Si bien todos usamos el correo electrónico al menos para algunas comunicaciones comerciales cada mes, algunos de nosotros utilizaremos el correo electrónico como una herramienta diaria para realizar nuestro trabajo profesional. Usaremos el correo electrónico para comunicarnos con clientes, compañeros de equipo, superiores y posibles nuevos empleados o posibles nuevos empleadores. Y sí, estas personas nos juzgarán por nuestra capacidad para elaborar un mensaje escrito claro y profesional.
La etiqueta del correo electrónico, o "netiqueta", ha existido durante los 27 años de la World Wide Web. Netiquette es un conjunto de pautas ampliamente aceptadas sobre cómo mostrar respeto y competencia en su correo electrónico. Lamentablemente, hay personas que nunca se han tomado el tiempo de aprender la etiqueta de correo electrónico para la configuración empresarial. Peor aún: hay personas que confunden la etiqueta del correo electrónico con el estilo informal e informal de los mensajes de texto.
No permita que un correo electrónico mal diseñado acabe con su credibilidad ante un cliente o un superior o un posible empleador. Aquí están las reglas de la etiqueta de correo electrónico que le serán útiles y le ahorrarán vergüenza en el lugar de trabajo.
01 de 10Introduzca la dirección de correo electrónico como lo último que hace antes de enviar.
Esto parece contra-intuitivo, pero esta es una forma excelente. Espere hasta el final de su escritura y revisión antes de agregar las direcciones de correo electrónico al encabezado del correo electrónico. Esta técnica le ahorrará la vergüenza de enviar el mensaje accidentalmente demasiado pronto antes de que haya terminado su contenido y corrección de pruebas.
Esto es especialmente importante para un correo electrónico más largo que tiene contenido confidencial, como enviar una solicitud de empleo, responder a las preguntas de un cliente o comunicar malas noticias a su equipo. En estos casos, aplazar la dirección de correo electrónico agrega seguridad cuando necesita alejarse de su correo electrónico por un tiempo para recopilar sus pensamientos y ensayar sus palabras en su mente.
Si está respondiendo a un correo electrónico y considera que el contenido tiene sensibilidades, simplemente elimine la dirección de correo electrónico del destinatario temporalmente hasta que esté listo para enviar, y luego agregue la dirección nuevamente. Alternativamente, puede cortar y pegar la dirección de correo electrónico del destinatario en un archivo de Bloc de notas o en una página de OneNote, escribir el correo electrónico y luego cortar y pegar la dirección de correo electrónico nuevamente.
Créanos en esto: ¡una línea de dirección de correo electrónico en blanco mientras creas te ahorrará un gran dolor algún día!
02 de 10Verifique que está enviando un correo electrónico a la persona correcta.
Esto es particularmente importante si trabaja en una gran empresa o departamento gubernamental. Cuando esté enviando un correo electrónico confidencial a 'Mike' o 'Heather' o 'Mohammed', su software de correo electrónico querrá escribir de manera predecible la dirección completa para usted. Los nombres populares como estos tendrán muchos resultados en la libreta de direcciones de su empresa, y usted podría enviar accidentalmente un gruñido más tarde a su vicepresidente, o una respuesta confidencial a las personas en contabilidad.
Gracias a la regla de netiqueta n. ° 1 anterior, ha dejado el direccionamiento hasta el final, por lo que la verificación triple de la dirección de correo electrónico del destinatario debería ser la última etapa antes de enviar.
03 de 10Evite 'Responder a todos', especialmente en una gran empresa.
Cuando recibe una transmisión enviada a docenas de personas, es aconsejable que solo responda al remitente. Esto es especialmente cierto si se trata de una compañía transmitida con grandes listas de distribución.
Por ejemplo: la gerente general le envía un correo electrónico a toda la compañía sobre el estacionamiento en el lote sur y ella le pide a la gente que respete los puestos numerados y asignados que pagan los empleados. Si hace clic en "responder a todos" y comienza a quejarse de que otros empleados invaden su vehículo personal y se rasguñan su pintura, podría perjudicar el avance de su carrera al convertirse en la empresa de la empresa.
Nadie quiere recibir mensajes que no se aplican a ellos.. Más aún, nadie aprecia quejarse al grupo o escuchar sus quejas personales emitidas en un formato de transmisión.
Evite este paso en falso y use la respuesta individual al remitente como su acción predeterminada. Definitivamente vea la Regla # 9 abajo, también.
04 de 10Usa saludos profesionales en lugar de expresiones coloquiales.
La mejor manera de iniciar un correo electrónico profesional es mediante una versión de lo siguiente:
1. Buenas tardes, señorita Chandra.2. Hola, equipo de proyecto y voluntarios.3. Hola, Jennifer.4. Buenos días, Patrick.NO, bajo ninguna circunstancia, utilice lo siguiente para iniciar un correo electrónico profesional:
1. oye2. Sup, equipo!3. Hola, Jen.4. Mornin, Pat. Las expresiones coloquiales como 'hey', 'yo', 'sup' pueden parecerle amistosas y cordiales, pero en realidad erosionan su credibilidad en un entorno empresarial. Si bien puede usar estos coloquialismos en la conversación una vez que tenga una relación de confianza con la otra persona, es una mala idea usar estas palabras en un correo electrónico comercial. Además, es una mala forma de tomar atajos de ortografía, como 'mornin'. Es una forma muy mala acortar el nombre de alguien (Jennifer -> Jen) a menos que esa persona le haya pedido expresamente que lo haga. Al igual que con cualquier comunicación comercial inteligente, es inteligente equivocarse por ser demasiado formal y demostrar que usted cree en la etiqueta y el respeto. Y, de hecho, su reputación se desmonta fácilmente con una gramática deficiente, una mala ortografía y palabras mal elegidas. Imagina cómo tu profesionalismo se verá afectado si lo envías accidentalmente. Necesitas revisar tu metanfetamina Ala 'cuando realmente querías decir' Necesitas revisar tus matemáticas, Alma. . O si tu dices Puedo hacer un intervenir mañana 'cuando te referías' Puedo hacer una entrevista mañana '. Revise cada correo electrónico que envíe; Hazlo como si tu reputación profesional dependiera de ello. La línea de asunto es tanto un título para la comunicación como una forma de resumir y etiquetar su correo electrónico para que pueda encontrarlo más tarde. Debe resumir claramente el contenido y cualquier acción deseada. Por ejemplo, una línea de asunto: 'café' no es muy claro. En su lugar, intente 'Preferencias de café del personal: se requiere su respuesta' Como segundo ejemplo, la línea de asunto 'tu petición'es demasiado vago. En su lugar, intente una línea de asunto más clara como: 'Su solicitud de aparcamiento: se requieren más detalles '. Puede ser tentador agregar caras y colores de fuente con estilo a su correo electrónico para hacerlo llamativo, pero es mejor usar Arial negro de 12 o 10 puntos o Times New Roman. Variantes similares como Tahoma o Calibri también están bien. Y si está llamando la atención sobre una frase o viñeta específica, entonces la tinta roja o la fuente en negrita pueden ser de gran ayuda con moderación. El problema es cuando sus correos electrónicos comienzan a volverse incoherentes y desenfocado o comience a transmitir una actitud disidente o perturbadora de su parte. En el mundo de los negocios, la gente quiere que las comunicaciones sean confiables, claras y breves, no decorativas y que distraigan. El correo electrónico siempre falla en transmitir la inflexión vocal y el lenguaje corporal. Lo que crees que es directo y directo en realidad puede parecer tan duro y malo una vez que se incluye en tu correo electrónico. No usar las palabras "por favor" y "gracias" causará corrientes subterráneas negativas. Y lo que consideras humorístico y ligero en realidad podría transmitirse como condescendiente y grosero. Ofrecer un tono respetuoso y una actitud personal en el correo electrónico requiere práctica y mucha experiencia. Es útil cuando lee el correo electrónico en voz alta para usted mismo o incluso para otra persona antes de enviarlo. Si algo sobre el correo electrónico parece malo o severo, entonces reescribalo. Si aún no sabe cómo transmitir el tono de algo en un correo electrónico, considere seriamente levantar el teléfono y entregar el mensaje como una conversación. Recuerde: el correo electrónico es para siempre, y una vez que envía ese mensaje, nunca puede retirarlo. En verdad, el correo electrónico es para siempre. Se puede reenviar a cientos de personas en segundos. Puede ser solicitada por los agentes de la ley y los auditores fiscales si alguna vez se realiza una investigación. Incluso puede hacerlo en las noticias o en las redes sociales. Esta es una responsabilidad amplia y aterradora, pero es algo que todos asumimos: lo que escribes en un correo electrónico podría convertirse fácilmente en conocimiento público. Elija sus palabras con cuidado, y si cree que hay alguna posibilidad de que pueda morderle, considere seriamente no enviar el mensaje en absoluto. El poder de las sutilezas como 'gracias' y 'por favor' son inmensurables. Además, los segundos adicionales para incluir su bloque de firma profesional hablan mucho sobre su atención a los detalles, y que toma posesión de sus comunicaciones al sellar su nombre e información de contacto. Revise cada mensaje, como si su reputación profesional dependiera de ello.
Una línea de asunto concisa y clara logrará maravillas (y te ayudará a leer).
Utilice solo las dos fuentes clásicas: Arial y Times Roman, con tinta negra.
Evite el sarcasmo y los tonos negativos / presumidos, a toda costa.
Supongamos que el mundo leerá su correo electrónico, así que planifique en consecuencia.
Siempre termina con un breve "gracias" y un bloque de firma.
