El correo electrónico ha reemplazado al correo postal para muchas comunicaciones comerciales y personales. Para enviar los mejores correos electrónicos, debe tener en cuenta algunas reglas. La policía de etiqueta de correo electrónico no lo perseguirá si no los sigue, pero son pautas que lo ayudan a evitar errores, como ofender a alguien cuando no quiere hacerlo, y malentendidos, como sentirse ofendido cuando no está destinado a hacerlo. .
Estas reglas básicas de la etiqueta de correo electrónico nos ayudan a todos a comunicarnos mejor por correo electrónico, y vale la pena conocerlas.
01 de 25Eche un segundo vistazo antes de enviar un mensaje
Escriba una vez, mire dos veces y evite los correos electrónicos embarazosos que tengan el texto incorrecto y que vayan al destinatario o destinatarios incorrectos. Asi que:
- Pausa un momento después de completar un correo electrónico.
- Mira los nombres de los destinatarios.
- Lea el mensaje de correo electrónico.
Solo entonces deberías elegirEnviar. Una onza de prevención vale una libra de cura.
En Gmail y algunos otros servicios de correo electrónico, puede habilitar una función de desvío que le da un par de segundos para deshacer el daño potencial incluso después de enviar un correo electrónico errante. Cuando no esté disponible, intente dejar el campo Para en blanco o ingresar su propia dirección de correo electrónico, por lo que se le recuerda que eche un vistazo final antes de enviar.
02 de 25No predeterminado para responder a todos
Si "Responder" es bueno, entonces "Responder a todos" debe ser mejor. ¿Es eso correcto, sin embargo?
Tenga en cuenta las bandejas de entrada de los destinatarios y no envíe su respuesta a las personas que no la necesitan.
03 de 25Mantenga los correos electrónicos cortos
No intimides a los destinatarios con demasiado texto. En su lugar, cree un mensaje corto y fácil de entender.
04 de 25Utilice la función de cotización con prudencia
¿Crees que citar texto original en tus respuestas de correo electrónico es mucho trabajo? No lo es A veces, es importante para la continuidad. Es posible que su destinatario no sepa a qué está respondiendo, pero si cita la parte del mensaje del remitente en su respuesta, su intención es clara.
En la mayoría de los casos, puede copiar la parte del correo electrónico del remitente y luego seleccionar "Pegar como cita" (o verborrea similar) en su respuesta. Si el mensaje del remitente fue largo, por lo general no es necesario que cites todo.
05 de 25Escribir líneas de asunto de correo electrónico efectivas
¿Cometes errores tontos en tus asuntos de correo electrónico? Resulta que la clave para que sus mensajes se lean, no es ser inteligente. En su lugar, concéntrese en dar el resultado final del mensaje o resuma el mensaje. No sea prolijo y deje de lado las palabras innecesarias. Si desea que el destinatario realice una acción, dígalo en la línea de asunto.
06 de 25Limpiar correos electrónicos antes de reenviarlos
Reenviar correos electrónicos es una excelente manera de compartir ideas, pero asegúrese de que la idea original no se pierda en la ofuscación. Está perfectamente bien usar una mano dura para editar partes de cadenas de correo electrónico que no se aplican al destinatario de reenvío, siempre que las partes eliminadas no cambien la intención del mensaje.
07 de 25Cuando tenga dudas, envíe un correo electrónico de texto simple, no HTML enriquecido
No todos pueden recibir sus correos electrónicos formateados. Algunos incluso pueden estar molestos. Para estar seguro en lugar de lamentarlo, envíe correos electrónicos de texto sin formato cuando tenga dudas. Esto es particularmente importante en un entorno empresarial, donde el tiempo puede ser limitado.
08 de 25No reenviar correos electrónicos falsos
Probablemente sospechas cuando ves un mensaje de correo electrónico demasiado sorprendente en tu bandeja de entrada. No cometa el error de reenviar por correo electrónico ninguna historia que no haya investigado y confirmado como verdadera.
09 de 25No propagar los virus
Asegúrese de que no está propagando gusanos y virus por correo electrónico o que actúe como un vehículo para propagar correo no deseado. Todo esto puede ser causado por correos maliciosos. Afortunadamente, hay protección: utilice software antivirus, manténgalo actualizado y analice archivos individuales de forma gratuita.
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Explique por qué se reenvía
Mejor comunicación hace mejores relaciones. Para reenviar correos electrónicos y enlaces de una manera que comparta información relevante y fomente los vínculos, explique en la parte superior del correo electrónico, por qué cree que el destinatario encontrará interesante la información que comparte.
11 de 25Que la gente sepa que su correo electrónico ha sido recibido
Los filtros de intervalo son adiciones bienvenidas a los servicios de correo electrónico, pero no son perfectos. De vez en cuando, van a atrapar un correo electrónico importante. Ahórrele a los demás esta inquietante preocupación y hágales saber que recibió su correo electrónico.
12 de 25Pregunte antes de enviar enormes archivos adjuntos
No obstruya los sistemas de correo electrónico enviando archivos adjuntos enormes o hágalo solo con permiso.
13 de 25Hablar sobre un tema por correo electrónico solamente
Haz que el mundo sea menos confuso. Trate de hablar de un tema por mensaje solamente. Para otro tema, comience un nuevo correo electrónico.
14 de 25La puntuación importa
Coma, dos puntos, guión y punto y coma: todos existen por una razón: Facilitan la comprensión del significado de una oración. No haga la vida más difícil y posiblemente menos interesante para los destinatarios de sus correos electrónicos. Preste atención a la puntuación.
15 de 25Utilice los acrónimos con moderación
DYK? No todos conocen todas las siglas, y estas abreviaturas no ahorran tanto tiempo de todos modos. Por lo tanto, utilice pocas siglas, si las hay, y solo si está seguro de que el destinatario conoce su significado. Es de mala educación hacer que alguien realice una búsqueda en algo en tu correo electrónico.
16 de 25Cambiar el tamaño de imágenes a proporciones prácticas para correos electrónicos
Cuando tus fotos se ven bien en tu correo electrónico, te ves bien. Mantenga sus imágenes de correo electrónico adjuntas no más grandes que la pantalla al redimensionarlas con estilo, en línea y gratis.
17 de 25Escribir en todas las gorras es gritar
No grites en tus correos a menos que quieras hacerlo. El texto establecido en todas las letras mayúsculas se interpreta como gritos y también es difícil de leer.
18 de 25Ten cuidado con la ironía en los correos electrónicos
¡No realmente! Lo digo en serio. ¡Honestamente!
Un medio que ofrece poco contexto, como el correo electrónico, no es adecuado para la ironía y el sarcasmo, incluso si conoce al destinatario.
19 de 25Coger los errores tipográficos imprimiendo sus correos electrónicos
Para correos electrónicos o cartas de amor importantes, formales e informativos, imprima el borrador antes de hacer clic.Enviar.
En una copia impresa y con un lápiz en la mano, a menudo puede encontrar errores tipográficos o comas mal colocadas, ni usted ni su corrector ortográfico atrapados. El trabajo / relación que ahorras puede ser el tuyo.
20 de 25Ajuste el reloj de su sistema
Asegúrese de no enviar mensajes desde 1981 o 3078.
21 de 25Cuando tengas dudas, termina los correos electrónicos con "Gracias"
Si no sabe cómo despedirse al final de un correo electrónico, hay una cosa que casi siempre será apropiada. Gracias.
22 de 25Dónde poner tu firma
Sin una línea que diga "firme aquí", ¿cómo decide dónde colocar su firma de correo electrónico? Colócalo justo debajo del final de tu texto.
23 de 25Se pregunta "¿Cómo poner eso por escrito?" Usa eso"
¿Ha notado cómo las personas que entiende perfectamente cuando las escuchan se vuelven crípticas y verbosas cuando comienzan a escribir?
No seas como ellos. Dígalo como es y dígalo de la misma manera que lo haría en una conversación cara a cara. Ahora no es el momento de impresionarlos con su dominio del idioma inglés. Ir corto y dulce.
24 de 25Comprimir archivos
Lo pequeño es hermoso, al menos cuando se trata de adjuntos de correo electrónico. Así que haz los archivos más pequeños antes de enviarlos por correo electrónico.
25 de 25Evite los mensajes de "yo también"
"Yo también" no es suficiente contenido para garantizar un correo electrónico. Esto es molesto. Espera hasta que tengas algo que agregar a la conversación para responder.
