Si actualmente está empleado, y es humano, entonces conoce el gran diluvio de correo electrónico. Obtiene más de lo que puede responder cada día y, a menudo, le impide hacer su "trabajo real". Pero en este mundo moderno, estar en la cima de su bandeja de entrada es imprescindible si va a impresionar a su jefe y salir adelante.
Ahora, muchas personas juzgan qué tan bien manejan el correo electrónico por la cantidad de correos electrónicos que utilizan. "Pasé tres horas esta tarde y respondí 120 correos electrónicos" es motivo de celebración y alarde de derechos en la mayoría de las oficinas. Pero en la mayoría de los casos, eso es un gran error.
La verdad es que hay tres tipos de correos electrónicos:
Cuando se enfrentan a un bloque de tiempo para atacar sus bandejas de entrada, la mayoría de las personas comienzan con los quickies. Es satisfactorio sacarlos del camino, la cantidad total de correos electrónicos en su bandeja de entrada disminuye mucho más, y no requieren demasiada capacidad intelectual.
Pero en realidad deberías tomar el enfoque opuesto. Es la vieja metáfora de rocas, guijarros y arena: imagina que te dan un frasco de vidrio que representa tu tiempo, así como rocas, guijarros y arena. La única forma de obtenerlo todo es comenzar con las cosas más grandes: tus rocas. Si primero llena su frasco con arena, nunca encajará todo.
En términos de correo electrónico, asegúrate de no llenar el frasco con arena respondiendo primero correos electrónicos rápidos y fáciles, nunca llegarás a los grandes e importantes. En cambio, cuando se enfrenta a un bloque de tiempo de dos horas, siempre debe comenzar con correos electrónicos que requieran 30 minutos o más, y obtener al menos uno o dos de esos antes de hacerlo más rápido. Por otro lado, si solo tiene 15 minutos antes de su próxima reunión, ese es el momento perfecto para recibir correos electrónicos rápidos.
La forma más fácil de implementar esta estrategia sin problemas en su vida diaria es agregar dos etiquetas (o filtros en Gmail): "respuesta rápida" y "requiere tiempo focalizado". Por lo tanto, cualquier correo electrónico no etiquetado entraría en la categoría media, lo que requeriría de cinco a 30 minutos.
Cuando sepa que tiene un bloque sólido de tiempo ininterrumpido, comience abriendo su carpeta de tiempo enfocada y decida cuáles necesita más abordar. Reconocer cuán raros son esos grandes bloques de tiempo es la clave del éxito: cuando tenga uno, ¡aproveche al máximo! Y la próxima vez que tenga un par de minutos libres mientras espera el autobús o hace cola para tomar un café, abra su carpeta de "respuesta rápida" en lugar de revisar Instagram.
