Excel no tiene las capacidades de administración de datos de los programas de bases de datos relacionales, como SQL Server y Microsoft Access. Sin embargo, lo que puede hacer es servir como una base de datos simple que cumple con los requisitos de gestión de datos.
En Excel, los datos se organizan en tablas utilizando las filas y columnas de una hoja de trabajo. Las versiones más recientes del programa tienen una función de tabla, que facilita el ingreso, edición y manipulación de datos.
Términos de la base de datos: tabla, registros y campos
Una base de datos es una recopilación de información relacionada almacenada en uno o más archivos de computadora de manera organizada. Normalmente la información o los datos se organizan en tablas. La información en una tabla está organizada de tal manera que puede ser fácilmente actualizada, ordenada, corregida y filtrada.
Una base de datos simple, como Excel, contiene toda la información sobre un tema en una sola tabla. Las bases de datos relacionales, por otro lado, consisten en una serie de tablas con cada tabla que contiene información sobre temas diferentes pero relacionados.
Archivos
En terminología de base de datos, unagrabar contiene toda la información o datos sobre un objeto específico que se ha ingresado en la base de datos. En Excel, los registros normalmente se organizan en filas de la hoja de trabajo con cada celda en la fila que contiene un elemento de información o valor.
Campos
Cada elemento individual de información en un registro de base de datos, como un número de teléfono o número de calle, se conoce comocampo. En Excel, las celdas individuales de una hoja de cálculo sirven como campos, ya que cada celda puede contener una sola información sobre un objeto.
Nombres de campo
Es vital que los datos se ingresen de manera organizada en una base de datos para que puedan ser ordenados o filtrados para encontrar información específica. Para asegurarse de que los datos se ingresan en el mismo orden para cada registro, los encabezados se agregan a cada columna de una tabla. Los encabezados de las columnas se denominan nombres de campo.
Base de datos de ejemplo
En la imagen de arriba, toda la información recopilada para un estudiante se almacena en una fila individual o registro en la tabla. Cada estudiante, sin importar cuánta o cuánta información se recopile, tiene una fila separada en la tabla.
Cada celda dentro de una fila es un campo que contiene una parte de esa información. Los nombres de los campos en la fila del encabezado ayudan a garantizar que los datos se mantengan organizados al mantener todos los datos sobre un tema específico, como el nombre o la edad, en la misma columna para todos los estudiantes.
Herramientas de gestión de datos de Excel
Además, Microsoft ha incluido una serie de herramientas de datos para facilitar el trabajo con las grandes cantidades de datos almacenados en las tablas de Excel y ayudar a mantenerlo en buenas condiciones.
Usando un formulario para los registros
Una de esas herramientas que facilita el trabajo con registros individuales es el formulario de datos. Se puede utilizar un formulario para buscar, editar, ingresar o eliminar registros, en tablas que contienen hasta 32 campos o columnas.
El formulario predeterminado incluye una lista de nombres de campo en el orden en que están ordenados en la tabla, para garantizar que los registros se ingresen correctamente. Junto a cada nombre de campo hay un cuadro de texto para ingresar o editar los campos de datos individuales.
Si bien es posible crear formularios personalizados, crear y usar el formulario predeterminado es mucho más fácil y, a menudo, es todo lo que se necesita.
Eliminar registros de datos duplicados
Un problema común con todas las bases de datos es errores de datos. Además de errores de ortografía simples o campos de datos faltantes, los registros de datos duplicados pueden ser una preocupación importante a medida que una tabla de datos crece de tamaño.
Otra de las herramientas de datos de Excel se puede usar para eliminar estos registros duplicados, ya sean duplicados exactos o parciales.
Ordenar datos en Excel
Ordenar significa reorganizar los datos según una propiedad específica, como ordenar una tabla alfabéticamente por apellidos o cronológicamente de la más antigua a la más joven.
Las opciones de clasificación de Excel incluyen la clasificación por uno o más campos, la clasificación personalizada, como por fecha u hora, y la clasificación por filas, lo que hace posible reordenar los campos en una tabla.
