La mayoría de las empresas están familiarizadas con lo que se puede hacer en Microsoft Word y Excel, pero entender lo que Microsoft Access puede hacer es un poco más difícil de comprender. La idea de crear bases de datos y tratar de mantenerlas parece un uso innecesario de recursos; sin embargo, para las pequeñas empresas, este programa puede proporcionar varias ventajas distintas, particularmente cuando se trata de administrar el crecimiento y la organización. Proporciona una forma mucho más sólida para que las pequeñas empresas rastreen datos y proyectos que Excel o Word.
El acceso puede tardar más en aprender que las aplicaciones de Microsoft más utilizadas, pero también tiene el mayor valor agregado para el seguimiento de proyectos, presupuestos y crecimiento. Todos los datos necesarios para ejecutar una pequeña empresa con fines de comparación y análisis se mantienen en un solo programa, lo que facilita la ejecución de informes y cuadros que en la mayoría de los otros programas. Microsoft ofrece una serie de plantillas para simplificar el proceso de aprendizaje, y los usuarios pueden personalizar las plantillas a medida que avanzan. Comprender los fundamentos de Microsoft Access puede ayudar a las pequeñas empresas a ver todo su valor en sus operaciones diarias.
Bono: si ya está utilizando una hoja de cálculo, es fácil convertir su hoja de cálculo de Excel en una base de datos de Access.
Mantener información del cliente
Una base de datos de Microsoft Access permite a una empresa realizar un seguimiento de toda la información necesaria para cada cliente o cliente, incluidas direcciones, información de pedidos, facturas y pagos. Mientras la base de datos esté almacenada en una red a la que todos los empleados puedan acceder y actualizar, la información puede mantenerse actualizada. Debido a que la información del cliente es crítica para todas las pequeñas empresas, la base de datos puede (y debería) estar protegida. Agregar formularios a la base de datos ayuda a las pequeñas empresas a garantizar que los empleados ingresen los datos de manera consistente.
A medida que los usuarios se familiarizan con el programa, se pueden agregar componentes más elaborados, como la asignación a direcciones de clientes. Esto permite a los empleados verificar direcciones para nuevos clientes o planificar rutas para entregas. También permite a las empresas crear facturas, enviar correos electrónicos y correo regular, y hacer un seguimiento de cuándo y cómo se pagaron las facturas. Actualizar y almacenar los datos del cliente en Access es más confiable que una hoja de cálculo o un documento de Word, y agiliza la administración de esa información.
Seguimiento de datos financieros
Muchas empresas compran software específicamente para el seguimiento de las finanzas, pero para una pequeña empresa, puede ser una exageración; además, tiende a crear trabajo extra. Las facturas no solo se pueden crear y rastrear en una base de datos de Access, sino que también se pueden registrar todos los gastos y transacciones comerciales. Para las empresas que cuentan con la suite completa de Microsoft Office, incluidas Outlook y Access, los recordatorios de pago en Outlook se pueden vincular a la base de datos. Cuando aparece el recordatorio, los usuarios pueden realizar los pagos necesarios, ingresar los datos en Access y luego cerrar el recordatorio.
Puede ser necesario comprar software más sofisticado a medida que el negocio crezca, y esos negocios tienen una ventaja si todos sus datos financieros se almacenan en Access. Muchos otros programas pueden acomodar los datos exportados desde Access, lo que facilita la migración de la información cuando llega el momento.
Gestión de Marketing y Ventas
Una de las formas menos utilizadas pero más poderosas de usar Access es monitorear la información de marketing y ventas. Con la información del cliente existente ya almacenada en la base de datos, es fácil enviar correos electrónicos, volantes, cupones y correo regular a aquellos que puedan estar interesados en ventas u ofertas especiales. Las pequeñas empresas pueden rastrear cuántos de sus clientes existentes responden después de las campañas de marketing.
Para clientes nuevos, se pueden crear y monitorear campañas completas desde una única ubicación. Esto hace que sea más fácil para los empleados ver lo que ya se ha completado, lo que queda por hacer y qué seguimientos son necesarios.
Seguimiento de producción e inventario
Al igual que el seguimiento de clientes, el seguimiento de datos en el inventario, los recursos y el stock es crítico para cualquier negocio. El acceso facilita la introducción de datos sobre los envíos a los almacenes y saber cuándo es el momento de pedir más de un producto en particular. Esto es especialmente importante para los fabricantes que requieren una cantidad de recursos diferentes para completar un producto, como partes de aviones o ingredientes farmacéuticos.
Incluso las industrias de servicios tienen que mantener un inventario, y tener toda esa información en un solo lugar hace que sea más fácil ver qué computadora está asignada a qué empleado o determinar cuándo se debe actualizar el equipo de oficina. Ya sea que rastreen vehículos, dispositivos móviles, números de serie, información de registro, registros de usuarios o vidas útiles de hardware, las pequeñas empresas pueden rastrear su hardware más fácilmente en Access.
Más allá del hardware, las empresas deben poder realizar un seguimiento del software. Desde el registro y la cantidad de computadoras permitidas para usar el software hasta la información de la versión y el usuario, las empresas deben poder extraer información de forma rápida y precisa sobre sus configuraciones actuales.
Ejecución de informes y análisis
Quizás el aspecto más poderoso de Access es la capacidad del usuario para generar informes y gráficos a partir de todos los datos. La capacidad de compilar todo lo almacenado en las diferentes bases de datos es lo que hace que Microsoft Access sea una fuente inagotable para pequeñas empresas. Un usuario puede generar rápidamente un informe que compara los costos de los recursos con los precios actuales, crear un gráfico que ilustre cuánto hay en stock para una próxima campaña de marketing o realizar un análisis que identifique qué clientes están atrasados en los pagos.Con un poco de conocimiento adicional sobre las consultas, las pequeñas empresas pueden tomar el control de cómo ven los datos.
Aún más importante, Microsoft Access puede estar vinculado a otros productos de Microsoft. Las pequeñas empresas pueden revisar un informe, buscar datos de clientes y generar facturas en Word. Una combinación de correspondencia puede crear cartas de correo regular mientras que el usuario genera simultáneamente un correo electrónico en Outlook. Los datos se pueden exportar a Excel para una visión más detallada de los detalles y, desde allí, se pueden enviar a PowerPoint para una presentación. La integración con todos los demás productos de Microsoft es quizás la mejor razón para usar Access para centralizar toda la información de una empresa.
