Auto-Save y las versiones han sido parte de Mac OS desde el lanzamiento de OS X Lion. Estas dos características cambiaron fundamentalmente la forma en que trabaja con documentos en una Mac. En la mayoría de los casos, te liberan de tener que guardar manualmente un documento mientras trabajas en él; también le permiten regresar o comparar versiones anteriores de un documento.
Desafortunadamente, Apple no proporcionó mucha información sobre cómo usar estas nuevas funciones; Puede que ni siquiera los hayas notado. En esta guía, veremos cómo usar Auto-Save y Versions para administrar sus documentos y mejorar el flujo de trabajo.
Guardar automáticamente
Auto-Save es un servicio de todo el sistema que permite a las aplicaciones guardar automáticamente el documento en el que está trabajando; no es necesario emitir un comando de guardar. Auto-Save lo supervisa mientras trabaja en un documento. Cuando hace una pausa, guarda el documento. Si trabajas continuamente, Auto-Save realizará un guardado cada 5 minutos. Eso significa que no perderá más de 5 minutos de trabajo en caso de que ocurra algo inesperado, como un corte de energía o un gato que usa un atajo en el teclado.
Auto-Save no crea un nuevo documento cada vez que realiza un guardado. Si lo hiciera, podría quedarse sin espacio en el disco. En su lugar, Auto-Save solo guarda los cambios que realice entre cada punto de auto-guardar a tiempo.
El servicio de guardado automático se ofrece a cualquier aplicación basada en documentos que guarda archivos en la Mac. Aunque cualquier aplicación puede aprovechar el servicio, no es obligatorio que lo haga. Algunas aplicaciones de productividad importantes, como Microsoft Office, no usan Auto-Save; utilizan sus propias rutinas de gestión de archivos en su lugar.
Versiones
Las versiones funcionan junto con Auto-Save para proporcionar una manera de acceder y comparar las versiones anteriores de un documento en el que está trabajando. En el pasado, muchos de nosotros hicimos algo similar utilizando el comando Guardar como para guardar un documento con un nombre de archivo diferente, como el Informe mensual 1, el Informe mensual 2, etc. Esto nos permitió realizar cambios en un documento sin preocuparnos por perdiendo una versión posiblemente mejor de ella. Las versiones hacen algo similar automáticamente; le permite acceder y comparar cualquier versión de un documento que haya creado.
Las versiones crean una nueva versión de un documento cada vez que lo abres, cada hora que trabajas en él y cada vez que usas los comandos Guardar, Guardar versión, Duplicar, Bloquear o Guardar como. Auto-Save no crea nuevas versiones; se agrega a la versión actual. Esto significa que no puede usar Versiones para ver cómo se veía el documento hace 5 minutos, a menos que haya realizado uno de los eventos de activación enumerados anteriormente.
Usando Auto-Save y Versiones
La opción Guardar automáticamente y las versiones están activadas de forma predeterminada en OS X Lion y versiones posteriores. No puede desactivar las funciones, pero sí tiene control sobre cómo funcionan en documentos individuales.
Para los ejemplos de esta guía, usaremos la aplicación TextEdit, que se incluye con Mac OS y usa Auto-Save y Versions.
Antes de comenzar, es importante tener en cuenta que Apple realizó algunos cambios leves en la forma en que se accede a la información de las Versiones. En OS X Lion y Mountain Lion, se accede a la información de las Versiones desde el título de la ventana de una aplicación, también conocido como el ícono de proxy. Junto al nombre del documento hay un pequeño chevron que, al hacer clic, revela un menú que contiene las opciones de Versiones para el documento seleccionado.
En OS X Mavericks y más tarde, incluyendo el nuevo macOS, Apple movió la mayoría de los elementos del menú Versiones al menú Archivo de la aplicación, mientras dejaba la función de bloqueo de guardado automático dentro del título de la ventana del documento.
Exploraremos ambas variantes de versiones en el siguiente ejemplo:
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Lanzamiento TextEdit, situado en / Aplicaciones.
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Cuando TextEdit abre, seleccione Expediente, Nuevo para crear un nuevo documento.
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Escriba una o dos líneas de texto en el documento y luego seleccione Expediente, Salvar. Ingrese un nombre para el archivo y haga clic en Guardar.
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La ventana del documento ahora muestra el nombre del documento en el título de la ventana.
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Deje que el puntero del mouse se desplace sobre el nombre del documento en el título de la ventana. Aparecerá un pequeño chevron, que indica que el título es en realidad un menú desplegable. En algunas versiones posteriores de macOS, el chevron ya estará presente, pero se volverá más prominente cuando pases el mouse sobre él.
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Haga clic en el título del documento para ver los elementos de menú disponibles, que incluyen Bloquear, Duplicary Explorar todas las versiones en OS X Mountain Lion y anteriores y sólo el Bloquear y desbloquear Funcionan en OS X Mavericks y posteriores. Puede haber más elementos del menú, pero esos son los que nos interesan en este momento.
- Bloquear: Al hacer clic en el elemento Bloquear se bloqueará el documento, evitando que se produzcan cambios. No puede modificar o guardar un documento bloqueado sin primero desbloquearlo. El bloqueo de un documento no solo evita cambios involuntarios, sino que también le permite utilizar el documento como plantilla o como punto de partida para un nuevo documento. Hablaremos más sobre el uso de documentos como plantillas en un momento.
- Desbloquear: Esta opción solo aparece en el menú cuando un documento ha sido bloqueado. Haga clic en el elemento del menú Desbloquear para eliminar el bloqueo y permitir la edición completa.
- Duplicar: Ubicado en el menú desplegable del título del documento (OS X Lion y Mountain Lion), o en el menú Archivo de la aplicación (OS X Mavericks y versiones posteriores). Al hacer clic en el elemento de menú Duplicar se crea una nueva copia del documento y se coloca al lado del documento original. La creación de un duplicado le permite utilizar el documento original como una plantilla, o como un punto de partida para crear una versión completamente nueva.Si el documento original estaba bloqueado, el duplicado está desbloqueado, listo para que realice cambios. Cualquier cambio que realice en el duplicado no afectará al original. El duplicado es un documento nuevo, con su propio historial de guardado y versiones.
- Volver a último guardado (OS X Lion y Mountain Lion): Si esta opción está disponible, incluirá la hora y la fecha en que se guardó la última versión. Al seleccionar esta opción, se guardará el estado actual de su documento y luego se restaurará la última versión guardada.
- Volver a (OS X Mavericks y versiones posteriores): esta opción en la aplicación Expediente El menú le permite acceder a versiones anteriores del documento actual. Ver Explorar todas las versiones, a continuación, para más detalles.
- Explorar todas las versiones: Cuando selecciona este elemento del menú, la pantalla cambia para mostrarle una vista similar a Time Machine de todas las versiones del documento. La versión actual se muestra a la izquierda; Todas las demás versiones se muestran a la derecha. Puede seleccionar una versión y compararla con el documento actual. La hora y la fecha de cada versión se muestran en el control deslizante de la línea de tiempo a la derecha, y justo debajo del documento de la parte frontal. Al hacer clic en Listo, volverá al documento actual; Al hacer clic en Restaurar, volverá a la versión seleccionada.
Al utilizar las funciones de Guardado automático y Versiones, puede trabajar con documentos sin preocuparse por cambiar accidentalmente un documento, olvidarse de guardarlo o sufrir un corte de energía.
Un último consejo
Al utilizar la opción Examinar todas las versiones, puede copiar un elemento de cualquiera de las versiones con el comando de copia estándar. Simplemente haga clic y arrastre para seleccionar el texto deseado, luego haga clic derecho y seleccione Copiar en el menú emergente. Cuando regrese a la ventana de edición estándar, puede pegar el contenido en la ubicación de destino.
