Decidir qué paquete EDMS es el adecuado para el trabajo que realiza es la clave para implementar con éxito los procedimientos de administración de documentos en su oficina. Echemos un vistazo a los cinco paquetes más grandes que existen y analicemos sus ventajas y desventajas antes de comprar.
Colaboracion Vault
Autodesk Vault Collaboration viene en dos sabores: Vault para AEC y Vault para la fabricación. Dependiendo del tipo de trabajo que hagas, uno de estos definitivamente te dará todas las herramientas EDMS que necesitarás. Dado que Vault es un producto de Autodesk, puede estar seguro de que están completamente desarrollados y perfectamente integrados con el software de diseño de Autodesk adecuado. Cada programa tiene una funcionalidad ampliada si está utilizando verticales de AutoCAD como su paquete de diseño principal. Eso no significa que Vault se limite a trabajar con esos programas, no lo es. Vault también se integra con MicroStation y con toda la línea de productos de Microsoft Office, pero su verdadera fortaleza radica en qué tan bien se vincula con los distintos paquetes de diseño de Autodesk.
Mi equipo trabaja en el campo de Infraestructura y Civil 3D es nuestro principal software de diseño. Con eso en mente, estamos cambiando a toda nuestra firma de Meridian y a Vault AEC Collaboration debido a los beneficios adicionales que nos brinda al compartir datos entre archivos que ningún otro software EDMS puede proporcionar. Dado que Civil 3D crea toda su información de diseño (alineaciones, superficies, etc.) dentro de un solo dibujo, debe crear manualmente una referencia de datos para permitir que los usuarios compartan esos datos a través de archivos. Vault AEC ya tiene esa funcionalidad incorporada: cuando cierra un archivo dentro de Civil 3D, Vault interviene y le pregunta si desea compartir esa información de diseño con cada otro dibujo en el proyecto de Vault. Un clic de un botón y lo que antes era un proceso manual confuso se realiza de una manera consistente y eficiente.
Hay docenas de otras integraciones entre los productos de Vault y AutoCAD, como la vinculación automática al Administrador de conjuntos de hojas para que pueda generar conjuntos completos de dibujos en un solo paso y que sus bloques de títulos y portadas se actualicen automáticamente cuando cambie las propiedades del proyecto y agregue o elimine archivos. Vault es un paquete EDMS muy poderoso y personalizable y recibe mi más alta recomendación para cualquiera que use productos de Autodesk en forma regular.
Integración meridiana
Meridian Integration es un paquete EDMS muy poderoso que tiene algunas de las funciones de integración más avanzadas disponibles en el mercado. Meridian trabaja con casi cualquier paquete de software importante que tenga en su sistema y tiene una interfaz altamente desarrollada con todos los sistemas CAD principales que existen. Si bien no se enfoca en ninguna industria AEC en particular, Meridian tiene controles genéricos muy agradables para integrarse con sus paquetes estándar de AutoCAD, MicroStation y otros diseños. Para ir más allá de eso, Meridian ha dejado abierta una interfaz de usuario programable que puede usar para personalizar el programa para acceder a casi cualquier función dentro de esos sistemas CAD.
Esa escalabilidad es una de las fortalezas de Meridian; realmente puede adaptar el programa a su propio proceso de flujo de trabajo con solo un poco de programación. Si no tiene un programador en el personal, la mayoría de los revendedores ofrecen personalización a precios razonables. Hemos utilizado este programa en nuestra posición actual durante la mayor parte de una década y hemos logrado reunir algunas funciones de ahorro de tiempo real con una inversión mínima. La reubicación de proyectos, el trazado de lotes, las firmas electrónicas y media docena de otras personalizaciones nos han ahorrado miles de horas facturables.
La capacidad de Meridian para realizar un seguimiento de los cambios en un archivo, crear copias de seguridad y revisiones con un solo clic, y para ver los archivos de línea roja sin necesidad de abrir el dibujo real son herramientas fantásticas. Sin embargo, le advertiré que es un sistema complejo y que existe una curva de aprendizaje definida para que los usuarios se sientan cómodos con él. Meridian está muy centrado en Autodesk Inventor, pero es tan configurable que adaptarse a diferentes industrias no es un problema en absoluto. Sin embargo, cuando trabaja con Inventor, hace un trabajo maravilloso de crear catálogos de piezas, rastrear revisiones de componentes y crear archivos de visualización. Si Inventor es su programa de diseño principal, Meridian es definitivamente el paquete para usted.
Adepto
Adept de Synergis Software es un software de gestión de documentos de ingeniería con todas las funciones que tiene todos los procedimientos básicos estándar que probablemente encontrará en cualquier sistema EDMS avanzado. Permite la configuración completa de metadatos de los campos personalizados, el registro y la salida de documentos por parte de los usuarios, el control de versiones y las pistas de auditoría para realizar un seguimiento de quién hizo qué y cuándo, a todos sus archivos.
Adept se centra en gran medida en la industria manufacturera y se integra con programas como Inventor y SolidWorks, lo que significa que Adept tiene la capacidad de vincularse directamente con elementos de dibujo como atributos y nombres de bloque para generar partes y listas de materiales de forma automática. Adept también tiene un cliente integrado que se ejecuta dentro de cualquier software de AutoCAD para dar a los usuarios acceso directo a las estructuras de archivos del proyecto sin la necesidad de salir de AutoCAD. Del mismo modo, Adept tiene una integración idéntica en la línea de productos MicroStation de Bentley.
Debido a que se enfoca tanto en la fabricación, la integración de Adept con SolidWorks de los sistemas Dassault es uno de sus componentes más sólidos. Los usuarios pueden acceder a piezas y ensamblajes, realizar consultas de estado sobre ellos, incluso buscar en múltiples revisiones y actualizar automáticamente los componentes de su diseño a través del Panel de tareas de adeptos, que se ejecuta completamente dentro de SolidWorks.A través de ese panel, puede navegar a cualquier pieza o ensamblaje y desplazarse sobre él con el mouse para obtener información sobre herramientas que muestra el estado actual de cada pieza. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier archivo en la base de datos para abrirlo / editarlo sin necesidad de dejar su archivo abierto. Eso es un gran ahorro de tiempo: puede modificar partes de su diseño sobre la marcha e inmediatamente ver los cambios reflejados en sus planes generales sin necesidad de cerrar un archivo.
Lo único negativo de Adept es también su mayor positivo: realmente está destinado a la industria manufacturera. Si ese es tu mundo, entonces Adept puede ser el EDMS adecuado para ti. Sin embargo, si trabaja principalmente en cualquier otra industria de AEC, es posible que desee evitar este paquete y buscar algo que se adapte mejor a lo que hace.
AutoEDMS
AutoEDMS de ACS Software es un software de administración de documentos de ingeniería que puede atraer a empresas más pequeñas. AutoEDMS tiene los controles de enlace estándar de entrada / salida, flujo de trabajo, revisión y bloqueo de títulos que espera ver en cualquier paquete EDMS, pero más allá de eso, mantiene las cosas bastante simples. AutoEDMS no tiene el enlace avanzado de datos y piezas que muchos de sus competidores tienen, ni tiene las herramientas avanzadas de integración y personalización de los programas más grandes. Eso no es necesariamente algo malo. A veces, todo lo que necesita es una interfaz más simple, ¿por qué comprar un programa que le ofrezca más de lo que nunca usará?
AutoEDMS es más un sistema de gestión de documentos genérico, que permite el control básico de una base de datos central para almacenar y manipular sus archivos en lugar de centrarse en paquetes de diseño específicos de la industria. Se integra con AutoCAD, MicroStation, SolidWorks y otros productos similares, pero no ofrece el enlace de datos completamente extendido que hacen otros paquetes EDMS.
Si está buscando pasar a un EDMS por primera vez, esta puede ser una buena opción para usted. La interfaz más sencilla hará que su personal se sienta cómodo con los conceptos básicos de la gestión de documentos sin confundir el tema con docenas de funciones avanzadas que nunca puede necesitar. Comience con un software más pequeño, como este, y concédase a usted y a su personal, tiempo para sentirse cómodo en un entorno EDMS antes de pasar a un paquete más robusto que se especializa en su industria.
Central de control
Content Central de Ademero es más un paquete directo de administración de documentos que un sistema EDMS, pero dado que le permite almacenar y acceder a cualquier tipo de archivo utilizando su programa nativo, he decidido incluirlo aquí. Content Central es un sistema de administración de archivos extendido que le permite mantener todos y cada uno de los archivos dentro de una estructura de carpetas de proyecto definida y asignar información extendida a cada archivo dentro de esa estructura. Tiene características estándar de check-in / out y tiene herramientas para la denominación e indexación automática de archivos.
A diferencia de la mayoría de los otros paquetes de EDMS, Control Central también tiene una funcionalidad incorporada para escanear documentos y usar las funciones de reconocimiento automático para determinar qué son y dónde van dentro de su proyecto. Esa puede ser una característica muy buena para manejar facturas y contratos de consultores y clientes. Este programa también tiene un sistema muy bueno para monitorear aprobaciones y para compartir / colaborar en archivos con otros usuarios.
Desde el punto de vista de la ingeniería, este paquete es algo limitado. No tiene la integración que puede desear con su paquete de diseño y no tiene un complemento simple para acceder a la base de datos desde otro software. La mayor parte de su gestión de archivos se debe realizar directamente a través del cliente de Control Central, que simplemente inicia sus archivos en el programa que los creó cuando hace doble clic en ellos. Este software parece estar más centrado en un modelo de gestión de oficina genérico que en uno de ingeniería, pero tiene buenas características que pueden adoptarse para una empresa de AEC de tamaño pequeño a mediano.
