SharePoint es la plataforma de colaboración de Microsoft, similar a Google Drive, pero mucho más. Es un lugar donde los miembros del equipo pueden comunicarse, intercambiar datos y trabajar juntos; un repositorio de archivos compartidos, un blog, un sistema de gestión de contenido web y una intranet.
SharePoint como una unidad de archivo mejorada
Hace algunos años, la colaboración de vanguardia de Microsoft tenía dos componentes: Exchange, que alimentaba el correo electrónico y los calendarios compartidos, y las unidades de archivos de red. Estas unidades, que tal vez recuerdes tenían letras de unidad como "S:" o "X:", archivos alojados a los que todo tu equipo podría acceder, pero Solo una persona podría editarlos a la vez. Como solución alternativa, puede copiarlos en su máquina local y editarlos allí. Esto a veces llevaría a confusión, mucha sobrescritura y nombres de archivos crípticos.
Así que Microsoft creó SharePoint, que proporcionó un par de ventajas:
- Archivo de versiones: Significa que podría tener un solo archivo "Nuestro informe importante.doc". SharePoint administraría la "revisión 1", "revisión 2", etc. Incluso proporcionó una función de comentarios, por lo que podría describir qué cambios introdujo esa revisión en particular, por ejemplo. "Esto contiene los comentarios de Aaron".
- Llegada Salida: La capacidad de un usuario para bloquear un archivo de los cambios realizados por otro usuario. Si alguien intentó acceder a un archivo que otro usuario ha desprotegido, SharePoint le pedirá que lo descargue localmente, pero también advierte que cualquier cambio realizado puede estar desincronizado con lo que esté haciendo el usuario actual. Esto proporcionó un flujo de trabajo simple en el que al menos alguien debería esperar hasta que la otra persona haya terminado. Las versiones más recientes incluso ofrecen notificar a una persona cuando se libera el archivo.
- Potente indexación y búsqueda: Esto se convirtió en una característica fundamental a medida que el mundo se acostumbraba a buscar en Google todo. Atrás quedaron los días en los que necesitarías cavar a través de una docena de niveles de carpetas y esperar que los recordaras correctamente.
- Una interfaz web: Esto, combinado con la búsqueda mejorada, convirtió a SharePoint en una ventanilla única para colaborar en el contenido empresarial.
- Integración con aplicaciones de Windows: La capacidad de obtener un archivo de SharePoint utilizando el Expediente > Abierto Diálogos vistos en programas de Windows como Microsoft Office.
En un movimiento inteligente, Microsoft también conservó el antiguo concepto de unidad de archivo, lo que significa que podría abrir un archivo Excel desde su unidad "X:", modificarlo y luego guardarlo, como antes. Sin embargo, en segundo plano, SharePoint revisará el archivo por usted, luego lo volverá a registrar y lo versionará por usted. Todas estas características aún existen y funcionan bien, pero SharePoint es más que un simple disco de archivos hoy en día.
Office 365 y la plataforma de colaboración de SharePoint
Como Google, Apple, DropBox y otros mejoraron las capacidades de sus servicios en la nube, Microsoft estaba trabajando por su cuenta. Un nuevo servicio de intercambio de archivos llamado SkyDrive (ahora OneDrive) se hizo cargo del simple intercambio de archivos. Con eso, SharePoint se convirtió en un componente importante del producto Office 365 de Microsoft, que emparejaba la colaboración basada en la nube con el acceso basado en suscripción a Office.
SharePoint es una plataforma de contenido web, pero no precisamente el WordPress o Squarespace que probablemente asocie con este término. Puede usar SharePoint para crear páginas y publicarlas como un sitio web, pero también puede crear un sitio para un equipo de departamento, y luego colocar partes web en él que podrían incluir un blog con anuncios, una lista de miembros del equipo de Exchange, una biblioteca de documentos, y una cuadrícula de datos controlados por un libro de Excel.
Como un CMS web de cara al público, fue adecuado, pero como una intranet que podía mostrar fragmentos de datos corporativos, fue bastante bueno.
¿Qué es SharePoint Today?
El SharePoint de hoy se basa en sus fortalezas y es compatible con Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web. Conserva el mismo concepto de "sitio", pero las versiones más recientes introdujeron la capacidad de agregar aplicaciones a ese sitio. Los desarrolladores de terceros incluso tienen un mercado en el que pueden ofrecer su propio mercado.
SharePoint es como una base de operaciones para su equipo, donde puede recopilar archivos, discusiones, anuncios y cualquier otra forma de colaboración que pueda imaginar.
Consejos para usar SharePoint
- SharePoint está disponible como parte de Office 365, pero solo para cuentas comerciales. Dicho esto, estas cuentas se pueden tener por tan solo $ 5 al mes.
- El concepto central en SharePoint es un sitio. Primero debe configurar un Sitio, luego puede agregarle contenido o widgets.
- Si bien SharePoint solía ser un CMS muy parecido a WordPress, donde ingresa contenido y se publica en un sitio web público, la versión de Office 365 se usa más comúnmente como un espacio de colaboración.
