WebEx, fabricado por Cisco Systems, es una de las herramientas para reuniones en línea más utilizadas en todo el mundo. Es una herramienta rica en características que permite a los usuarios reunirse a través de Internet mientras comparten pantallas y hablan a través de un teléfono o mediante VoIP. Es un programa robusto que funciona bien en Windows, Mac e incluso en teléfonos inteligentes y tabletas, brindando a los participantes la flexibilidad de asistir a las reuniones desde su dispositivo preferido.
WebEx de un vistazo
Línea de fondo: No es de extrañar que WebEx sea una de las herramientas de reuniones en línea más utilizadas, ya que proporciona a los usuarios suficientes funciones para crear una reunión en línea que hace que los participantes se sientan como si estuvieran en la sala de juntas de la empresa. Funciona bien en Windows y Mac, y es una excelente opción para aquellos que les gusta asistir a reuniones sobre la marcha desde sus teléfonos inteligentes o tabletas.
Lo que nos gustó: WebEx tiene una interfaz de usuario simple, aunque es un poco menos intuitiva que GoToMeeting. Los usuarios pueden compartir fácilmente sus escritorios, así como documentos o cualquier aplicación en su computadora. Es rápido y fácil cambiar de presentadores, crear pizarras y pasar el control del teclado y el mouse, para una experiencia de reunión perfecta.
Lo que no nos gustó: El navegador predeterminado elegido por WebEx es Internet Explorer, por lo que si prefiere usar Firefox o Chrome, deberá cambiar la configuración del navegador antes de hacer clic en un enlace compartido a través de la herramienta.
Precio: WebEx comienza a $ 49 por mes para reuniones ilimitadas con hasta 25 participantes cada una (en el momento de escribir este artículo). Esto es comparable a GoToMeeting, que por el mismo precio permite hasta 15 asistentes por reunión. Los usuarios también tienen la opción de pagar por uso.
Crear y unirse a una reunión
Crear una reunión con WebEx es simple, una vez que se ha realizado el proceso de configuración inicial y se ha cargado el Centro de reuniones en la computadora del anfitrión. WebEx es una herramienta de reunión en línea basada en la web, lo que significa que no es necesario realizar descargas y todo lo que necesita para funcionar es un navegador web como Firefox, Internet Explorer o Chrome.
Los anfitriones pueden invitar a los asistentes por correo electrónico, mensaje instantáneo o incluso en un chat. La invitación incluye un enlace que lleva rápidamente a los participantes directamente a la reunión, indicándoles que se conecten a través de su línea telefónica o mediante VoIP. Se proporcionan números gratuitos y hay números de llamada para varios países, por lo que los asistentes que trabajan en el extranjero no tienen que pagar los cargos de llamadas internacionales para asistir a la reunión.
Compartir presentaciones y aplicaciones
Aunque el uso compartido de la pantalla es una característica básica de la mayoría de las herramientas de reunión en línea, WebEx va más allá porque le brinda a los anfitriones un panel de control que les permite chatear o tomar el control de la reunión en privado, ya que este panel no puede ser visto por ningún otro Participantes. Salir de la pantalla para compartir es fácil y se hace en un solo clic.
Los usuarios que no desean compartir su pantalla pero desean pasar por una presentación de reunión en línea tienen la opción de compartir una aplicación como PowerPoint o incluso solo el archivo de presentación de su computadora. El archivo o la aplicación se mostrará en la pantalla de la reunión.
Los participantes pueden ver y controlar las aplicaciones de forma remota si el host lo permite. Si está trabajando en una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo, puede dejar que los asistentes ingresen sus propios datos durante la reunión. WebEx también tiene una funcionalidad de pizarra, que permite a los usuarios dibujar o escribir en la pizarra como lo harían en una reunión cara a cara.
Compartir videos
WebEx puede detectar si un participante de la reunión tiene una cámara web, por lo tanto, si un asistente decide estar en la cámara, todo lo que tienen que hacer es hacer clic en el botón de la cámara en el panel de control, y su imagen aparecerá cuando hablen. Esto, junto con la función de colaboración en vivo, realmente ayuda a los participantes a sentir que están trabajando juntos en la misma sala.
WebEx es una de las pocas herramientas de reuniones en línea que ofrece esta capacidad, por lo que es una herramienta esencial a tener en cuenta si cree que el elemento de cara a cara es importante en las reuniones en línea.
Tomando notas
WebEx tiene una característica útil que le permite al organizador de la reunión asignar un tomador de notas dedicado o permitir que todos los participantes tomen notas directamente en el software, con su aplicación para tomar notas. Una vez que finaliza la reunión, las notas se pueden guardar en la computadora de cada tomador de notas, lo que facilita mucho la tarea de seguimiento de la reunión en línea.
Las notas también se pueden compartir con los participantes durante la reunión, por lo que es fácil revisar un punto que se ha discutido o una pregunta que se ha hecho cuando es necesario.
Una variedad de herramientas útiles
Como se mencionó, WebEx es una herramienta rica en características que hace que las reuniones en línea se sientan como las reuniones cara a cara. Por ejemplo, el anfitrión de la reunión puede crear encuestas y decidir si los participantes pueden elegir respuestas individuales, respuestas múltiples o incluso respuestas cortas. Las respuestas de la encuesta se pueden guardar en la computadora del host para futuros análisis. WebEx también tiene un servicio de chat, donde los participantes pueden chatear entre sí de forma pública o privada, dependiendo de las restricciones de chat que el anfitrión haya establecido.
Los anfitriones tienen el control completo de la reunión y pueden decidir si los participantes pueden guardar, imprimir o hacer una anotación en un documento compartido. También pueden silenciar a todos los participantes al ingresar, o incluso silenciar a los participantes seleccionados durante la reunión. Además, los anfitriones pueden restringir la reunión en cualquier momento, lo que puede ayudar a evitar que los usuarios que intenten unirse a la reunión tarde lo interrumpan, por ejemplo.
En general, WebEx es una excelente herramienta para aquellos que desean sentir la sensación de la sala de juntas en sus reuniones remotas. La herramienta está llena de características útiles, que no solo le dan a los anfitriones un control completo sobre sus reuniones sino que también ayudan a los participantes a colaborar en tiempo real.
