Enviar un correo electrónico es el método más fácil y menos intrusivo para realizar solicitudes dentro de los equipos. Pero es precisamente porque el correo electrónico es tan fácil que puede ser una completa pérdida de tiempo. Lanzar un correo electrónico vago que no le dice claramente a los destinatarios qué deben hacer o por qué su pregunta es importante solo creará más trabajo para todos.
Los correos electrónicos más efectivos tratan la línea de asunto como un identificador de llamadas y usan palabras que llegan al punto inmediatamente.
Aquí hay algunos qué hacer y qué no hacer para elegir las palabras que transmitirán su mensaje claramente y evitarán que moleste (o confunda) a sus compañeros de trabajo:
1. Cuando hay tareas para completar
No escriba: Etc.
Escribe: El, Esto o Estos
Sus maestros en la escuela primaria tenían razón: ¡sean específicos! Incluso si su correo electrónico sigue una conversación o reunión reciente, es probable que se archive como algo para hacer más tarde. Cuando su destinatario esté listo para leerlo, ver "Seguimiento de la reunión del personal, etc." no será útil. En cambio, sea claro acerca de lo que necesita y escriba: "Por favor resuelva estas preguntas de la reunión de personal" o "El informe discutido en la reunión de personal". Piense en su tema como escribir previamente un elemento de la lista de tareas para que sea fácil para ese cuadro para ser revisado
2. Cuando estás compartiendo otro correo electrónico
No escriba: "FWD:"
Do Write: Ayuda
Este siempre me hace pensar en los años 90, cuando era común ver correos electrónicos que decían algo como esto: "Fwd: fwd: fwd: fw: ¡Envía esto a 10 personas y este será tu día de suerte!" están enviando cartas en cadena en el trabajo (en serio, no lo hagas), probablemente solo estés compartiendo algo que alguien más escribió sobre lo que quieres que tu compañero de trabajo lea o haga algo al respecto. En ese caso, hágale un favor y escriba "¿Podría ayudarme a descifrar esto?" O "Parece que el cliente necesita ayuda". Seguro, es posible que haya planeado escribir ese mensaje en el cuerpo del correo electrónico, pero el asunto es un lugar mucho mejor si quieres que se note rápidamente.
3. Cuando intentas ser personal
No escriba: hey
Escribir: usted
Enviar un "Hola" en una línea de asunto de correo electrónico es lo mismo que enviar un mensaje de texto con el mensaje "Necesitamos hablar" a un amigo o alguien con quien estás saliendo. ¡No lo hagas! Hará que el destinatario sospeche de lo que vendrá después, y puede terminar esperando un tiempo por una respuesta porque nunca se abrirá. Dado que es posible que deba conversar sobre algo personal o privado, intente "¿Cuándo tiene tiempo para una conversación de 15 minutos?" Este enfoque le quita la ventaja y pone el poder en las manos del destinatario para elegir un momento que funcione para él .
4. Cuando lo necesitas ahora
No escriba: urgente
Escribe: hoy
Cuando el tiempo es corto y la presión es alta, "urgente" es una palabra que solo puede producir pánico. Y el pánico es lo último que debe hacer una persona responsable de una tarea. Si tiene tiempo suficiente para reconocer la necesidad y enviar un correo electrónico, también tiene tiempo para avisar con anticipación que "Esta debe ser su primera prioridad hoy". Si realmente es urgente, realice una llamada telefónica o una visita en persona en lugar.
5. Y una frase extra más
Por último, pero no menos importante, es una frase que todos decimos para finalizar nuestros correos electrónicos, pero que rara vez usamos para dirigirnos directamente a nuestros compañeros de trabajo: "Gracias". Un mensaje corto y simple de agradecimiento contribuirá en gran medida a fortalecer los lazos entre ustedes. y los miembros de tu equipo. Dice que reconoce sus esfuerzos y valora sus roles. Y seguro que supera una caída de confianza.
