Una herramienta popular para la gestión de proyectos, los diagramas de Gantt proporcionan un desglose cronológico y fácil de leer de las tareas completadas, actuales y futuras, así como a quién se asignan, junto con las fechas de inicio y finalización. Esta representación gráfica de un cronograma ofrece una vista de alto nivel de la cantidad de progreso que se está realizando y también destaca las posibles dependencias.
Google Sheets ofrece la posibilidad de crear diagramas detallados de Gantt dentro de su hoja de cálculo, incluso si no ha tenido experiencia previa con su formato único. Para comenzar, siga las instrucciones a continuación.
Creando el calendario de su proyecto
Antes de sumergirse en la creación del diagrama de Gantt, primero debe definir sus tareas de proyecto junto con sus fechas correspondientes en una tabla simple.
- Abre Google Sheets y abre una nueva hoja de cálculo.
- Elija una ubicación adecuada cerca de la parte superior de su hoja de cálculo en blanco y escriba los siguientes nombres de encabezado en la misma fila, cada uno en su propia columna, como se muestra en la captura de pantalla adjunta: Fecha de inicio , Fecha final , Nombre de la tarea . Para hacer las cosas más fáciles para usted más adelante en el tutorial, es posible que desee utilizar las mismas ubicaciones que hemos utilizado en nuestro ejemplo (A1, B1, C1).
- Ingrese cada una de las tareas de su proyecto junto con sus fechas correspondientes en las columnas apropiadas, utilizando tantas filas como sea necesario. Deben enumerarse en orden de ocurrencia (de arriba a abajo = de primero a último) y el formato de la fecha debe ser el siguiente: MM / DD / YYYY.
- Otros aspectos de formato de su tabla (bordes, sombreado, alineación, estilo de fuente, etc.) son puramente arbitrarios en este caso, ya que nuestro objetivo principal es ingresar datos que serán utilizados por un diagrama de Gantt más adelante en el tutorial. Depende completamente de usted si desea o no realizar modificaciones adicionales para que la tabla sea más atractiva visualmente. Sin embargo, si lo hace, es importante que los datos permanezcan en las filas y columnas correctas.
Creación de una tabla de cálculo
El solo hecho de ingresar las fechas de inicio y finalización no es suficiente para generar un diagrama de Gantt, ya que su diseño depende en gran medida de la cantidad real de tiempo que transcurre entre esos dos hitos importantes. Para manejar este requisito, necesita crear otra tabla que calcule esta duración.
- Desplácese hacia abajo varias filas de la tabla inicial que creamos anteriormente.
- Escriba los siguientes nombres de encabezado en la misma fila, cada uno en su propia columna, como se muestra en la captura de pantalla adjunta: Nombre de la tarea , Dia de inicio , Duración total .
- Copie la lista de tareas de su primera tabla en el Nombre de la tarea columna, asegurándose de que se enumeran en el mismo orden.
- Escriba la siguiente fórmula en la Dia de inicio columna para su primera tarea, reemplazando 'A' con la letra de la columna que contiene Fecha de inicio en su primera tabla y '2' con el número de fila: = int (A2) -int ($ A $ 2) . Golpea el Entrar o Regreso Tecla al terminar. La celda ahora debería mostrar el número cero.
- Seleccione y copie la celda en la que acaba de ingresar esta fórmula, ya sea usando un atajo de teclado o Editar -> Copiar desde el menú de Google Sheets.
- Una vez que la fórmula se haya copiado en el portapapeles, seleccione todas las celdas restantes en el Dia de inicio columna y pegar utilizando un atajo de teclado o Editar -> Pegar desde el menú de Google Sheets. Si se copia correctamente, el Dia de inicio el valor para cada tarea debe reflejar el número de días desde el inicio del proyecto que está configurado para comenzar. Puedes validar que el Dia de inicio la fórmula en cada fila es correcta seleccionando su celda correspondiente y asegurándose de que sea idéntica a la fórmula escrita en el paso 4 con una excepción notable, que el primer valor (int (xx)) coincida con la ubicación de celda adecuada en su primera tabla.
- Siguiente es el Duración total columna, que debe rellenarse con otra fórmula que es un poco más complicada que la anterior. Escriba lo siguiente en el Duración total columna para su primera tarea, reemplazando las referencias de ubicación de celda con las correspondientes a la primera tabla en su hoja de cálculo real (similar a lo que hicimos en el paso 4): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Golpea el Entrar o Regreso Tecla al terminar. Si tiene algún problema para determinar las ubicaciones de las celdas que corresponden a su hoja de cálculo particular, la siguiente clave de fórmula debería ser de ayuda: (fecha de finalización de la tarea actual - fecha de inicio del proyecto) - (fecha de inicio de la tarea actual - fecha de inicio del proyecto).
- Seleccione y copie la celda en la que acaba de ingresar esta fórmula, ya sea usando un atajo de teclado o Editar -> Copiar desde el menú de Google Sheets.
- Una vez que la fórmula se haya copiado en el portapapeles, seleccione todas las celdas restantes en el Duración total columna y pegar utilizando un atajo de teclado o Editar -> Pegar desde el menú de Google Sheets. Si se copia correctamente, el Duración total el valor para cada tarea debe reflejar el número total de días entre sus respectivas fechas de inicio y finalización.
Creación de un diagrama de Gantt
Ahora que sus tareas están en su lugar, junto con sus fechas y duración correspondientes, es hora de crear un diagrama de Gantt.
- Seleccione todas las celdas dentro de la tabla de cálculo, incluidos los encabezados.
- Elegir la Insertar Opción en el menú Hojas de Google, ubicada en la parte superior de la pantalla directamente debajo del título de la hoja de trabajo. Cuando aparezca el menú desplegable, seleccione Gráfico.
- Aparecerá una nueva tabla, titulada Día de inicio y duración total . Seleccione este gráfico y arrástrelo de modo que su visualización se coloque debajo o lado a lado de las tablas que creó, en lugar de superponerlas.
- Además de su nueva tabla, la Editor gráfico La interfaz también estará visible en el lado derecho de la pantalla. Seleccionar Tipo de gráfico, encontrado hacia la parte superior de la DATOS lengüeta.
- Desplácese hasta la Bar Sección y elegir la opción del medio, Gráfico de barras apiladas. Notarás que el diseño de tu gráfico ha cambiado.
- Selecciona el PERSONALIZAR pestaña en el Editor gráfico .
- Elegir la Serie Sección para que se derrumba y muestra la configuración disponible.
- En el Aplicar para desplegable, seleccione Dia de inicio.
- Haga clic o toque el Color opción y elegir Ninguna.
- Ahora se crea su diagrama de Gantt, y puede ver las cifras individuales de Día de inicio y Duración total si se desplaza sobre sus respectivas áreas dentro del gráfico. También puede hacer cualquier otra modificación que desee a través de la Editor de gráficos - así como a través de las tablas que creamos, incluidas fechas, nombres de tareas, título, combinación de colores y más. Al hacer clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro del gráfico, también se abrirá el EDITAR menú, que contiene una serie de ajustes personalizables.
