Cómo usar SharePoint

Hemos examinado qué es SharePoint, ahora echemos un vistazo a un par de usos comunes. SharePoint es una plataforma para la colaboración con otros miembros de un equipo. Estos son a menudo equipos corporativos, pero no tienen que serlo. Algunas aplicaciones no relacionadas con el negocio para SharePoint incluyen:

• Los equipos deportivos podrían usar el calendario para publicar un calendario de juegos y una Biblioteca de documentos para guardar videos de juegos.
• Los clubes de libros podrían publicar enlaces al libro de la próxima semana, mientras que los grupos de escritura podrían albergar presentaciones y comentarios de crítica.
• Los grupos de voluntarios que planean un proyecto de restauración pueden crear un plan con tareas y una línea de tiempo.
• Un vecindario que realice una venta de garaje podría publicar anuncios sobre nuevos participantes, o enumerar los artículos y precios en un archivo de Excel compartido en una biblioteca de documentos.

Por supuesto, todo lo anterior es posible con otras aplicaciones y servicios, pero SharePoint las reúne en un solo lugar, con una interfaz web que se puede usar en Windows, macOS y Linux; Las aplicaciones de Android y iOS también están disponibles. Además, las aplicaciones de Microsoft Office pueden capturar archivos directamente desde SharePoint, lo que facilita la descarga y la carga.

En las siguientes secciones, crearemos un nuevo espacio de SharePoint, luego recorreremos los pasos para un par de funciones comunes: compartir archivos, crear páginas web simples y agregar widgets funcionales a esas páginas.

Cómo crear un sitio de SharePoint

Necesitará un par de cosas antes de poder crear su sitio:

• En primer lugar, necesitará acceso a una cuenta de Office 365, pero no a cualquier cuenta. Tendrá que ser una cuenta de negocios, ya que SharePoint no está incluido en las cuentas de los consumidores.
• También necesitarás ser un administrador para crear un sitio tú mismo. Si no lo eres, siempre puedes pedirle a tu amigable administrador del vecindario que cree uno para ti.

Crear un sitio de SharePoint es una simple cuestión de hacer lo siguiente:

1. Inicie sesión en Office 365 como administrador, luego seleccione SharePoint Desde el menú de la aplicación en la parte superior izquierda.

   

2. En el menú de la página, seleccione la + Crear sitio botón.

3. Seleccionar Sitio del equipo En el diálogo que sigue. (Sitios de comunicación son principalmente para publicar anuncios y otros contenidos.)

4. Elija un diseño inicial para su sitio. Esto lo completará con algo de contenido inicial. No se preocupe, siempre puede ajustar esto más adelante.

5. Proporcione los detalles de su sitio, incluyendo su nombre y descripción.

6. Seleccionar Terminar para completar su configuración. SharePoint trabajará en segundo plano para crear el Sitio, pero verá su progreso a lo largo.

   

Ahora que tiene un espacio configurado, tendrá algunas funciones disponibles de inmediato (como se muestra arriba), que incluyen:

• Conversaciones: Tableros de mensajes privados para su grupo.
• Documentos: Puedes compartir archivos aquí. Estos se beneficiarán de las funciones de control de versiones y de check-in / check-out que describimos al introducir SharePoint.
• Una nota Cuaderno: Sus compañeros de equipo pueden colaborar con este cuaderno de OneNote creando y agregando páginas.
• Páginas del sitio: Le permite crear páginas web personalizadas para su equipo.

El uso compartido de archivos mediante una biblioteca de documentos sigue siendo un uso muy común para los sitios de SharePoint. Veamos cómo hacer eso.

Cómo usar las bibliotecas de documentos de SharePoint

Las bibliotecas de documentos contienen carpetas y archivos y funcionan como se espera. Para utilizar la biblioteca de documentos:

1. Selecciona el Documentos Enlace en la navegación de la izquierda.

2. Selecciona el + Nuevo botón para agregar nuevos elementos, como carpetas o archivos de Microsoft Office. Alternativamente, puede arrastrar y soltar otros archivos en la carpeta actual de la Biblioteca; no necesitan ser archivos de Office.

   

3. Seleccione un archivo de Office para abrirlo en la aplicación web adecuada. Seleccionar un archivo que no sea de Office hará una de tres cosas:

   • Ábralo para obtener una vista previa si es un formato compatible con la web como una imagen o PDF;
   • Abra una aplicación relevante si está usando Windows (que sabe cómo hablar con SharePoint);
   • Descárguelo en su máquina, donde puede abrirlo con el programa correspondiente.

4. Si bien las aplicaciones web modernas le permiten editar un archivo con un compañero simultáneamente, todavía tiene la capacidad de "desproteger" un archivo. Elija el (los) archivo (s) seleccionando en la columna de la marca de verificación que está más a la izquierda, luego seleccione el menú de desbordamiento a la derecha. los Revisa la opción evita que alguien guarde una nueva versión del archivo mientras está trabajando en él; otros usuarios aún pueden descargar una copia y trabajar en ella, pero no pueden crear una nueva versión hasta que la haya guardado y "registrado" nuevamente.

   

Cómo crear páginas de sitio de SharePoint

Las páginas del sitio de SharePoint le permiten crear páginas web con texto e información gráfica. La principal diferencia es que solo los miembros de su sitio podrán verlos cuando inicien sesión, lo que lo convierte en una pequeña intranet privada. Para crear nuevas páginas en su sitio de SharePoint:

1. Seleccionar Páginas Desde la navegación de la izquierda.

2. Desde la barra de menú superior, seleccione + Nuevo, luego seleccione entre los tipos de página:

   • Páginas Wiki Son autoexplicativas.
   • Páginas del sitio son páginas en blanco que puedes construir a partir de un solo título.
   • Páginas de elementos web proporciona algunos diseños predefinidos diseñados para que puedas colocar todo tipo de gadgets, al estilo de un panel de control.

   

3. Una vez creada, la página se abrirá para que puedas comenzar a editar. Puedes empezar por darle un nombre. El contenido adicional se presenta en forma de elementos web, que veremos a continuación.

   

4. Seleccionar Publicar para poner sus cambios a disposición de sus colegas.

5. Sus páginas están disponibles desde el Páginas Lista en la navegación de la izquierda.

6. Puede ver las páginas existentes visualizándolas, luego seleccione la Editar Botón en el menú.

   

Cómo agregar elementos web a las páginas de SharePoint

Una de las grandes características de SharePoint son los elementos web que puede incrustar en sus páginas. Incluso cuando desee agregar texto y gráficos simples, en realidad debe agregar un elemento web primero para mantenerlo; Estos widgets pueden incluir elementos como fuentes de noticias, un directorio de miembros del equipo o listas de actividades recientes en el sitio. Si creó una página en los pasos anteriores, agregue un elemento web a ella haciendo lo siguiente:

1. Seleccione una página, luego póngala en Editar modo como se describe anteriormente.

2. Puede agregar elementos web a una página en ubicaciones donde Más (+) aparece el signo Seleccione este botón cuando aparezca, y un menú emergente le mostrará una lista de elementos web disponibles. Puede navegar por toda la lista, o buscar por palabra clave.

   

3. Una vez que seleccione un elemento web, se insertará en la página para usted.

4. En este punto, deberá configurar el elemento web. Para algo como la Galería de imágenes que se muestra a continuación, seleccione la Añadir imágenes para seleccionar las imágenes que desea mostrar.

   

5. Seleccionar Publicar para poner sus cambios a disposición de sus colegas.

Si bien la página de inicio se crea automáticamente para usted, sigue siendo una página como cualquier otra, y puede llenarla con elementos web al contenido de su corazón.

Instalación y uso de la aplicación Tareas

Las cosas empiezan a ponerse realmente interesantes cuando añades Aplicaciones a su sitio. Estos van más allá de la funcionalidad de los elementos web e incluyen elementos como blogs o una lista personalizada, que es como una pequeña base de datos. Vamos a echar un vistazo a la aplicación Tareas, que le permite configurar tareas pendientes para los miembros de su equipo, asignarlos y hacer un seguimiento de su finalización. Para agregar tareas a su sitio de SharePoint:

1. En la página de inicio del sitio, seleccione la + Nuevo botón, luego seleccione Aplicación.

2. Esto mostrará una página con una selección de aplicaciones disponibles. Selecciona el que quieras.

   

3. Ahora aparecerá en el Contenidos del sitio pantalla, que puede ver seleccionándola en la navegación de la izquierda. Puede que necesite realizar una configuración como algunos de los elementos web, pero con Tareas, todo está listo para que comience a delegar.

   

SharePoint tiene muchas más características que las que se enumeran aquí. Pero solo con estos puede crear sitios muy funcionales y de colaboración para amigos y colegas.