Si bien la pérdida de datos afecta a todas las personas que usan una computadora, es especialmente problemática para quienes usan software de procesamiento de textos. Perder los documentos importantes por los que ha pasado tanto tiempo creando es frustrante, especialmente si es como la mayoría de los usuarios, quienes crean documentos directamente en la computadora y no tienen el beneficio de una copia manuscrita. En los foros en línea y en los departamentos de soporte técnico de bombardeos abundan las preguntas y los lamentos sobre la recuperación de archivos perdidos. La única manera segura de recuperar archivos perdidos es restaurarlos desde una copia de seguridad. Es por esto que un sistema para prevenir la pérdida de datos en primer lugar es muy importante. Aquí hay cinco maneras de mantener seguros sus documentos procesados por palabra.
Nunca almacene sus documentos en la misma unidad que su sistema operativo
Mientras que la mayoría de los procesadores de texto guardarán sus archivos en la Mis documentos Carpeta, este es el peor lugar para ellos. Ya sea un virus o una falla de software, la mayoría de los problemas de la computadora afectan el sistema operativo y, a menudo, la única solución es reformatear la unidad y reinstalar el sistema operativo. En tal caso, todo en la unidad se perderá.
Instalar un segundo disco duro en su computadora es una manera relativamente económica de solucionar este problema. Un segundo disco duro interno no se verá afectado si el sistema operativo está dañado, e incluso se puede instalar en otra computadora si necesita comprar uno nuevo; Además, se sorprenderá de lo fáciles que son para configurar. Si se muestra escéptico sobre la instalación de una segunda unidad interna, una unidad externa es una excelente opción. Se puede conectar una unidad externa a cualquier computadora en cualquier momento simplemente enchufándola a un puerto USB o Firewire. Muchas unidades externas también tienen el beneficio adicional de las copias de seguridad programadas o de un solo toque; simplemente especifica las carpetas y el calendario, y el software se encarga del resto.
Haga copias de seguridad de sus archivos con regularidad, sin importar dónde se almacenen
Simplemente almacenar sus archivos en una ubicación diferente a la de su sistema operativo no es suficiente; necesitas crear regular Copias de seguridad de sus archivos. Y seamos sinceros: incluso su copia de seguridad puede fallar: los DVD se rayan y los discos duros se rompen. Tiene sentido aumentar sus probabilidades de poder recuperar un archivo al tener una segunda copia de seguridad de él; Si los datos son realmente importantes, incluso podría pensar en almacenar una copia de seguridad en una bóveda a prueba de fuego.
Cuidado con los archivos adjuntos de correo electrónico
Incluso si está seguro de que no contienen virus, los archivos adjuntos de correo electrónico pueden hacer que pierda datos. Piénselo: si recibe un documento con el mismo nombre que el de su unidad y su software de correo electrónico está configurado para guardar archivos adjuntos en la misma ubicación, corre el riesgo de sobrescribir el archivo que ya está allí. Esto sucede a menudo cuando estás colaborando en un documento y los colegas envían actualizaciones por correo electrónico. Por lo tanto, asegúrese de configurar su programa de correo electrónico para guardar los archivos adjuntos en una ubicación única o, salvo esto, piénselo dos veces antes de guardar un archivo adjunto en su disco duro.
Cuidado con el error del usuario
No nos gusta admitirlo, pero a menudo diseñamos nuestros propios problemas. Aproveche las protecciones incluidas en su procesador de textos, como las funciones de versión y los cambios rastreados. Una forma común en que los usuarios pierden datos es cuando editan un documento y eliminan partes accidentalmente. Una vez que se guarda el documento, las partes que se cambian o eliminan se pierden a menos que haya habilitado las funciones que almacenarán los cambios por usted.
Si no quiere meterse con las funciones avanzadas, use la F12 antes de comenzar a trabajar para guardar el archivo con un nombre diferente. No está tan organizado como algunos de los otros métodos, pero es un truco útil, no obstante.
Ir a la nube
El almacenamiento de archivos y sus copias de seguridad en la nube, es decir, un servidor remoto, es cada vez más común. Ofrece muchas ventajas, como generosas asignaciones de espacio, facilidad de uso, acceso desde cualquier lugar y dispositivo, y confiabilidad. Los servicios de almacenamiento en la nube realizan copias de seguridad de sus propios servidores, por lo que hay una doble capa de protección para los archivos almacenados de esta manera. Por estas razones, el almacenamiento en la nube es cada vez más la mejor opción para la mayoría de las personas.
Hay varias opciones gratuitas principales:
- Google Drive ofrece 15 GB con cada cuenta de Google.
- Los usuarios de Mac obtienen 5 GB con iCloud, que está integrado en todos los dispositivos Apple.
- Microsoft proporciona 5BG de espacio con OneDrive, que viene con las cuentas de Office 365 y XBox.
Si tiene más que eso para almacenar, los servicios anteriores ofrecen opciones de pago, al igual que muchas otras compañías de almacenamiento en la nube.
Guarde copias de sus documentos
No es elegante y no le impedirá tener que escribir y formatear su documento nuevamente, pero mantener una copia impresa de un documento importante al menos garantizará que tenga el contenido del archivo, y eso es mejor que no tener nada en absoluto.
