La presentación de informes de gastos se ubica a la altura de los canales de raíz en mi escala de diversión. A pesar de que mi empresa legítimamente me debe una buena cantidad de dinero, casi siempre temo tener que presentar esos informes.
Esto probablemente tiene sus raíces en mi primer trabajo fuera de la universidad, cuando le pedí a mi jefe alguna orientación sobre qué gastos eran apropiados para un próximo viaje de negocios. Ella simplemente dijo: "Usa tu mejor juicio".
Um, gracias. Dado que nunca había estado en un viaje de negocios, tuve la sensación de que mi mejor juicio probablemente difería del de ella.
Pero, creo que ese era el punto. Cuando me convertí en gerente y mis empleados me hicieron la misma pregunta, me encontré dando la misma respuesta imprecisa. Quería poner a prueba a mi personal para ver cómo se manejaban sin supervisión: si una noche se volvían locos y gastaban cientos de dólares en alcohol, podría cuestionar sus habilidades para tomar decisiones (y sí, también podría pasarlos por alto por una promoción en lugar de la persona que manejó el desafío con sensatez).
La moraleja de la historia? Cuando su jefe dice "Use su mejor criterio" al gastar el centavo de la compañía, lo dice en serio. La forma en que maneje sus gastos dirá mucho sobre usted como empleado, y también puede afectar su reputación con su jefe.
Afortunadamente, he desarrollado algunos trucos a lo largo de los años, y estos son útiles para ayudarme a mantener el control cuando estoy acumulando recibos.
Mira y aprende
La mejor manera de evaluar cuánto debería gastar es observar a sus colegas más experimentados. Lo más probable es que comas, bebas y te quedes en los mismos lugares, por lo que tendrás muchas oportunidades de detenerte y ver qué hacen primero.
Aquí hay un ejemplo: cuando usted y sus colegas salgan a cenar, deje que todos los demás ordenen primero y presten atención al costo del pedido de cada persona. Cuando sea tu turno, asegúrate de que tu elección sea la menos costosa, o en el mismo rango que los pedidos de menor precio en el grupo. No, solo porque su jefe ordene filet mignon, no necesariamente significa que deba hacer lo mismo. Pero cuando los viajeros veteranos ordenan ensaladas Cobb, siguen su ejemplo y su jefe nunca cuestionará el costo de su comida.
¿Y qué pasa si no habrá nadie más en tu viaje? Intenta investigar un poco de antemano. Pregúntele a otros colegas cosas como "Me dirijo a Chicago. ¿Puede sugerirme algunos lugares para comer?". Descubra dónde suele frecuentar el resto del equipo, y tendrá algunos lugares que es seguro gastar.
No seas codicioso
Esto probablemente parece obvio, pero puedo decirle por experiencia que es fácil sentir que puede vivir un poco cuando su oficina lo lleva volando, pagando su hotel y enviándolo a cenas elegantes con clientes. Y, aunque puede ver a sus otras personas viviendo porque saben que alguien más va a pagar la cuenta, es una mejor apuesta para mantener sus gastos al mínimo siempre que sea posible.
Regla general: si no lo compraría con su propio dinero, no lo gaste. ¿Una copa de vino con la cena? Multa. ¿Una copa de vino, más tres cócteles, un par de aplicaciones y postre? La "necesidad" de eso no será fácil de justificar.
No seas barato
Parece razonable que no debas gastar de más en el centavo de la compañía, pero ¿qué pasa con los artículos menos costosos? ¿Puede gastar su café con leche y bagel por la mañana cuando viaja por trabajo? Técnicamente, seguro, puede pedirle a su compañía que le reembolse los $ 4.67 que pagó por un pequeño café y bagel, pero le garantizo que no ganará ningún punto cuando su jefe vea esto en su informe detallado.
Por ejemplo, un empleado presentó un informe de gastos por una tarifa de estacionamiento de $ 1 de una reunión de clientes. ¿Me estás tomando el pelo? Le devolví su dólar, pero desde entonces siempre sentí que estaba tratando de desplumar a la compañía por todo lo que podía.
Sí, su empresa debe pagar los gastos razonables cuando está fuera y representando a la empresa, pero reducir sus gastos de forma nítida lo hará parecer poco profesional e inmaduro, por no mencionar mezquino. Aquí hay una buena prueba: si es algo que normalmente compra en un día normal de trabajo, no lo gaste (pero guarde sus recibos, en caso de que su jefe se ofrezca a pagar las pequeñas cosas también).
Siempre solicite recibos
En esa nota, además de mantener sus gastos dentro de límites razonables, mantener sus recibos es lo más importante que debe recordar cuando está en una tarea fuera de la oficina. Ni siquiera puedo contar cuántas veces he tenido empleados que envían informes de gastos sin ninguna evidencia de los gastos. No importa cuánto piense que su jefe confía en usted, ella no puede simplemente creer que usted gastó $ 256 en su último viaje de negocios.
Cuando le pregunté a una empleada por qué no incluía sus recibos por un gasto relativamente pequeño, uno que hubiera aprobado totalmente, admitió que estaba preocupada de que no pudiera aprobar el artículo, por lo que simplemente "olvidó" pedir un recibo. Ella tenía razón: no lo aprobé. Pero no porque me opuse a la compra, porque no tenía evidencia de que realmente sucedió.
Consejo rápido: deslice el sobre estacionario del hotel desde su habitación y guárdelo en su bolso o maletín. Envuelva una billetera grande alrededor de su billetera para recordarle que solicite el recibo y luego deje caer ese recibo en el sobre tan pronto como lo reciba. Y si hay algo inusual en el gasto, escríbalo en el reverso antes de archivarlo.
Cada compañía y cada jefe tienen un enfoque diferente para manejar los gastos, lo que significa que no hay una regla estricta que se aplique a cada situación. Pero, respete estas pautas, y su jefe nunca tendrá una razón para cuestionar su mejor juicio.
