Eliminar registros de datos duplicados en Excel
Los programas de hojas de cálculo como Excel a menudo se usan como bases de datos para inventarios de piezas, registros de ventas y listas de correo.
Las bases de datos en Excel están compuestas por tablas de datos que normalmente se organizan en filas de datos llamados registros.
En un registro, los datos de cada celda o campo en la fila están relacionados, como el nombre, la dirección y el número de teléfono de una empresa.
Un problema común que ocurre cuando una base de datos aumenta de tamaño es el de registros duplicados o filas de datos.
Esta duplicación puede ocurrir si:
- Se ingresan registros completos en la base de datos más de una vez, lo que da como resultado dos o más registros idénticos
- Los registros múltiples tienen uno o más campos, como un nombre y una dirección, que contienen los mismos datos.
De cualquier manera, los registros duplicados pueden causar una gran cantidad de problemas, como enviar varias copias de documentos a la misma persona cuando se usa la información de la base de datos en una combinación de correspondencia, por lo que es una buena idea buscar y eliminar registros duplicados en forma regular. base.
Y si bien es fácil seleccionar registros duplicados en una muestra pequeña como la de la imagen de arriba, las tablas de datos pueden contener cientos, si no miles, de registros, lo que hace que sea muy difícil seleccionar registros duplicados, especialmente registros que coincidan parcialmente.
Para facilitar la realización de esta tarea, Excel tiene una herramienta de datos integrada llamada, como es lógico, Eliminar duplicados, que se puede utilizar para buscar y eliminar registros idénticos y parcialmente coincidentes.
Sin embargo, la forma en que Eliminar duplicados La herramienta está diseñada, los registros idénticos y parcialmente coincidentes deben tratarse por separado.
Esto es porque el Eliminar duplicados el cuadro de diálogo muestra los nombres de los campos para la tabla de datos seleccionada y usted elige qué campos incluir en la búsqueda de registros coincidentes:
- Para registros idénticos, busque todos los campos: deje las marcas de verificación junto a todos los nombres de columna o campo;
- Para registros que coincidan parcialmente: deje las marcas de verificación junto a solo los campos que deben coincidir.
Nombres de campo contra letras de columnas
Como se mencionó, el Eliminar duplicados la herramienta consiste en un cuadro de diálogo donde puede elegir los campos coincidentes para buscar marcando los campos o los nombres de columna deseados.
La información que muestra el cuadro de diálogo (nombres de campo o letras de columna) depende de si sus datos contienen una fila de encabezados, o encabezados - en la parte superior de la tabla de datos como se ve en la imagen de arriba.
Si lo hace, asegúrese de que la opción en el lado derecho del cuadro de diálogo - Mis datos tienen encabezados - está tachado y Excel mostrará los nombres en esta fila como nombres de campo en el cuadro de diálogo.
Si sus datos no tienen una fila de encabezado, el cuadro de diálogo mostrará las letras de columna apropiadas en el cuadro de diálogo para el rango de datos seleccionado.
Rango de datos contiguos
Para el Eliminar duplicados Para que la herramienta funcione correctamente, la tabla de datos debe ser un rango de datos contiguos, es decir, no debe tener filas, columnas y, si es posible, ninguna celda vacía dentro de la tabla.
No tener espacios en blanco dentro de una tabla de datos es una buena práctica cuando se trata de la administración de datos en general y no solo cuando se buscan datos duplicados. Las otras herramientas de datos de Excel, como la clasificación y el filtrado, funcionan mejor cuando la tabla de datos es un rango de datos contiguos.
Ejemplo de eliminar registros de datos duplicados
En la imagen de arriba, la tabla de datos contiene dos registros idénticos para A. Thompson y dos registros parcialmente coincidentes para R. Holt - donde todos los campos coinciden excepto el número de estudiante.
Los pasos enumerados a continuación detallan cómo utilizar el Eliminar duplicados herramienta de datos para:
- Eliminar el segundo de dos registros idénticos para A. Thompson .
- Eliminar el segundo registro parcialmente coincidente para R. Holt .
Abrir el cuadro de diálogo Eliminar duplicados
- Haga clic en cualquier celda que contenga datos en la base de datos de muestra.
- Haga clic en el Datos pestaña en la cinta.
- Haga clic en el Eliminar duplicados para resaltar todos los datos en la tabla de datos y abrir el Eliminar duplicados caja de diálogo.
- los Eliminar duplicados cuadro de diálogo muestra todos los encabezados de columna o nombres de campo de nuestra muestra de datos
- Las marcas de verificación junto a los nombres de los campos indican qué columnas intentará coincidir Excel en la búsqueda de registros duplicados
- De forma predeterminada, cuando se abre el cuadro de diálogo, todos los nombres de campo están marcados
Encontrar registros idénticos
- Como estamos buscando registros completamente idénticos en este ejemplo, dejaremos todos los encabezados de columna marcados
- Hacer clic DE ACUERDO
En este punto se deben ver los siguientes resultados:
- El cuadro de diálogo debe cerrarse y ser reemplazado por un mensaje que dice: 1 valores duplicados encontrados y eliminados; Quedan 7 valores únicos.
- La fila que contiene el duplicado A. Thompson El registro se habrá eliminado de la base de datos.
- A pesar de que hay dos registros parcialmente coincidentes para R. Hol t, porque no todos los campos coinciden, el número de estudiante para los dos registros difiere, Excel lo considera un registro de datos único
Busque y elimine registros que coincidan parcialmente con eliminar duplicados
Comprobando un campo a la vez
Como Excel solo elimina los registros de datos que coinciden exactamente con los campos de datos seleccionados, la mejor manera de encontrar todos los registros de datos parcialmente coincidentes es eliminar la marca de verificación de solo un campo a la vez, como se hace en los pasos a continuación.
Las búsquedas posteriores de registros que coincidan en todos los campos, excepto el nombre, la edad o el programa, eliminarán todas las combinaciones posibles para los registros que coincidan parcialmente.
Encontrar registros parcialmente coincidentes
- Haga clic en cualquier celda que contenga datos en la tabla de datos si es necesario
- Haga clic en el Datos pestaña en la cinta.
- Haga clic en el Eliminar duplicados para resaltar todos los datos en la tabla de datos y abrir el Eliminar duplicados caja de diálogo.
- Se seleccionan todos los nombres de campo o encabezados de columna para la tabla de datos.
- Para buscar y eliminar registros que no tienen una coincidencia en todos los campos, elimine la marca de verificación además de los nombres de los campos que Excel debe ignorar.
- Para este ejemplo, haga clic en la casilla de verificación junto a Identificación del Estudiante encabezado de columna para quitar la marca de verificación.
- Excel ahora solo buscará y eliminará los registros que tengan datos coincidentes en el Apellido , Inicial y Programa campos.
- Hacer clic DE ACUERDO
- El cuadro de diálogo debe cerrarse y ser reemplazado por un mensaje que dice: 1 valores duplicados encontrados y eliminados; Quedan 6 valores únicos.
- La fila que contiene el segundo registro para R. Holt con la identificación de estudiante de ST348-252 Se habrá eliminado de la base de datos.
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar el cuadro de mensaje
En este punto, la tabla de datos de ejemplo debe estar libre de todos los datos duplicados.
