Uno de los usos más comunes de una base de datos es generar correos masivos. Es posible que deba mantener una lista de correo de clientes, distribuir catálogos de cursos a los estudiantes o simplemente mantener su lista personal de tarjetas de felicitación navideñas. Sea cual sea su objetivo, Microsoft Access puede servir como un potente back-end para todos sus correos, permitiéndole mantener sus datos actualizados, rastrear los correos y enviar un correo solo a un subconjunto de destinatarios que cumplan ciertos criterios.
Sea cual sea su uso previsto de una base de datos de correo de Access, debe poder recuperar información de su base de datos e imprimirla fácilmente en etiquetas que se pueden aplicar a las piezas que desea colocar en el correo. En este tutorial, examinamos el proceso de creación de etiquetas de correo usando Microsoft Access usando el asistente de etiquetas integrado. Comenzamos con una base de datos que contiene los datos de dirección y lo guiaremos paso a paso a través del proceso de creación e impresión de sus etiquetas de correo.
Cómo crear una plantilla de etiqueta de correo
- Abra la base de datos de Access que contiene la información de dirección que desea incluir en sus etiquetas.
- Usando el panel de navegación, seleccione la tabla que contiene la información que desea incluir en sus etiquetas. Si no desea utilizar una tabla, también puede seleccionar un informe, consulta o formulario.
- En la pestaña Crear, haga clic en el botón Etiquetas en el grupo Informes.
- Cuando se abra el Asistente para etiquetas, seleccione el estilo de etiquetas que desea imprimir y haga clic en Siguiente.
- Elija el nombre de la fuente, el tamaño de la fuente, el peso de la fuente y el color del texto que desea que aparezca en sus etiquetas y haga clic en Siguiente.
- Con el botón>, coloque los campos que desea que aparezcan en la etiqueta en la etiqueta del prototipo. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente para continuar.
- Elija el campo de la base de datos en el que desea que se clasifique Access según. Después de seleccionar el campo apropiado, haga clic en Siguiente.
- Elija un nombre para su informe y haga clic en Finalizar.
- El informe de su etiqueta aparecerá en la pantalla. Obtenga una vista previa del informe para asegurarse de que es correcto. Cuando esté satisfecho, cargue su impresora con etiquetas e imprima el informe.
Consejos:
- Es posible que desee ordenar sus etiquetas por código postal para cumplir con las regulaciones de envío masivo postal. Si realiza la clasificación por código postal y / o ruta del proveedor, puede calificar para descuentos significativos de las tarifas de correo de primera clase estándar.
- Consulte el paquete de etiquetas para obtener instrucciones si tiene problemas para encontrar el formato de etiqueta adecuado. Si no hay instrucciones impresas en la caja de etiquetas, el sitio web del fabricante de la etiqueta puede proporcionar información útil.
- Si no puede encontrar una plantilla específica para sus etiquetas, puede encontrar una plantilla existente que tenga el mismo tamaño. Experimente con algunas de las opciones utilizando una sola "hoja de práctica" de etiquetas que ejecuta a través de la impresora varias veces para hacerlo bien. Como alternativa, puede simplemente fotocopiar una hoja de etiquetas en papel normal. Las líneas entre las etiquetas aún deben aparecer y luego puede hacer impresiones de prueba en esas hojas sin perder etiquetas caras.
