Microsoft Access 2007 y versiones posteriores admiten archivos adjuntos, incluidas fotos, gráficos y documentos, como cargas separadas en la base de datos. Aunque puede hacer referencia a documentos almacenados en la Web o ubicados en un sistema de archivos, insertar esos documentos en su base de datos de Access significa que cuando mueve o archiva la base de datos, esos archivos se mueven junto con ella.
Procedimiento
Agrega un campo para almacenar archivos adjuntos:
- Abra la tabla en la que agregará los adjuntos, en la vista Diseño.
- Escriba un nombre para el campo adjunto en la columna Nombre de campo de una nueva fila.
- Seleccione "Adjunto" en el cuadro desplegable Tipo de datos.
- Guarde la tabla haciendo clic en el icono del disco en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Insertar archivos adjuntos en un registro de base de datos:
- Cambie a la vista Hoja de datos para ver el contenido de su tabla.
- Haga doble clic en el icono del clip que aparece en el campo asignado. El número entre paréntesis junto a este icono indica la cantidad de archivos adjuntos a ese registro en particular.
- Haga clic en el botón Agregar en la ventana Archivos adjuntos para agregar un nuevo archivo adjunto.
- Seleccione el archivo haga clic en el botón Abrir.
- Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Archivos adjuntos. El recuento de documentos para su registro ahora ha cambiado para reflejar los nuevos archivos adjuntos.
Consejos:
- La función de adjunto estuvo disponible por primera vez en Microsoft Access 2007. No está disponible en versiones anteriores de Access.
- Cada archivo debe tener un tamaño inferior a 256 MB. Todas las bases de datos de Access deben tener un tamaño total inferior a 2 GB. Para evitar restricciones de espacio, considere vincular archivos a una carpeta específica en su sistema de archivos en lugar de insertarlos en la base de datos.
- El acceso comprime varios tipos de archivos de imagen para ahorrar espacio.
- El acceso, por defecto, bloquea varias docenas de tipos de archivos específicos. Los usuarios no pueden desbloquear estos tipos. Access se comporta de esta manera para proteger la base de datos y sus usuarios de la ejecución no autorizada de software potencialmente dañino.
