Cómo configurar Excel Front End para SQL Server

El usuario típico se siente cómodo trabajando en Microsoft Excel. ¿Por qué no proporcionar a los usuarios una herramienta que ya conocen y agregarle una conexión a su entorno de SQL Server? La ventaja de este enfoque es que su hoja de cálculo de Excel siempre está actualizada con los datos actuales de la base de datos de back-end. Es típico que los usuarios coloquen datos en Excel pero, por lo general, es una instantánea de los datos en un momento determinado. Este artículo le mostrará lo sencillo que es configurar una hoja de cálculo de Excel con una conexión a SQL que puede proporcionar a sus usuarios.

En este ejemplo, vamos a utilizar la base de datos de ejemplo de Adventure Works que Microsoft incluye con SQL Server 2008.

Dificultad: Promedio
Tiempo requerido: 10 minutos

Así es cómo

Necesitará algunos datos para configurar la conexión de Excel a SQL Server.

Nombre del servidor SQL: en nuestro ejemplo, el servidor SQL es MTP SQLEXPRESS.
Nombre de la base de datos: Nuestro ejemplo, estamos usando la base de datos AdventureWorks.
Tabla o Vista: vamos después de la vista Ventas.vIndividualCustomer.
Abre Excel y crea un nuevo libro de trabajo.
Haga clic en el Datos lengüeta. Localiza el Obtener datos externos opción y haga clic en De otras fuentes y elige Desde SQL Server. Esto abre el Asistente de conexión de datos.
Rellene el nombre del servidor. En este ejemplo, el nombre del servidor es MTP SQLEXPRESS. Establezca las credenciales de inicio de sesión para usar la autenticación de Windows. La otra opción se usaría si el administrador de su base de datos proporcionó un nombre de usuario y contraseña para su usuario. Haga clic en Siguiente. Esto abre el Asistente de conexión de datos.
Seleccione la base de datos (AdventureWorks en nuestro ejemplo) de la Seleccione la base de datos que contiene los datos que desea caja desplegable. Asegurarse Conectarse a una tabla específica está chequeado. Localice la vista (Sales.vIndividualCustomer en nuestro ejemplo) de la lista y selecciónela. Hacer clic Terminar que trae el Datos de importacion caja de diálogo.
Marque la casilla de verificación Tabla y elija dónde desea colocar los datos (hoja de cálculo existente o nueva). Hacer clic DE ACUERDO que crea una lista de Excel e importa la tabla completa a su hoja de cálculo.
Guarda tu hoja de cálculo y envíala al usuario. Lo bueno de esta técnica es que su usuario tiene acceso a los datos actuales cuando lo necesitan. Mientras los datos se guardan en la hoja de cálculo, hay una conexión a la base de datos SQL. Cada vez que desee actualizar la hoja de cálculo, haga clic con el botón derecho en algún lugar de la tabla y haga clic en Mesa y entonces Refrescar.

Consejos

Es muy importante que se asegure de que el usuario esté correctamente configurado en SQL Server. Esto es lo que causa problemas en la mayoría de los casos al usar esta técnica.
Verifique el número de registros que se encuentran en la tabla o vista a la que se está conectando. Si la tabla tiene un millón de registros, es posible que desee filtrar esto. Lo último que quieres hacer es colgar el servidor SQL.
En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, hay una opción llamada Actualizar datos al abrir el archivo. Considere marcar esta opción. Cuando esta opción está marcada, el usuario siempre tendrá un nuevo conjunto de datos al abrir la hoja de cálculo de Excel.
Considere usar tablas dinámicas para resumir los datos.