Has puesto mucho trabajo en tu hoja de cálculo de Excel, no dejes que se escape porque olvidaste presionar el botón Guardar. Use estos consejos para mantener su trabajo seguro y guardado para la próxima vez que necesite ese archivo importante. O, si necesita compartir su trabajo, aprenda cómo hacerlo fácilmente con la función de guardar PDF.
Utilice Excel Guardar teclas de método abreviado
Además de guardar archivos de libro de trabajo utilizando la opción Guardar que se encuentra debajo de Menú Archivo o Guardar el icono en la Acceso rapido a la barra de herramientas, Excel tiene la opción de guardar usando las teclas de acceso directo en el teclado. La combinación de teclas para este atajo es:
Ctrl + S
Si el archivo se ha guardado anteriormente, el puntero del mouse cambiará a un icono de reloj de arena mientras se realiza el guardado. De lo contrario, si el libro de trabajo se guarda por primera vez, el Guardar como Se abrirá el cuadro de diálogo.
Primera vez guardar
Cuando se guarda un archivo por primera vez, se deben especificar dos datos en el Guardar como cuadro de diálogo, incluido el nombre del archivo y la ubicación donde se guardará.
Los nombres de archivo pueden contener hasta 255 caracteres, incluidos los espacios.
Guardar con frecuencia
Desde que usa el Ctrl + S El acceso directo es una forma tan fácil de guardar datos, es una buena idea guardarlos con frecuencia, al menos cada cinco minutos, para evitar la pérdida de datos en caso de que se produzca un fallo del equipo.
Pinning Guardar ubicaciones
Desde Excel 2013, ha sido posible fijar las ubicaciones guardadas de uso frecuente enGuardar como . Si lo hace, mantiene la ubicación fácilmente accesible en la parte superior de la lista de Carpetas recientes. No hay límite en el número de ubicaciones que se pueden anclar. Para fijar una ubicación de guardado:
- Haga clic enExpediente> Guardar como.
- En elGuardar como ventana, coloque el puntero del mouse en la ubicación deseada debajo deCarpetas recientes - en el extremo derecho de la pantalla, aparece una pequeña imagen horizontal de un alfiler para esa ubicación.
- Haga clic en elalfilerpara esa ubicación. La imagen cambia a la de una imagen vertical de un pin desplegable de empuje que indica que la ubicación ahora está anclada en la parte superior de la imagen. Carpetas recientes lista.
- Para desbloquear una ubicación, haga clic enimagen de pin de empuje verticalDe nuevo para cambiarlo de nuevo a un pin horizontal.
Guardar hojas de cálculo Excel como archivos PDF
Una de las características introducidas por primera vez en Excel 2010 fue la capacidad de convertir o guardar archivos de hojas de cálculo Excel en Formato PDF. Un archivo PDF (Formato de Documento Portátil) permite a otros ver documentos sin necesidad de que el programa original, como Excel, esté instalado en su computadora.
En su lugar, los usuarios pueden abrir el archivo con un programa de lector de PDF gratuito como Adobe Acrobat Reader. Un archivo PDF también le permite dejar que otros vean los datos de la hoja de cálculo sin darles la posibilidad de cambiarlos.
Guardar la hoja de cálculo activa en formato PDF
Al guardar un archivo en formato PDF, por defecto solo el actual o activo hoja de trabajo, que es la hoja de trabajo en pantalla, se guarda. Los pasos para guardar una hoja de cálculo de Excel en formato PDF utilizando ExcelGuardar como opción de tipo de archivo son:
- Haga clic en elExpedientepestaña de lacinta para ver las opciones de menú disponibles.
- Haga clic en el Guardar como Opción para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
- Elegir una ubicación para guardar el archivo bajo laGuardar en línea.
- Escriba un nombre para el archivo debajo deNombre del archivolínea en la parte inferior.
- Haga clic en la flecha hacia abajo al final de laGuardar como tipo línea.
- Desplácese por la lista para encontrar y haga clic en el PDF (* .pdf)Opción para que aparezca en elGuardar como tipo Línea del cuadro de diálogo.
- Hacer clicSalvarpara guardar el archivo en formato PDF y cerrar el cuadro de diálogo.
Guardar un libro de trabajo completo en formato PDF
Como se mencionó, el defectoGuardar como La opción solo guarda la hoja de trabajo actual en formato PDF. Siga estos pasos para guardar todo su libro de trabajo como un archivo PDF:
- Abre el Guardar como caja de diálogo.
- Abierto Mas opciones.
- Haga clic en elPDF (* .pdf) Opción para hacer que el botón Opciones aparezca en la línea Guardar como tipo del cuadro de diálogo.
- Haga clic en el botón para abrir elOpcionescaja de diálogo.
- Seleccionar Libro de trabajo completoen la sección Publicar qué.
- Hacer clicDE ACUERDOpara volver a laGuardar como caja de diálogo.
- Hacer clicSalvarpara guardar sus libros de trabajo en formato PDF y cerrar el cuadro de diálogo.
El botón Opciones solo se hace visible después de cambiar el tipo de archivo a PDF (* .pdf) en el cuadro de diálogo Guardar como. Le ofrece una serie de opciones con respecto a qué información y datos se guardan en formato PDF.
Guardar automáticamente en OneDrive
Si estas usando Microsoft Office 365, Excel guardará automáticamente su trabajo cuando seleccione el almacenamiento en la nube OneDrive de la compañía como su ubicación para guardar. La nueva función guarda su documento cada pocos segundos, eliminando la necesidad de que presione continuamente el botón Guardar o cualquier tecla de método abreviado respectiva. Este es un aspecto menos del que debe preocuparse cuando trabaja.
Para que la función de Autoguardar funcione, debe guardar sus documentos en una ubicación en su carpeta OneDrive. La función de guardado automático no funciona con ninguna otra ubicación en su PC o Mac.
Si tiene Office 365 y está guardando sus archivos en OneDrive, asegúrese de que Guardar automáticamente la función se habilita al marcar el interruptor en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel. Cuando esté habilitado, el interruptor dirá En. Para desactivar la función y guardar su trabajo manualmente, simplemente haga clic en el interruptor para cambiarlo a Apagado.
