En una época en que los presupuestos de los eventos se están recortando y el acceso a Internet de banda ancha está aumentando, los seminarios web son cada vez más populares. Los seminarios web son seminarios basados en la web, que generalmente incluyen más de 30 participantes y se utilizan para realizar presentaciones, talleres, conferencias y reuniones a gran escala. Dado que los seminarios web se llevan a cabo en línea, les permiten a las empresas ahorrar dinero en viajes, catering y lugares, todos los cuales son costos comúnmente asociados con los seminarios cara a cara. Sin embargo, debido a su gran asistencia, los seminarios web necesitan una planificación cuidadosa para tener éxito. Esta es la razón por la que aquellos que planean organizar un seminario web deben tomarse su tiempo para asegurarse de que siguen correctamente todos los pasos necesarios que asegurarán el éxito del seminario web.
Para ayudarlo a organizar su seminario web, hemos resaltado los pasos más importantes que debe seguir a continuación.
Elija una fecha con mucha antelación
Lo primero que debe hacer al planificar un seminario web, o una serie de seminarios web, es referirse a un calendario de vacaciones y eventos con mucha anticipación. Tenga en cuenta que invitará a varias personas con horarios ocupados, por lo que debe avisarles lo suficiente para que su tiempo para su seminario web. Por ejemplo, la semana antes de las vacaciones de Navidad podría estar muy ocupada, ya que las personas están tratando de atar muchos cabos sueltos antes de irse de vacaciones. Al considerar cuidadosamente las fechas elegidas, puede garantizar la máxima asistencia.
Asegúrate de que tienes el tiempo adecuado
Considere las diferencias de zona horaria; Si está en la costa oeste, pero también está invitando a participantes de la costa este (y viceversa), no programe un seminario web sobre cuándo sus participantes estarán fuera de la oficina. Además, no programe su seminario web demasiado cerca del final del día; es cuando sus participantes querrán relajarse y ver qué deben hacer para llegar a casa a tiempo. Si está invitando a personas de otros países, elija una hora que generalmente funcione para todos los participantes (lo cual es raro) o planee realizar su seminario web varias veces para tener en cuenta las diferentes zonas horarias.
Elija su herramienta webinar
La mayoría de las herramientas de reuniones en línea tienen opciones de seminario web, solo tiene que elegir el plan que corresponda al número de participantes que espera invitar. Pruebe las diversas herramientas disponibles y elija la que tenga las características y la funcionalidad que más le convengan. Dependiendo del tipo de seminario que vaya a presentar, es posible que deba cambiar entre oradores fácilmente o grabar el seminario para publicar en línea. Investigue todas las características de varias herramientas diferentes, y de seguro encontrará el software perfecto para su ocasión. Asegúrese de que, una vez que haya elegido la herramienta, su proveedor esté dispuesto a capacitarlo para que pueda aprovechar al máximo su seminario web.
Practica Ejecutar un Webinar
Como anfitrión, se espera que se asegure de que el webinar se realice sin problemas. No hay excusas para no saber cómo cambiar de oradores, realizar una encuesta o grabar el seminario web, por ejemplo. Invite a algunos colegas para que lo ayuden a probar la herramienta varias veces después de su capacitación con el proveedor. Además, asegúrese de que todos los presentadores estén familiarizados con la herramienta de seminario web.
Desarrollar una agenda e invitación
Antes de invitar a tu audiencia, configura tu webinar con cuidado. Piense en cuánto tiempo durará su seminario web, y los elementos principales que desea discutir en el orden en que desea discutirlos. También planee una sesión de preguntas y respuestas, ya que sus asistentes probablemente tendrán algunas preguntas al final de su presentación. Luego, esboza la agenda en la invitación. Esta es la forma más fácil para que sus participantes sepan si su seminario web será relevante para ellos. La invitación también debe incluir un enlace que permita a sus participantes conectarse al seminario web, así como un número de llamada, en caso de que prefieran escuchar por teléfono.
Invita a tu audiencia
Piense detenidamente sobre lo que desea presentar y elija a su audiencia en consecuencia. Asegúrese de mantener un registro de sus respuestas, para que sepa quién asistirá a su seminario web. Al supervisar de cerca su lista de asistentes, podrá planificar su seguimiento con antelación.
Planea tu presentación
Tenga en cuenta que las mejores presentaciones de reuniones en línea son altamente visuales y atractivas. Si está utilizando PowerPoint, por ejemplo, no coloque las diapositivas solo con palabras. Incluya imágenes que sean relevantes para lo que está presentando. También puede usar video e incluso juegos en línea, si corresponde, para dar vida a su presentación. Algunos planificadores de seminarios web incluso envían materiales a las oficinas de los participantes antes de la reunión. Aprende a pensar creativamente y tu webinar cobrará vida.
Graba tu webinar
Al hacer disponible una grabación de su seminario web, aquellos que deseen volver a analizar parte de la discusión o aquellos que no pudieron asistir, pueden escuchar lo que se dijo en su momento. Si está vinculando su seminario web a una campaña de marketing en línea, puede utilizar la grabación en cualquier correo electrónico que envíe, reforzando su mensaje.
Seguir
Al igual que con las reuniones en línea, el seguimiento de un seminario web es extremadamente importante. Recuérdeles a los participantes lo que se discutió y realice una encuesta para conocer sus opiniones sobre cómo fue el seminario web. Si está planeando otro seminario web que podría ser de interés para su audiencia, asegúrese de informarles cuándo pueden esperar una invitación.
Revise sus comentarios
Siempre asegúrese de revisar cualquier comentario que haya recibido en sus seminarios web. Así es como puedes mejorar tus siguientes.Preste especial atención a los comentarios relacionados con la presentación, ya que constituye el núcleo del seminario web.
