y se generará instantáneamente un nuevo informe con información actualizada de su base de datos.
