Una pregunta que a menudo me preguntan los clientes es qué formato deben usar para agregar documentos a su sitio web. En muchos casos, estos documentos se crearon en Microsoft Word, pero no todos tienen ese software. Por este motivo, y otros (tamaño del archivo, archivos editables, etc.), es probable que no desee agregar documentos orientados al cliente a su sitio web como un archivo de Word. En cambio, el formato de archivo que recomiendo es un PDF.
El formato PDF de Adobe, que significa Portable Document Format, es una excelente manera de agregar documentos a un sitio web. Esto es especialmente cierto si esos documentos deben imprimirse, o si pueden ser demasiado complejos, lo que hace que sea un desafío colocar el contenido apropiado para una página web. Un ejemplo común de esto serían los formularios médicos que deberían completarse antes de que llegue un nuevo paciente para una visita al consultorio.
Permitir que un paciente visite el sitio web para descargar e imprimir ese formulario antes de su visita es mucho más eficiente que pedirle a la oficina que envíe por correo una copia física del formulario a ese paciente, y usar un PDF que se imprime y completa a mano también a menudo es más conveniente que recopilar esa información a través de un formulario web debido a la posible naturaleza delicada de la información que se recopila (y los estrictos requisitos de seguridad que su sitio debe cumplir para recopilar esa información).
Este ejemplo de formulario médico es solo una de las razones para usar un PDF. Otros usos comunes que he visto incluyen:
- Detalle las actas de las reuniones de los miembros de la junta, donde desea que el contenido esté disponible para los lectores, pero no desea que sea fácilmente editable.
- Proporcione documentos más grandes, como manuales de empleados, que deban ser fácilmente imprimibles (y que no sean fácilmente editables).
- Muestra el trabajo impreso en la cartera de un diseñador.
En última instancia, agregar un PDF a un sitio web es increíblemente fácil de hacer. Echemos un vistazo a lo fácil que es incluir un archivo PDF en su sitio.
Paso 1 - Necesitas un PDF
El primer paso en este proceso es crear el PDF. Si bien puede comprar la versión profesional de Adobe Acrobat para crear estos documentos, también puede hacerlo desde muchas otras aplicaciones, como Microsoft Word, usando la funcionalidad "Imprimir" y seleccionando PDF como su opción.
Si eso no está disponible para usted, hay una serie de herramientas de conversión de PDF gratuitas disponibles en línea, incluyendo PDF Converter, Online2PDF, CutePDF y muchas más. Si bien tengo una versión completa de Acrobat, también he utilizado Bullzip PDF durante muchos años para crear documentos PDF según sea necesario en otros sistemas.
Una vez que tenga listo su archivo PDF, puede pasar al siguiente paso.
Paso 2 - Sube tu PDF
Deberá agregar su PDF a su entorno de alojamiento web. Si bien algunos sitios que utilizan un CMS pueden tener esta funcionalidad incorporada, en otros casos, simplemente utilizará un programa FTP estándar para agregar esos archivos a los directorios de su sitio web.
Si tiene muchos archivos PDF, es mejor guardarlos en un directorio separado de sus archivos HTML. Agregar estos archivos PDF a una carpeta con un nombre como "documentos" es una práctica bastante común. Esto hará que sea más fácil para futuras actualizaciones y para encontrar dónde están estos archivos (es la misma razón por la que los archivos gráficos de su sitio están dentro de una carpeta llamada "imágenes", etc.).
Paso 3 - Enlace a su PDF
Con el PDF (o PDF) ahora en su lugar, simplemente necesita vincularlos. Puede vincular su archivo PDF como lo haría con cualquier otro archivo; solo agregue una etiqueta de anclaje alrededor del texto o la imagen que desea vincular al PDF e ingrese la ruta del archivo. Por ejemplo, su enlace podría gustar esto:
Enlace de texto aquí
Consejos adicionales:
- En años pasados, muchos sitios se vincularían al sitio web de Acrobat Reader para ayudar a las personas que pueden no tener este software a descargarlo para que puedan ver su archivo. La realidad es que los navegadores web actuales mostrarán documentos PDF en línea. Esto significa que, de forma predeterminada, no los descargan en la computadora del usuario, sino que los muestran directamente en ese navegador. Debido a esto, hoy no es tan necesario incluir el enlace para descargar el software, pero si lo prefiere, no puede perjudicarlo (puede hacer que su sitio se sienta un poco anticuado, sin embargo).
- Use los archivos de Acrobat para los documentos que no quiere que las personas puedan editar al hacerlos PDF seguros. Recuerde, si alguien tiene una versión profesional del software, podría realizar modificaciones a menos que usted proteja el documento para que no permita esos cambios.
