Desafortunadamente, sus listas de tareas no se reducirán a cero hasta el día de su muerte. Entonces, si ha estado pensando que solo alcanzará el nirvana de productividad cuando sus listas estén vacías y su calendario sea un lienzo abierto, bueno, eso no es probable que suceda, al menos mientras tenga un trabajo, una familia, amigos y una vida para administrar.
Si eres como la mayoría de las personas, tienes listas bastante grandes de cosas que hacer, junto con una inundación casi constante de nuevas tareas pendientes y una sensación abrumadora de que todo debe hacerse ahora .
Muchas personas tratan de abordar su montaña de tareas personales clasificándolas por prioridad y comenzando desde la cima. Parece lógico, pero en realidad lo tienen al revés. En realidad, antes de pensar en las prioridades, hay tres factores que debe tener en cuenta, ya que cada uno de ellos realmente limita sus opciones sobre lo que debe (e incluso puede) hacer a continuación.
Por lo tanto, si se siente abrumado y no está seguro de por dónde comenzar, ponga a un lado sus listas de “máxima prioridad”, considere estos tres factores y utilícelos para ayudarlo a clasificar su exceso de opciones en un conjunto más manejable de opciones
Limitación # 1: contexto
Si no está en el lugar correcto, no tiene la herramienta adecuada o no se encuentra frente a la persona adecuada para tomar una acción, no puede hacerlo. Piénselo: ¿alguna vez estuvo en el trabajo, en una reunión y de repente recuerda que necesita comprar champú? A menos que salgas de esa reunión, "comprar champú" no está sucediendo en ese momento. Pertenece a una lista llamada "Diligencias" para cuando estás fuera de casa. (A menos que sea como mi esposo, que piensa que la vida del champú puede extenderse eternamente disparándole agua y diluyéndolo cuando esté casi vacío).
El contexto siempre será tu primera limitación. Ciertamente, puede cambiar su contexto, para llegar al lugar, la herramienta o la persona adecuados para tomar la acción que se le ocurrió. Pero a menos que lo haga, sus opciones están limitadas por ese factor primero.
El método Obteniendo las cosas de David Allen sugiere que primero ordene su lista de tareas por contexto, como @Computer, @Home, @Errands. Esto ahorra tiempo al evitar que trabajes con decisiones que ni siquiera puedes tomar, porque no estás en el contexto correcto.
Limitación # 2: Tiempo disponible
El segundo factor que entra en juego es cuánto tiempo tienes. Si tiene un gran proyecto en el que trabajar, pero necesita regresar a su próxima reunión o recoger a sus hijos en 10 minutos, probablemente no sea un buen uso de su esfuerzo comenzarlo. Puede que te lleve tanto tiempo entrar en el ritmo antes de que tengas que desenganchar.
Entonces, cuando el tiempo es un factor, busque opciones que coincidan con su tiempo disponible. Tal vez en esos 10 minutos, lo mejor no es que revises tu bandeja de entrada y leas a medias un montón de correos electrónicos que tendrás que volver a leer de todos modos. Tal vez, en cambio, se beneficiará más al salir y respirar aire fresco, o al hacer esa llamada rápida donde sabe que recibirá el correo de voz de alguien.
Limitación # 3: Recursos
El tercer factor a considerar es cómo es tu energía. No sé sobre ti, pero el viernes por la tarde después de una semana de trabajo larga y ocupada, no es el momento de sumergirte en algo que requiera mucho ancho de banda mental. En cambio, tomo decisiones que coinciden con mi energía mental y física. No quiero decir que no haya momentos en los que necesite "levantarme" y entrar allí de todos modos, pero me gusta ser consciente de lo que elijo y combinar eso cuando creo que voy a dar lo mejor de mí mismo, siempre que sea Puedo.
Tirando de las prioridades
Al principio dijimos que dejáramos de lado la "prioridad", pero ahora, aquí es donde vuelve. Si bien el contexto, la disponibilidad de tiempo y los recursos limitarán sus opciones sobre las tareas pendientes que debe abordar a continuación, todavía no suelen ser suficientes para ayudarlo a decidir cuál le brindará el mayor valor. Aquí es donde brilla la prioridad: se convierte en su estrategia.
Si está pensando que decidir con base en la prioridad significa que necesita tener su vida y su trabajo "todo resuelto", se lo haré más fácil. Solo necesita saber con qué se ha comprometido, completamente. Primero, capture en listas todo lo que haya hecho, podría, podría o debería hacer, personal y profesionalmente, de modo que confíe en que está tomando una decisión contra el inventario completo de lo que se ha comprometido.
Luego, haga estas dos preguntas prioritarias simples:
A menudo, se dará cuenta de que la mitad de los proyectos y tareas que asumió no se pueden realizar de manera realista en el tiempo que tiene, ni hay valor en asumirlos ahora, o poco riesgo de estacionarlos en el futuro. Este tipo de cosas van en la lista de "Algún día tal vez" para mí. No he renunciado a la idea, solo digo, "no ahora".
Intente hacer esas dos preguntas en el próximo correo electrónico que reciba que le pida que haga algo. O el siguiente libro que te dices a ti mismo que deberías leer. O la próxima reunión a la que se te pide que asistas. Podría ayudarlo a analizar sus elecciones con más tranquilidad, sabiendo que solo puede hacer mucho y que está tomando las mejores decisiones que puede.
