Con tantas compañías que ahora deciden realizar reuniones cruciales en línea, ser un participante activo y valioso en las reuniones en línea se ha convertido en una habilidad importante en el lugar de trabajo. Las reuniones en línea crean una gran oportunidad para el intercambio de ideas entre empleados dispersos que podrían no interactuar en persona en forma regular, estableciéndolos como miembros valiosos del equipo y creando camaradería entre los empleados. Los siguientes consejos le ayudarán a aprender más sobre cómo participar en una reunión en línea:
Llegar a tiempo
Si algo le impide asistir a una reunión en línea a tiempo, infórmeselo al organizador. Tenga en cuenta que el software de reuniones en línea les permite a los participantes saber quién está iniciando sesión y cuándo. Esto significa que no podrá unirse a la reunión con media hora de retraso sin que se note. Llegar tarde a una reunión en línea es tan irrespetuoso como llegar tarde a la sala de juntas.
Tomar un descanso de antemano
Las reuniones en línea por lo general no duran horas, por lo que no hay un descanso natural para que se excuse. Además, las reuniones que se llevan a cabo en Internet tienden a ser rápidas, y las personas incluso pueden mostrarse reticentes o molestas por tener que detenerse y esperar hasta que regrese para continuar con la discusión. Así que tome un vaso de agua o vaya al baño antes de la reunión. Además, no te escapes de la reunión sin avisar a nadie; nunca se sabe cuando alguien podría hacerle una pregunta. Si tiene una emergencia, avísele al organizador de la reunión que debe salir por unos minutos y les avisará cuando regrese. La mejor manera de hacerlo es a través del servicio de chat de su software de reunión en línea, para que no interrumpa al presentador.
Mantener un comportamiento profesional
Si bien puede estar asistiendo a su reunión en línea desde la comodidad de su escritorio o incluso de su hogar, su tono no debe ser menos formal que si estuviera en una sala de juntas, rodeado de sus compañeros y superiores. Esto significa que debe mantener a raya cualquier comentario sobre sus gatos o niños, incluso si están en la habitación de al lado. Esto demuestra que usted es un profesional confiable, capaz de mantener su hogar y su trabajo separados, incluso si comparten el mismo techo.
No planee solo escuchar en
Solo porque la reunión está en línea, no es una excusa para trabajar en otra cosa mientras solo escuchas. Si has sido invitado a la reunión, es porque el presentador valora tu opinión. Incluso si no hay muchas posibilidades de participación, aún debe estar tomando notas activamente. La reunión en línea en la que trabajaste en otra cosa puede tener algo que te resulte importante. Si necesita terminar cualquier trabajo el mismo día de la reunión, indique que no está disponible para asistir a la reunión ese día o bien organícese lo suficientemente bien como para no tener que trabajar en ello.
Hazlo un punto para participar
Ya sea haciendo una pregunta durante la sesión de Preguntas y Respuestas, compartiendo los logros de su equipo o cualquier otra historia o idea apropiada, planee tener una opinión en la reunión. Cualquier buen anfitrión solicitará información durante la reunión y no pasará todo el tiempo hablando en el equipo. Aproveche esto como una oportunidad para demostrar que no solo asiste sino que también presta atención. Diga su nombre antes de hablar, para que los asistentes sepan quién se dirige a ellos. Tenga en cuenta que debe hablar con confianza y claridad, como lo haría durante una reunión cara a cara. Si su empresa no tiene un lenguaje informal, entonces absténgase de usarlo aunque una configuración en línea pueda parecer más informal que una cara a cara.
Practica antes de la reunión
Si se le ha pedido que comparta una diapositiva o que haga una presentación durante la reunión, debe asegurarse de que no solo cumpla con los estándares exigidos por el organizador, sino que también haya practicado la entrega de sus materiales. Si esta es su primera reunión en línea con un determinado software, pregúntele al organizador de la reunión si podrían hacer un recorrido en seco con usted, para asegurarse de que se sienta cómodo al usar el software. Si ya está familiarizado con el software, simplemente practique la presentación. Sepa lo que va a decir y evite leer de un momento durante su presentación. La lectura de ciertos hechos y cifras está bien, pero no quiere sonar como los operadores de telemarketing que lo llaman. Asegúrese de que su presentación fluye y se entrega sin problemas.
No hables fuera de turno
Si es el turno de presentar a otra persona, que termine sin interrupciones. Espere a que terminen y luego comente o haga preguntas. A menos que el presentador haya especificado que está bien que los participantes interrumpan la presentación, absténgase de hablar cuando sea el turno de otra persona. De lo contrario, no solo se retrasará la reunión, sino que también puede salirse del tema. Tenga en cuenta que aquellos que participan en reuniones en línea no tienen la oportunidad de dar señales visuales que les gustaría hablar, permitiendo que el presentador concluya cuidadosamente el punto que desea hacer antes de hacer el comentario o la pregunta. Así que cualquier interrupción será vocal, interrumpiendo el flujo natural de la reunión.
Al seguir los consejos anteriores, puede asegurarse de que no solo se le considere profesional, sino que también sepa cómo comportarse en una reunión en línea. Si bien muchos consideran que Internet es un medio bastante informal, cuando se usa en el lugar de trabajo, todavía requiere las mismas cortesías que tendría al tratar con colegas cara a cara.
