Como todos ustedes probablemente ya saben, soy un gran geek de correo electrónico. Ya sea que desee saber cómo organizar su bandeja de entrada, limpiarla durante el fin de semana o hacer una limpieza de primavera completa, soy su chica. Pero hay una cosa de la que aún no hemos hablado: cómo tratar los correos electrónicos individuales a medida que ingresan.
Aquí está la primicia. La mejor manera de tomar el control de su bandeja de entrada es tomar una decisión sobre qué hacer con cada correo electrónico la primera vez que lo ve, en lugar de solo mirarlo y prometer tratarlo más tarde. Esto tiene dos beneficios: se asegura de que su bandeja de entrada no se convierta en un desorden desordenado en primer lugar, y le ahorra tiempo al no tener que mirar el mismo correo electrónico más de una vez.
Suena difícil, pero no lo es, solo requiere un poco de planificación y algunas preguntas simples. Empecemos.
Elige un tiempo
Primero, a menos que su trabajo requiera que responda de inmediato a los correos electrónicos, le recomiendo que revise todo su correo nuevo a unas pocas horas cada día. Esta hora puede ser diferente todos los días, solo tiene que ser intencional: por ejemplo, hoy apartaré de 9 a 10 de la mañana para revisar mi bandeja de entrada, luego volveré a verla de 4 a 5. Mientras tanto, buscaré correos electrónicos importantes pero ignoraré el resto.
Sé que esto es difícil de hacer (y sí, ¡se me conoce por hacer clic en un GIF que circula!), Pero si se apega a este horario, descubrirá que revisar su bandeja de entrada es mucho menos abrumador. Sin mencionar que tendrás mucho tiempo para llegar a un trabajo real.
Pregúntate esto
El siguiente paso es revisar su bandeja de entrada, leer cada correo electrónico uno por uno y hacerse esta lista rápida de preguntas para cada mensaje:
1. ¿Necesitaba recibir este correo electrónico?
Sé que sueno como un disco rayado, pero debes preguntarte esto cada vez. Es un buen recordatorio para cancelar la suscripción, filtrar y eliminarse de las listas y boletines que no necesita. Reducir el correo electrónico siempre es una victoria en mi libro.
2. ¿Necesito responder esto?
Sorprendentemente, la respuesta no siempre es sí. Si se trata de un correo electrónico informativo o grupal que no requiere su respuesta, léalo, tome nota de cualquier información útil, luego archívelo o archívelo.
3. ¿Soy la persona adecuada para lidiar con esto, o debo entregarlo?
En una línea similar, recuerde que no necesita cargar con la carga de hacer todo lo que se le pide. Sabes a lo que me refiero: esos números que solías obtener hasta que contrataron a un analista junior, pero que tu jefe sigue pidiéndote en cambio, la programación de viajes que realmente debería pasar por un departamento diferente, el número que debes hacer a pesar de que no está en la descripción de su trabajo. Entregue esas tareas periféricas a la persona adecuada, y no solo borrará su bandeja de entrada, sino que también dejará más tiempo para hacer su trabajo principal.
4. ¿Necesito información de alguien más para poder responder?
Si la respuesta aquí es sí, pídale a esa persona la información ahora para que pueda mover el correo electrónico de su plato. Es posible que desee responder para informarle al remitente que está trabajando en ello y tomar una nota para consultar con la persona que está esperando en unos días. Mientras tanto, archiva el correo electrónico o utiliza Boomerang para recuperarlo en tu bandeja de entrada en el momento adecuado.
5. ¿Puedo responder el correo electrónico ahora mismo, en menos de 5 minutos?
Aquí es donde la mayoría de las personas tropiezan. Una buena cantidad de correos electrónicos no requieren información adicional de usted o de otra persona y pueden ser respondidos con bastante rapidez. Si ese es el caso, responda el correo electrónico de inmediato; le ahorrará el tiempo de releer, procesar y pensar en ello por segunda vez. Bonificación: cuanto antes responda un correo electrónico, más aceptable será una respuesta súper corta.
6. ¿Es urgente?
Desafortunadamente, la urgencia está fuera de su alcance, por lo que si el correo electrónico es urgente, decida si desea ocuparse de él ahora o cuídelo cuando haya terminado de limpiar su bandeja de entrada. Abogo por lo último, ya que romperás un poco tu ritmo si cambias de pasar unos minutos en cada correo electrónico a profundizar en un solo problema.
Lidia con el resto, en tus términos
¿Y qué hay del resto? Si el correo electrónico necesita una respuesta de más de cinco minutos y no es urgente, decida cuándo es el mejor momento para tratarlo.
Normalmente abordo los correos electrónicos que requieren una respuesta escrita larga al final de mi barrido de la bandeja de entrada. O, si estoy teniendo un día ocupado, los aumente a un día en que creo que tendré más tiempo. Para los mensajes que requieren más trabajo (armar una maqueta, hacer algunos cálculos de números de Excel), pongo esas tareas en mi lista de tareas y las planifico para un bloque de tiempo que no se envía por correo electrónico en mi agenda.
Consejo profesional: para que este proceso sea aún más rápido, configure su correo electrónico para que una vez que haya tratado un correo electrónico y lo haya archivado o eliminado, vaya directamente al siguiente en su bandeja de entrada en lugar de volver a La lista de correos electrónicos. (Para Gmail, puede hacerlo a través de la opción de avance automático en Google Labs). ¡Esto asegurará que reciba todos sus correos electrónicos en lugar de perder tiempo decidiendo a qué mensaje prestar más atención!
