Cómo funciona la función IF
Visión general de la función IF
La función IF en Excel se puede usar para personalizar el contenido de celdas específicas según se cumplan o no ciertas condiciones en otras celdas de la hoja de trabajo que usted especifique.
La forma básica o sintaxis de la función IF de Excel es:
= IF (logic_test, value_if true, value_if_false)
Lo que hace la función es:
- Pruebas para ver si una condición específica - la prueba de lógica - Es cierto o falso.
- Si la condición es verdadera, la función llevará a cabo la acción identificada en el valor si es verdadero argumento
- Si la condición es falsa, llevará a cabo la acción especificada en el valor si es falso argumento.
Las acciones realizadas pueden incluir ejecutar una fórmula, insertar una declaración de texto o dejar en blanco una celda designada.
Tutorial paso a paso de la función IF
Este tutorial utiliza la siguiente función de IF para calcular una deducción anual para los empleados en función de su salario anual.
= IF (D6 <30000, $ D $ 3 * D6, $ D $ 4 * D6)
Dentro de los paréntesis, los tres argumentos realizan las siguientes tareas:
- los prueba de lógica verifica si el salario de un empleado es inferior a $ 30,000
- Si es menos de $ 30,000, el valor si es verdadero El argumento multiplica el salario por la tasa de deducción del 6%.
- Si no menos de $ 30,000, el valor si es falso El argumento multiplica el salario por la tasa de deducción del 8%.
Las siguientes páginas enumeran los pasos utilizados para crear y copiar la función IF que se ve en la imagen de arriba para calcular esta deducción para varios empleados.
Pasos de tutorial
- Ingresando los datos del tutorial
- Iniciar la función IF
- Entrar en el argumento de prueba lógica
- Ingresando el valor si el argumento es verdadero
- Ingresando el valor si falso argumento y completando la función IF
- Copiando la función IF utilizando el controlador de relleno
Ingresando los datos del tutorial
Ingrese los datos en las celdas C1 a E5 de una hoja de cálculo de Excel como se ve en la imagen de arriba.
Los únicos datos que no se han ingresado en este punto son las funciones de IF ubicadas en la celda E6.
Para aquellos que no tienen ganas de escribir, use estas instrucciones para copiar los datos en una hoja de cálculo de Excel.
Nota: Las instrucciones para copiar los datos no incluyen los pasos de formato para la hoja de trabajo.
Esto no interferirá con completar el tutorial. Su hoja de trabajo puede verse diferente al ejemplo que se muestra, pero la función IF le dará los mismos resultados.
02 de 06Iniciar la función IF
El cuadro de diálogo de función IF
Aunque es posible simplemente escribir la función IF
= IF (D6 <30000, $ D $ 3 * D6, $ D $ 4 * D6)
En la celda E6 de la hoja de trabajo, a muchas personas les resulta más fácil usar el cuadro de diálogo de la función para ingresar la función y sus argumentos.
Como se muestra en la imagen de arriba, el cuadro de diálogo facilita la introducción de los argumentos de la función uno por uno sin tener que preocuparse por incluir las comas que actúan como separadores entre los argumentos.
En este tutorial, la misma función se usa varias veces, con la única diferencia de que algunas de las referencias de celda son diferentes dependiendo de la ubicación de la función.
El primer paso es ingresar la función en una celda de tal manera que se pueda copiar correctamente a otras celdas en la hoja de trabajo.
Pasos de tutorial
- Haga clic en la celda E6 para convertirla en la celda activa; aquí es donde se ubicará la función IF
- Haga clic en el Fórmulas pestaña de la cinta
- Haga clic en el Lógico Icono para abrir la lista desplegable de funciones.
- Haga clic en SI en la lista para abrir el cuadro de diálogo de función IF
Los datos que se ingresarán en las tres filas en blanco en el cuadro de diálogo formarán los argumentos de la función IF.
Opción de acceso directo al tutorial
Para continuar con este tutorial, puedes
- ingrese los argumentos en el cuadro de diálogo como se muestra en la imagen de arriba y luego salte a la última página que cubre la copia de la función IF en las filas 7 a 10;
- o siga las siguientes tres páginas que dan instrucciones detalladas y explicaciones para ingresar los tres argumentos.
Entrar en el argumento de prueba lógica
Entrar en el argumento de prueba lógica
La prueba lógica puede ser cualquier valor o expresión que le dé una respuesta verdadera o falsa. Los datos que se pueden usar en este argumento son números, referencias de celda, los resultados de fórmulas o datos de texto.
La prueba lógica siempre es una comparación entre dos valores, y Excel tiene seis operadores de comparación que se pueden usar para probar si los dos valores son iguales o si un valor es menor o mayor que el otro.
En este tutorial, la comparación es entre el valor en la celda E6 y el salario umbral de $ 30,000.
Dado que el objetivo es averiguar si E6 es menos de $ 30,000, el Menos que operador < "se utiliza.
Pasos de tutorial
- Haga clic en el Prueba lógica línea en el cuadro de diálogo
- Haga clic en la celda D6 para agregar esta referencia de celda a la Prueba lógica línea.
- Escribe la tecla menor que " < "en el teclado.
- Escriba 30000 después del símbolo menor que.
- Nota : No ingrese el signo de dólar ($) o un separador de coma (,) con el monto anterior. Un Inválido mensaje de error aparecerá al final de la Prueba lógica línea si cualquiera de estos símbolos se introducen junto con los datos.
- La prueba lógica completada debe leer: D6 <3000
Ingresando el valor si el argumento es verdadero
Ingresando el argumento de Value_if_true
El argumento Value_if_true le dice a la función IF qué hacer si la prueba lógica es verdadera.
El argumento Value_if_true puede ser una fórmula, un bloque de texto, un número, una referencia de celda o la celda se puede dejar en blanco.
En este tutorial, si el salario anual del empleado ubicado en la celda D6 es menor a $ 30,000, la función IF es usar una fórmula para multiplicar el salario por la tasa de deducción del 6%, ubicada en la celda D3.
Referencias relativas frente a las células absolutas
Una vez completada, la intención es copiar la función IF en E6 a las celdas E7 a E10 para averiguar la tasa de deducción para los otros empleados enumerados.
Normalmente, cuando una función se copia a otras celdas, las referencias de celda en la función cambian para reflejar la nueva ubicación de la función.
Estas se denominan referencias de celda relativas y, normalmente, facilitan el uso de la misma función en varias ubicaciones.
Ocasionalmente, sin embargo, si las referencias de celda cambian cuando se copia una función, se producirán errores.
Para evitar tales errores, se pueden hacer las referencias de celda. Absoluto lo que les impide cambiar cuando se copian.
Las referencias de celda absolutas se crean agregando signos de dólar alrededor de una referencia de celda regular, como $ D $ 3.
Agregar los signos de dólar se hace fácilmente presionando la tecla F4 Tecla en el teclado después de que la referencia de celda se haya ingresado en una celda de la hoja de trabajo o en un cuadro de diálogo de función.
Referencias celulares absolutas
Para este tutorial, las dos referencias de celda que deben permanecer iguales para todas las instancias de la función IF son D3 y D4, las celdas que contienen las tasas de deducción.
Por lo tanto, para este paso, cuando la referencia de celda D3 se ingrese en la línea Value_if_true del cuadro de diálogo, será como una referencia de celda absoluta $ D $ 3.
Pasos de tutorial
- Haga clic en el Value_if_true línea en el cuadro de diálogo.
- Haga clic en la celda D3 en la hoja de trabajo para agregar esta referencia de celda a la Value_if_true línea.
- presione el F4 Tecla en el teclado para hacer de E3 una referencia de celda absoluta ( $ D $ 3 ).
- Presione el asterisco ( * ) Tecla en el teclado. El asterisco es el símbolo de multiplicación en Excel.
- Haga clic en la celda D6 para agregar esta referencia de celda a la Value_if_true línea.
- Nota: D6 no se ingresa como una referencia de celda absoluta, ya que debe cambiar cuando se copia la función
- La línea Value_if_true completada debe leer: $ D $ 3 * D6 .
Ingresando el valor si falso argumento
Entrar en el Argumento de Value_if_false
El argumento Value_if_false le dice a la función IF qué hacer si la prueba lógica es falsa.
El argumento Value_if_false puede ser una fórmula, un bloque de texto, un valor, una referencia de celda o la celda se puede dejar en blanco.
En este tutorial, si el salario anual del empleado ubicado en la celda D6 no es inferior a $ 30,000, la función IF es usar una fórmula para multiplicar el salario por la tasa de deducción del 8%, ubicada en la celda D4.
Como en el paso anterior, para evitar errores al copiar la función IF completada, la tasa de deducción en D4 se ingresa como una referencia de celda absoluta ( $ D $ 4 ).
Pasos de tutorial
- Haga clic en el Value_if_false línea en el cuadro de diálogo
- Haga clic en la celda D4 para agregar esta referencia de celda a la Value_if_false línea
- presione el F4 Tecla en el teclado para hacer de D4 una referencia de celda absoluta ( $ D $ 4 ).
- Presione el asterisco ( * ) Tecla en el teclado. El asterisco es el símbolo de multiplicación en Excel.
- Haga clic en la celda D6 para agregar esta referencia de celda a la Value_if_false línea.
- Nota: D6 no se ingresa como una referencia de celda absoluta, ya que debe cambiar cuando se copia la función
- La línea completa de Value_if_false debe leer: $ D $ 4 * D6 .
- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo e ingresar la función IF completada en la celda E6.
- El valor de $ 3,678.96 debe aparecer en la celda E6.
- Dado que B. Smith gana más de $ 30,000 por año, la función IF utiliza la fórmula $ 45,987 * 8% para calcular su deducción anual.
- Al hacer clic en la celda E6, la función completa= IF (D6 <3000, $ D $ 3 * D6, $ D $ 4 * D6) aparece en la barra de fórmulas sobre la hoja de trabajo
Si se han seguido los pasos de este tutorial, su hoja de trabajo debe contener la misma función de IF que se ve en la imagen en la página 1.
06 de 06Copiando la función IF utilizando el controlador de relleno
Copiando la función IF usando el controlador de relleno
Para completar la hoja de cálculo, debemos agregar la función IF a las celdas E7 a E10.
Dado que nuestros datos se presentan en un patrón regular, podemos copiar la función IF en la celda E6 a las otras cuatro celdas.
A medida que se copia la función, Excel actualizará las referencias de celda relativas para reflejar la nueva ubicación de la función mientras mantiene la referencia de celda absoluta igual.
Para copiar nuestra función usaremos la manija de llenado.
Pasos de tutorial
- Haga clic en la celda E6 para convertirla en la celda activa.
- Coloque el puntero del mouse sobre el cuadrado negro en la esquina inferior derecha. El puntero cambiará a un signo más "+".
- Haga clic en el botón izquierdo del ratón y arrastre el controlador de relleno hacia la celda F10.
- Suelte el botón del ratón. Las celdas E7 a E10 se llenarán con los resultados de la función IF.
