Corres de una reunión a otra. Su bandeja de entrada está llena hasta las vigas (y ya está aquí con ella). Pasas horas y horas trabajando todos los días y aún no sientes que has hecho mella en tu lista de tareas pendientes.
Entendemos. Hemos estado ahi. Y sabemos que simplemente nunca habrá suficientes horas en el día. Por lo tanto, hemos compilado una lista de los mejores consejos de productividad que ayudan a aprovechar al máximo el tiempo que tenemos.
Desde la planificación de su ataque en el día hasta evitar que el correo electrónico lo deprima a lidiar con esas distracciones que siempre parecen aparecer, lo ayudaremos a hacer todo lo más eficientemente posible para que finalmente tenga tiempo para otras cosas (como, ya sabes, dormir)
Planificación de tus tareas pendientes
- No sobreestimes la cantidad de cosas que puedes hacer en un día. En lugar de crear una lista masiva de tareas pendientes (y sentirse frustrado cuando no lo termine), pruebe nuestra lista de tareas pendientes 1-3-5: planifique una tarea grande, tres tareas medianas y cinco Pequeñas tareas realizadas todos los días.
- “Si ya he terminado algo, lo escribo y lo comprobo de la lista. Siempre se siente bien ver que se hace algo ”. Michael Peggs, @michaelpeggs
- Intente asociar las emociones a sus tareas: recordarle que terminar un discurso de un gran cliente lo hará sentir "triunfante" o concluir su declaración de impuestos le dará un "alivio masivo" que podría ser solo el impulso que necesita para superarlo.
- Nunca ponga un gran proyecto como una tarea pendiente en su lista. En cambio, divídalo en tareas más pequeñas para ayudarlo a mantenerse encaminado y alcanzar su objetivo final.
- "Gracias a Evernote, mi sistema organizativo se ha transformado de una mezcla torpe de páginas de bloc de notas, notas adhesivas y archivos de edición de texto en un sistema Evernote integrado e integrado que se sincroniza en mi computadora portátil, teléfono celular y tableta. Desde notas de clientes hasta borradores de blogs y guiones de discursos, todo está ahí ”. Michael Terrell, @michaelterrell
- Mientras piensa en todas las cosas que necesita hacer, tanto en el trabajo como en la vida, considere qué tareas puede eliminar de su plato al subcontratarlas.
- Haz lo que menos te gusta hacer primero. Esto lo alentará a hacerlo más rápido para que pueda realizar las tareas que disfruta más, haciendo que el resto de su día sea un poco mejor.
- Completa una tarea importante antes del almuerzo. Al sacar una gran cosa del camino temprano, puede tomar un descanso revitalizante para el almuerzo y comenzar la tarde fresco, sin sentir pánico por esa gran tarea pendiente en su lista.
- “Todos los domingos, hago una lista de lo que necesito hacer esa semana. Bloqueo un día para hacer los artículos. Guardo los últimos 30 minutos de cada día de trabajo para crear un plan para el día siguiente con tres tareas prioritarias. También uso los últimos 30 minutos para cerrar tareas y consultar el correo electrónico. ¡Esto hace que las mañanas sean mucho más fáciles! ” Anna Runyan, @classycareer
- Existen muchos sistemas de administración de tareas, por lo que, en última instancia, se trata de encontrar lo que funciona para usted y apegarse a él. Probar constantemente nuevos sistemas será una pérdida de tiempo a largo plazo, así que pasa un mes experimentando y luego comprométete. Sugerencia: ¡Su último sistema puede ser una combinación de varios!
Tratar con el correo electrónico
- Solo revise el correo electrónico en momentos específicos durante el día e intente limitarlo a solo 4-5 veces al día. Si no tiene tanto autocontrol, use una herramienta como Pausa de la bandeja de entrada para evitar que los correos electrónicos aparezcan en su bandeja de entrada hasta que esté listo para ellos.
- Si el correo electrónico realmente te deprime, prueba el sistema Time Management Ninja para verificarlo solo dos veces al día.
- ¿Necesita responder a los correos electrónicos con prisa? Agregue la firma "Enviado desde mi iPhone" en la parte inferior de la página, incluso si está enviando un correo electrónico desde su computadora. Si bien no deberías hacer esto todo el tiempo, es una forma rápida de responder algunas frases sin que la gente piense que estás siendo grosero.
- Acérquese a sus correos electrónicos en términos de cuánto tiempo le tomará responderlos. Si le tomará menos de tres minutos responder, solo hágalo ahora. Si tomará más que eso, déjelo a un lado. Y luego, cuando tenga mucho tiempo, aborde esos primero.
- Cuanto más rápido responda, más breve será su respuesta, y menos tiempo tendrá que perder con las explicaciones de "Perdón por la respuesta tardía". Por lo tanto, si no puede responder a un correo electrónico dentro de las 48 horas, al menos responda con un rápido "¡Llegaré a esto pronto!"
- Una vez por trimestre, realice una limpieza masiva de la bandeja de entrada y archive todos los mensajes anteriores a dos o tres meses. (En serio, responderlas en este momento sería vergonzoso). Como los correos electrónicos a los que está suscrito para ingresar en su bandeja de entrada, tome una decisión rápida sobre si realmente los leyó o si debería darse de baja.
- “Evite revisar el correo electrónico a primera hora de la mañana. Es muy fácil desviarse respondiendo a los mensajes. Encuentro que cuando espero hasta que haya completado algunos de los elementos prioritarios en mi lista de tareas pendientes, puedo prestar más atención a los correos electrónicos, y también siento que también he logrado mi trabajo ". Hannah Morgan, @careersherpa
- Use respuestas enlatadas para evitar escribir las mismas cosas una y otra vez. Para cualquier correo electrónico que envíe regularmente, o incluso solo una parte de un correo electrónico, como el párrafo de cierre, cree una respuesta enlatada que pueda ingresar cuando lo necesite. ¿Nunca has oído hablar de respuestas enlatadas? Aprende más aquí
- Configure filtros automáticos para extraer inmediatamente los correos electrónicos de su bandeja de entrada y colocarlos en la carpeta correcta. (Esta es una gran opción para cosas como boletines a los que desea volver en su propio tiempo).
- Use Boomerang para extraer correos electrónicos de su bandeja de entrada hasta que esté listo para manejarlos. Esto es útil por dos razones: en primer lugar, saca el mensaje de la vista y de la mente, lo que le da espacio para pensar en otras cosas. En segundo lugar, le recuerda automáticamente el correo electrónico más adelante, dándole una tarea menos para preocuparse por el seguimiento por su cuenta.
- ¿Quieres recibir menos correos electrónicos en tu bandeja de entrada? Intente crear un contestador automático con respuestas a las preguntas frecuentes que recibe. Cuando sea posible, siempre responda los correos electrónicos con declaraciones en lugar de preguntas para evitar demasiados cambios.
Gestionar reuniones
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No programe más tiempo del que necesita. La mayoría de las reuniones están programadas para una hora completa, cuando deben durar 20 minutos, 30 minutos o 45 minutos como máximo .
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No programe "reuniones de actualización": dar una actualización casi siempre puede realizarse por correo electrónico. Si el propósito de la reunión no es tomar una decisión o completar una acción juntos, cancélela (o sugiérale a su jefe que tal vez no sea necesario).
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Agrupe sus reuniones de forma consecutiva para evitar tener que cambiar del modo reunión al modo trabajo con demasiada frecuencia o lidiar con un momento incómodo entre reuniones en las que siente que no puede hacer nada. Mejor aún, programe un día sin reuniones para que tenga al menos un día en el que realmente pueda sumergirse en un trabajo enfocado.
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Si se reúne con alguien fuera de la oficina, piense si realmente necesita reunirse en persona. ¿Podría lograrse su objetivo con una llamada telefónica o una videoconferencia?
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Sea increíblemente proactivo para mantener las reuniones en camino. Envíe a todos una agenda para cada reunión y, si la conversación se sale del tema, no tenga miedo de controlarla. Un simple: “Programemos tiempo para discutirlo más tarde si es útil, ya que solo nos quedan 10 minutos, " funciona perfectamente.
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¿Tiene una reunión telefónica individual? Apunte en secreto a mantenerlo en menos de 19 minutos. Esto te ayudará a mantener el chat amigable al mínimo y llegar directamente al punto. Y si la conversación sigue y sigue, dé una buena excusa de por qué tiene que colgar (como una parada dura o un teléfono agonizante).
Dominar la gestión del tiempo
- Desarrolle su horario basado en sus mejores momentos para hacer las cosas. ¿Sabes que estás en punto por las mañanas? Reserve este tiempo para un trabajo enfocado e intente mantenerlo libre de reuniones o distracciones. ¿Siempre tienes una pausa alrededor de las 3 PM? Planifique una hora aquí todos los días para tareas sin sentido.
- “No subestimes el poder de pequeños períodos de tiempo para hacer las cosas. En lugar de perder los 15 minutos entre las reuniones, elabore una lista de pequeñas tareas que pueda eliminar en 15, 10 o incluso cinco minutos: responda correos electrónicos, comuníquese con un contacto, realice algunas lecturas de la industria ”. Fast Company
- ¿No estás seguro de a dónde va todo tu valioso tiempo? Use un rastreador como Rescue Time o Toggl para controlar lo que está haciendo durante el día. En el transcurso de una o dos semanas, comenzará a tener una idea de cuáles son los culpables que succionan el tiempo, y podrá planificar su ataque para saber cómo se librará de ellos.
- No deberías trabajar todo el fin de semana, pero trata de encontrar un par de horas para limpiar tu bandeja de entrada, eliminar tareas más pequeñas y sin sentido, y comenzar con ventaja en cualquier proyecto que se avecina. Hacer esto mientras ves una película los domingos por la noche puede ser una excelente manera de hacerlo sin que sientas que estás haciendo demasiado trabajo.
- Use plazos y plazos para su ventaja. Incluso si técnicamente no tiene una fecha límite para una tarea, establezca una para usted. Saber que solo tiene dos horas para hacer algo ayudará a garantizar que no pierda una hora en Internet.
- Suena contradictorio, pero asegúrese de programar muchos descansos durante todo el día. Somos más productivos cuando tenemos trozos de trabajo enfocado seguidos de breves descansos. Intente usar un temporizador en línea para recordar que debe levantarse de su escritorio, tomar un refrigerio o un poco de agua, o conversar con un compañero de trabajo durante unos minutos antes de volver a la rutina.
- Presupuesta un tiempo limitado para tus distracciones favoritas. Saber que pasarás 10 minutos en Instagram después de trabajar durante un par de horas puede ayudarte a evitar perder el tiempo ahora. Además, usar eso como una recompensa por superar el trabajo duro puede ayudarlo a mantenerse motivado.
- “Si tiene problemas para comenzar un proyecto, empiece ejecutando un guión. En otras palabras, establezca una cierta cantidad de tiempo o una cierta cantidad de trabajo en el proyecto que debe realizar antes de pasar a cualquier otra cosa ". 43 Carpetas
- “Siempre tenga tareas de respaldo. Hay momentos en que la vida intentará descarrilar su productividad: una persona con la que necesita hablar no está disponible, Internet está inactivo o simplemente no puede concentrarse en la tarea en cuestión. Siempre tenga otras opciones para que pueda hacer algo incluso cuando no pueda terminar su tarea principal ”. Gestión del tiempo Ninja
Lidiando con las distracciones
- “Apago mi computadora y dejo mi teléfono en lugares extraños que me impiden encontrarlo de inmediato. Eso asegura que estoy desconectado y totalmente presente. Y la verdad es que sé que mi cerebro necesita un descanso, de lo contrario mi negocio sufrirá ”. Christie Mims, @revolutionsclub
- ¿Necesita una solución rápida para evitar que sus compañeros de trabajo lo distraigan? Pon tus auriculares. No es infalible, pero es mucho menos probable que las personas se acerquen a usted con una pregunta o chisme no urgente si se ve conectado y en la tarea.
- Cuando te topes con artículos interesantes, no dejes que leerlos ahora se interponga en tu productividad. En su lugar, use un servicio como Pocket o Instapaper para guardarlos para leerlos más tarde cuando tenga más tiempo (tal vez en su viaje).
- Designe horarios libres de internet todas las semanas. Si bien gran parte de nuestro trabajo depende de Internet, todavía hay cosas que debemos hacer sin él, y estas son a menudo las tareas enfocadas que más evitamos. Apague su Wi-Fi durante un par de horas cada semana para sumergirse en esas tareas.
- Sea agresivo sobre cómo usa las redes sociales en el trabajo. Idealmente, no deberías usarlo en absoluto. Si es necesario, limítelo a su "tiempo de distracción" designado y desactive el inicio de sesión automático para que tenga una barrera cada vez que visite Facebook. ¿Necesitas ser agresivo? Pruebe una aplicación como SelfControl para bloquear su acceso durante la jornada laboral.
- ¡Deja de intentar realizar múltiples tareas! Realmente no estamos hechos para eso, y aunque parezca que estás haciendo más cosas, todo te llevará más tiempo. Si esto es difícil para usted, pase una o dos tareas agresivas en una sola tarea.
- “Al igual que la multitarea, el desorden sobrecarga tus sentidos y te dificulta hacer las cosas. Entonces, si tiene problemas para concentrarse, mire a su alrededor (y el escritorio de su computadora) para ver si alguno de ellos necesita un poco de limpieza ".
- Siéntase libre de desconectarse de sus colegas cuando necesite tiempo concentrado. Si usa un sistema de chat interno, coloque el mensaje "No molestar" para que las personas sepan que está trabajando en algo y cuándo volverá a estar disponible. ¿Y si tienes una oficina real con puerta? Ciérrelo, con una bonita nota en el frente explicando lo mismo.
- Para un enfoque final, asegúrese de que ninguno de sus dispositivos esté configurado para enviarle ping cuando lleguen nuevos mensajes. Incluso algo tan pequeño como un zumbido de su teléfono puede ser suficiente para destruir un flujo productivo.
