¿Sabía que puede agregar una capa de protección a documentos o archivos importantes de Microsoft Office? Hacerlo puede ser una garantía importante, especialmente cuando comparte ese archivo con lectores o editores específicos con los que colabora.
Cuando cifras contenido digital, cambias su lenguaje a gobbledygook que luego debe decodificarse para poder leerlo.
Puede hacer esto para documentos de Microsoft Office estableciendo una contraseña. Esto significa que solo aquellos destinatarios que conocen esa contraseña deben poder leer su documento. También puede personalizar la configuración de la contraseña para permitir que algunos usuarios editen el documento.
Cómo establecer una contraseña de documento
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Para versiones anteriores de programas de Office, seleccione la Botón de la oficina Icono> Preparar > Cifrar documento. Para las versiones más nuevas, seleccione Expediente > Información > Proteger documento > Cifrar con Contraseña.
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Escriba la contraseña que desea asignar y haga clic en DE ACUERDO.
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Vuelva a ingresar la contraseña para la verificación y haga clic en DE ACUERDO.
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Su documento ahora debe estar protegido, pero siempre, pero siempre es una buena idea volver a verificar. Cierre el documento y vuelva a abrirlo. Se le debe solicitar que ingrese una contraseña antes de trabajar con este documento. Si no ve esto, es posible que deba volver a intentar estos pasos.
Consejos y consideraciones adicionales
- Tenga en cuenta que algunos programas de Microsoft Office pueden seguir un enfoque ligeramente diferente. Por ejemplo, en algunas versiones de Microsoft PowerPoint, debe hacer clic enMicrosoft Office botón>Guardar como > Herramientas (Encuentra esto cerca del fondo de la Guardar como cuadro de diálogo)> Opciones generales > Compartición de archivos > Modificar la contraseña. Desde allí, puede escribir su contraseña preferida. Dado que este enfoque es mucho menos sencillo, sugiero que siempre intente el método anterior primero para un programa de Microsoft Office determinado, pero si no encuentra las herramientas de contraseña que necesita en ese programa, este enfoque puede ayudar.
- Para eliminar el cifrado de la contraseña, siga la misma secuencia que hizo para establecer su contraseña, excepto que borrará la contraseña haciendo clic en ese cuadro y haciendo una copia de seguridad.
- Para establecer una contraseña para aquellos que pueden editar un documento (lo que significa que para todos los demás será de solo lectura), seleccione Oficina botón o Expediente > Guardar como > Herramientas > Opciones generales > Contraseña para modificar: escriba una nueva contraseña > vuelva a escribir la contraseña > DE ACUERDO > Salvar.
- Siempre tenga cuidado al configurar una contraseña de documento. Microsoft no puede recuperar o desbloquear esa contraseña si olvida cuál es. Entonces, si eres alguien que olvida tus contraseñas en línea, probablemente debas limitar la frecuencia con la que usas esta función. Considere escribir las contraseñas de los documentos en un lugar seguro.
- Si está interesado en obtener más detalles sobre los niveles de cifrado de Microsoft, puede encontrar útil esta declaración, tal como se encuentra en el sitio de ayuda de Microsoft para el tema: "Puede escribir hasta 255 caracteres. De forma predeterminada, esta función utiliza el cifrado avanzado AES de 128 bits. El cifrado es un método estándar utilizado para ayudar a que su archivo sea más seguro".
Dicho esto, tenga en cuenta que esto es simplemente una capa de protección. En mi opinión, los documentos de Microsoft Office nunca deben considerarse totalmente protegidos, incluso con una contraseña.
Los terceros han descifrado el cifrado de documentos de Microsoft durante años, a veces con el objetivo de ofrecer un servicio para ayudar a los usuarios a recuperar su contraseña, aunque Microsoft no lo permita. Esta conveniencia viene con una desventaja definida: lo que significa que las personas que no necesariamente intentan ayudarlo también podrían descifrar los cifrados de las contraseñas.
Sin embargo, todavía puede ser una buena idea aplicar la protección con contraseña, ya que el esfuerzo y el gasto de descifrar el cifrado de sus documentos pueden desalentar este tipo de piruetas y hurtos desafortunados. Es un equilibrio de tomar precauciones donde pueda y comprender este tipo de limitaciones de protección de contraseña de documento.
