Hay muchas buenas razones por las que la digitalización de documentos en papel puede ser de gran ayuda a la hora de organizar su oficina en casa (o, en realidad, su casa). En primer lugar, puede deshacerse de una gran cantidad de papel adicional que está metido en cajones y archivos, o ocupar un espacio valioso en el escritorio.
Los archivos digitales (incluso los PDF) se pueden convertir en archivos con capacidad de búsqueda mediante el uso del software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que normalmente se incluye con la impresora (HP tiene un video muy bueno que explica cómo funciona OCR y cómo puede ayudar a simplificar la tarea de simplificando tu vida).
Eso significa que no solo su información no ocupa ningún espacio, sino que también es mucho más fácil de encontrar que en papel. Y puede guardar sus archivos digitales como desee: en un CD o DVD, en una unidad flash, en una instalación de almacenamiento en línea o en todo lo anterior. Así que puedes estar seguro de que cuando necesitas algo, puedes ponerlo en tus manos.
Cuando comienzas a digitalizar tus archivos domésticos, es el momento perfecto para crear un conjunto organizado de archivos que te hará la vida más sencilla. Piense en las categorías de papeleo que necesita y configure una carpeta para cada una. Recibos de tarjetas de crédito en una carpeta; papeleo del seguro del automóvil en otro; facturas de teléfono, recibos de comestibles, facturas de reparaciones del hogar, etc., se pueden entregar en carpetas separadas. Y dentro de cada carpeta, cree subcarpetas para cada año (o mes). Es mucho más fácil comenzar con un sistema organizado y luego simplemente agregar el papeleo al archivo correcto a medida que avanza que seguir intentando reorganizar el sistema cada vez que se escanea un nuevo recibo.
Asegúrese de que su escáner o impresora venga con el software OCR (el software ABBYY FineReader parece venir en el paquete con muchas de las impresoras y escáneres que pruebo). Si no encuentras ninguno, no te asustes. Existe una buena posibilidad de que ya tenga algún software de OCR decente instalado en su computadora, siempre y cuando use Windows. El software Cool OCR que ya tiene lo guiará a través del proceso de localización y uso de ese software junto con su escáner para crear documentos editables.
Por supuesto, eso plantea otro punto importante: necesita tener al menos un escáner de documentos si va a hacer que esto funcione. No tiene por qué ser caro, o elegante. Si no tienes uno, ahora es un buen momento para buscarlo; comience con estas revisiones de escáneres fotográficos y escáneres de documentos para algunas de las mejores compras. Si no desea un escáner separado, una impresora todo en uno económica hará el trabajo perfectamente bien.
Así que aquí está la parte difícil. Configurar el sistema no es demasiado complicado; incluso escanear su papeleo no será demasiado difícil. Lo que es difícil es asegurarse de que lo haga automáticamente cada vez que reciba nuevos recibos o documentos. De lo contrario, los papeles comenzarán a acumularse nuevamente y sentirás que has estado perdiendo el tiempo. Así que quédate con eso!
