Cómo hacer las cosas: GTD en pocas palabras

GTD, o Getting Things Done, es un sistema de productividad personal para ayudarlo a organizar y administrar sus compromisos y responsabilidades. Fue desarrollado por el gurú de la productividad David Allen y se popularizó en su libro. Resolviendo las cosas . El objetivo de usar un sistema como este es lograr y mantener un control calmado y enfocado de todo en su vida (tanto laboral como personal): útil tanto para los empleados en el sitio como para las personas que administran o dirigen regularmente su propio tiempo y tareas (teletrabajadores, profesionales móviles, y emprendedores).

Fundamentos de GTD

Si está interesado en la productividad personal o en los sistemas de flujo de trabajo, debe leer David Allen's Resolviendo las cosas , "El arte de la productividad libre de estrés". Independientemente de que todas sus recomendaciones te afecten o no, el libro ofrece muchos consejos útiles para administrar tu tiempo y tus responsabilidades.

Para obtener una descripción general rápida del sistema GTD, aquí están algunos de los principios esenciales de este modelo de productividad:

Capture todo lo que tiene que hacer, está pensando, es posible que deba atenderlo, es decir, "cosas", en un lugar de confianza (una bandeja de entrada física y / o digital). Este primer ejercicio es solo para descargar en su bandeja de entrada toda la información que flota en su cabeza o en varias partes de su casa, sin que tenga que analizarla u organizarla primero. Hacer esto le ayudará a aclarar su mente y le dará un lugar confiable para encontrar esos datos extraños que necesitará en algún momento. Para muchas personas, solo este paso puede ser liberador.
Regularmente (por ejemplo, semanalmente) vaya a su bandeja de entrada para clasificar la información y las tareas en tres secciones principales:
- Calendario: acciones sensibles al tiempo y cosas que deben manejarse en un momento determinado. Utilizo Google Calendar para esto porque me permite ver citas y recibir recordatorios mientras estoy en movimiento; también se sincroniza bien con Outlook.
- Listas de accion: listas de las acciones físicas y visibles requeridas para ir al siguiente paso para completar un proyecto o cumplir un compromiso (por ejemplo, "Llamadas" o "Búsqueda de Google"). Si alguno de sus compromisos requiere más de un paso, agréguelos a Listas de "proyectos". Utilizo la lista de tareas en línea Toodledo porque tiene una aplicación gratuita para Android, pero a otros también les gusta Recordar la Leche. O podrías usar listas de papel o fichas. Recuerde, el objetivo es encontrar lo que mejor funcione para usted.
- Agendas: Estas listas capturan elementos que involucran a otras personas o pueden ser discutidos en reuniones. Otras listas especiales capturan los elementos "En espera" y "Tal vez / Algún día".
Semanal o diariamente, consulte su calendario y las listas de las siguientes acciones. para que pueda mover sus compromisos a la finalización.
- Archivo Tickler: Una herramienta útil que recomienda David Allen es un conjunto de 43 carpetas (12 mensuales y 31 diarias) para realizar un seguimiento de los elementos sensibles al tiempo que deben actuar. Revisa los archivos de tickler a diario (uso un organizador de pago de facturas de 31 días como mi archivo de tickler porque generalmente no tengo elementos para atender en el último mes que no se pueden colocar en mi calendario de Google. Puede ver el organizador de billetes de madera junto a mi monitor externo en la foto de la oficina de mi casa).
Actualice y revise constantemente sus compromisos. (en su bandeja de entrada y listas) para que pueda sentirse seguro de cómo está administrando y gastando su tiempo.

Lo que más me gusta del sistema GTD es que es adaptable y flexible al tiempo que proporciona algunos principios de organización poderosos. Es bastante simple de usar y ayuda a consolidar las tareas que tengo que hacer para varios compromisos de trabajo / personales. Y GTD es muy amigable con los geeks, en el sentido de que realmente puedes ser un experto en clasificar artículos, desarrollar hacks y herramientas personalizadas de productividad personal, y así sucesivamente. Sin embargo, al final, lo que realmente importa es si ganas tranquilidad y productividad.