Sé que hay un millón y una formas diferentes de administrar sus tareas diarias utilizando la tecnología. Y aunque generalmente aprecio mucho las soluciones digitales, siempre he sido alguien que gestiona mi lista de tareas con lápiz y papel viejos y buenos. No solo me ayuda a ser realmente eficiente durante mis ocupados días de escuela de negocios, priorizar mis tareas y trabajar incluso cuando no tengo datos de la celda, sino que literalmente no hay nada más satisfactorio que cruzar una tarea completada de un lista de tareas.
Si ha tenido problemas para encontrar un sistema de organización que funcione para usted, o simplemente desea deshacerse del desorden digital y volver a lo básico, ¡le recomiendo probar este método! Aquí te explicamos cómo hacerlo.
1. Obtenga un planificador de copias impresas real
Obviamente, el primer paso para hacer esto es obtener las herramientas que funcionan para usted. Es importante utilizar un planificador de copias impresas que coincida con su estilo organizacional y de trabajo. Por ejemplo, uso planificadores Poppin porque muestran un horario semanal a la izquierda y papel rayado a la derecha, caben en mi bolso y son bastante baratos.
Me gusta ver toda la semana en una página, pero si te gusta un tipo diferente de vista, visita Moleskine, que tiene una gran cantidad de formatos diferentes o, si también quieres obtener una analogía con tus compras, dirígete a tu tienda local. Barnes & Noble y navegue a través de su gran selección hasta que encuentre el ajuste correcto.
2. Enumere todos sus compromisos principales para la semana
Siempre comienzo enumerando todas las obligaciones principales que tengo en mi horario semanal, solo para poder tener una idea de lo que necesitaré para planificar. Me gusta incluir tareas y eventos personales y profesionales para realmente tener una imagen completa de la semana.
Por ejemplo, si tengo que prepararme para una gran reunión el miércoles pero tengo que dejar de trabajar a las 6 de la tarde del martes para asistir a una cena de cumpleaños, entonces sabré que probablemente tendré que trabajar hasta tarde el lunes.
3. Escriba y priorice sus tareas
Una vez que he comenzado a completar el calendario con mis principales compromisos, divido el lado de papel de mi agenda en cuatro cuadros, el cuadro superior derecho representa tareas importantes / no urgentes, el superior izquierdo representa tareas importantes / urgentes, y las dos casillas inferiores representan tareas sin importancia / no urgentes y sin importancia / urgentes.
Luego, escribo todas las tareas que necesito completar durante la semana, asegurándome de enumerarlas en su casilla correspondiente. Por ejemplo, "pagar factura de tarjeta de crédito" siempre va en la casilla importante / urgente, mientras que "comprar abrigo de invierno" es importante / no urgente.
Esto funciona como un sistema de priorización integrado, porque me obliga a identificar en qué necesito trabajar y cuándo.
También es crucial para señalar las tareas que no son importantes / urgentes, que a menudo priorizaré por encima de los elementos importantes a largo plazo si no tengo cuidado. Por ejemplo, estoy trabajando en tres trabajos de investigación a largo plazo este semestre, que nunca parecen tan apremiantes como algo que se entregará mañana y podrían perderse fácilmente en el ruido de una lista completa de tareas pendientes. Este sistema de priorización me obliga a reconocer que trabajar en los documentos es importante y comenzar a escribirlos con anticipación.
4. Haga un horario diario (e incluya el tiempo de inactividad)
Toda esta planificación semanal es agradable, pero ¿cómo me ayuda a descubrir qué hacer realmente en un día determinado? Todas las mañanas, saco un trozo de papel en blanco (uso papel de impresora blanco, pero también puedes obtener un cuaderno si quieres clasificar un poco el proceso) y hacer tres cosas.
Primero, escribo las horas del día de 8 AM a 11 PM en incrementos de 30 minutos y organizo cualquier reunión, clase y compromiso personal que tenga. Luego, miro mi agenda semanal y saco las tareas que quiero completar ese día, tratando de asegurarme de sacar al menos un elemento de cada una de mis cuatro cajas. Finalmente, inserto todas las tareas en mi calendario, completando el tiempo alrededor de las reuniones.
Dado que las tareas generalmente tardan más en completarse en la práctica, mi regla general es presupuestar 1.5 veces la cantidad de tiempo que creo que necesitaré, solo para asegurarme de que puedo acomodar todo. temprano en la noche y una hora para ir al gimnasio, ¡ambos necesitan mantener mi cordura!
5. Cruzar las cosas
Esta es mi parte favorita del proceso: tachar tareas cuando las termino. Me encanta usar bolígrafos de colores, solo para hacer las cosas un poco más divertidas. Por lo general, llevo un registro de mi horario diario y luego tacho todos los elementos de mi lista de tareas semanales al final de cada día.
6. Llevar artículos incompletos
Al final de la semana, es importante asegurarse de que los artículos sin terminar se trasladen a las próximas semanas para que no se escapen. El domingo por la noche, generalmente me siento con un bolígrafo rojo y tacho los elementos incompletos de uno en uno mientras decido si los "cancelo" o los adelanto a las próximas semanas. Una de las bellezas de un planificador de papel es que realmente puedes impulsar tareas para las que no tienes tiempo, porque puedes escribirlas donde quieras; en realidad, acabo de mudar mi línea de "compras navideñas" a la primera semana de diciembre porque Sé que no tendré tiempo hasta entonces.
Sé que este proceso puede sonar complicado, pero dedicar solo 20 minutos por día a la planificación puede ayudarlo a ahorrar horas. Sé que soy especialmente propenso a perder bloques cortos (por ejemplo, 30 minutos entre clases) si no he pensado qué quiero hacer, pero si ya he hecho mi horario, entonces no tengo que pensarlo dos veces sobre lo que se supone que debo hacer con mi tiempo.
Espero que esto te ayude a deshacerte de la fatiga de la decisión y a hacer más cosas.
