25 reglas básicas de etiqueta de correo electrónico que debes saber - the muse

Email. Es a la vez una gran comodidad y una distracción incesante. Pero, independientemente de cómo se sienta al respecto en este momento, una cosa es segura: es una necesidad inevitable. Lo más probable es que no puedas pasar un día de trabajo sin redactar un correo electrónico (bueno, probablemente más de uno).

Y, si quiere ser profesional y expresar su opinión de una manera clara, eficiente y que no haga que sus compañeros de trabajo quieran descansar en sus escritorios por pura frustración. Bueno, hay algunas reglas de etiqueta diferentes que querrás asegurarte de tener en cuenta.

"Si, si, si. He escuchado todo esto un millón de veces antes ”, es probable que esté pensando. Pero, a pesar de la cantidad de veces que estos puntos se han acumulado en casa, estoy dispuesto a apostar que aún ha cometido un error de correo electrónico común al menos una vez en la última semana, tal vez incluso el día.

No hace falta decir que creo que todos podríamos usar un repaso de vez en cuando. Entonces, aquí hay una lista útil para ayudarlo a repasar todas esas reglas de etiqueta de correo electrónico que jura que conoce, pero que no puede implementar.

Los basicos

Cuando construyes una casa, comienzas con el sótano. Entonces, antes de sumergirnos en las secciones específicas de su correo electrónico, echemos un vistazo a los fundamentos.

Incluso si ignora u olvida todas las demás partes de este artículo, al menos asegúrese de haber marcado estas casillas.

1. Si envía desde una dirección personal, por ejemplo, para una solicitud de empleo o una entrevista informativa, asegúrese de que su dirección siga sonando profesionalmente. Desea causar la impresión correcta, y "[email protected]" no va a ser suficiente.

2. Si recibiste un mensaje de enojo o te sientes furioso, aléjate de la computadora por unos minutos. Disparar algo en el calor del momento solo dará como resultado problemas.

3. Incluya un saludo amistoso y cierre. Hace que todo su mensaje se sienta mucho más completo, pulido y profesional.

4. Corregir. Basta de charla.

Sincronización

El tiempo efectivo es una de esas cosas que es demasiado fácil de olvidar cuando estás haciendo tu mejor esfuerzo para abrir tu bandeja de entrada.

Pero, si alguna vez ha recibido una respuesta inmediata de una palabra a un mensaje largo y reflexivo, o si ha esperado semanas para obtener una respuesta que estaba esperando ansiosamente, creo que estará de acuerdo en que el tiempo merece un poco Más consideración.

1. Como regla general, responda los correos electrónicos tan pronto como pueda. No quieres dejar a la gente colgando.

2. Si el mensaje merece un poco más de tiempo y reflexión, no dispare una respuesta inmediata a medias para sacarlo de su plato. En su lugar, responda y confirme que lo recibió, y notifique al remitente que se tomará un poco de tiempo para pensarlo detenidamente.

3. ¿Un buen consejo para ayudarlo a mantener sus respuestas bajo control? El cofundador de Muse, Alex Cavoulacos, recomienda que cuanto más rápido responda, más breve debería ser su respuesta.

Destinatarios

Cadenas de correo electrónico aparentemente interminables. Compañeros de trabajo que continúan enviándote mensajes de CC que no tienen absolutamente nada que ver contigo. Esos compañeros de equipo que parecen no tener idea de para qué sirve ese campo práctico de BCC.

Son todas las cosas de las que probablemente te quejes, al menos cuando otras personas las cometen. Pero, pongamos el foco en ti por un minuto. ¿Has ido en contra de alguna de estas reglas de etiqueta con respecto a tu lista de destinatarios?

1. Proceda con precaución cuando use "Responder a todos", y solo úselo cuando todos en ese hilo necesiten ser actualizados. Has sido advertido.

2. No tenga miedo de usar BCC, especialmente en aquellos casos en que no desea que todas las direcciones o destinatarios sean visibles para todos.

3. Aquí hay una regla útil para tener en cuenta: incluir a alguien en el campo "Para" significa que espera una respuesta. Por el contrario, si CC CC a esa persona, simplemente lo está manteniendo al tanto de su mensaje a los demás.

4. Dicho todo esto, cuantas menos personas puedas incluir en un correo electrónico, mejor. Demasiados cocineros en la cocina probablemente conducirán a confusión y cables cruzados.

Línea de asunto

¿Cuál es la primera parte de su mensaje que la gente verá? Eso es fácil: tu tema.

Como ya sabe, una excelente línea de asunto puede hacer maravillas para su correo electrónico en general. ¿Un mal sujeto? Bueno, digamos que puede inspirar una gran molestia entre sus destinatarios.

1. Haga que su línea de asunto sea específica, en lugar de confiar en frases vagas como "Registrarse". Esto le permite a sus destinatarios comprender de inmediato de qué se trata su mensaje. Además, hará que sea mucho más fácil encontrarlo cuando lo necesite más adelante.

2. Que sea breve. Si bien desea que sea específico, eso no significa que deba ser su propio párrafo independiente. Trate de quedarse con menos de 10 palabras; cualquier cosa más larga que eso probablemente puede ser su propia oración.

3. No importa cuán apurado esté, no omita el campo del tema por completo. A nadie le gusta ver ese siniestro "Sin Asunto" en su bandeja de entrada.

Cuerpo del correo electronico

Aquí está: la carne y las papas de su mensaje. Los otros campos son importantes, pero aquí es donde realmente dejarás en claro por qué estás contactando a la persona en primer lugar.

Sí, las comunicaciones en el lugar de trabajo se han vuelto cada vez más casuales. Pero eso no significa que desee que sus correos electrónicos se transformen en desordenes totales no organizados. Asegúrese de mantenerse al día con estas reglas de etiqueta, y sus mensajes seguramente serán pulidos y profesionales.

1. Este es otro lugar en el que querrá ser lo más claro y conciso posible: es probable que pueda considerar que es la regla de oro del correo electrónico. Después de todo, si algo requiere páginas de texto para explicar, probablemente sea mejor hacerlo en persona o por teléfono.

2. Cumpla con todas las reglas de escritura tradicionales que aprendió en la escuela. Eso significa una estructura de oración adecuada, mayúsculas, puntuación y resistencia a la tentación de llenar su mensaje con emojis.

3. Asegúrese de que su mensaje contenga una pregunta clara o elementos de acción. Ya sea que esté solicitando la opinión de un compañero de trabajo sobre algo o buscando detalles sobre la parte de un proyecto, debe tener una razón sólida para enviar correos electrónicos, y también debe hacer que esa razón sea explícita.

4. Si no se requiere ninguna acción del destinatario y simplemente está enviando un correo electrónico para proporcionar una actualización, déjelo también claro. La gente necesita alejarse de su nota sabiendo lo que se espera de ellos.

5. Use viñetas o listas numeradas cuando corresponda. Todos estamos ocupados, y algunos formatos hacen que sea mucho más fácil hojear su mensaje y obtener lo más destacado.

6. Agregue información importante para que se destaque, pero evite usar mayúsculas, lo que hace que parezca que está gritando.

7. Use una fuente legible y evite demasiados colores de fuente diferentes. Desea que su mensaje sea lo más simple posible de leer.

Archivos adjuntos

¿Necesita adjuntar algo a su correo electrónico? A menudo es una idea de último momento, y terminas simplemente agregando lo que se necesita justo antes de presionar "enviar".

Pero, los archivos adjuntos no son el Salvaje Oeste del mundo del correo electrónico. No, todavía hay algunas reglas de etiqueta que querrás asegurarte de seguir.

1. Antes de adjuntar algo, asegúrese de que sea realmente necesario. No tiene sentido adjuntar un documento de Word de una página que contiene dos oraciones.

2. En caso de duda, adjunte su archivo como PDF para no tener problemas de compatibilidad.

3. Si necesita enviar un archivo adjunto grande, asegúrese de “comprimirlo” o comprimirlo primero.

4. Acostúmbrese a adjuntar su archivo antes de redactar el cuerpo de su correo electrónico. De esa manera, puede evitar el temido mensaje de seguimiento "¡Lo siento, olvidé el archivo adjunto!".

Si pone los ojos en blanco y afirma que ha escuchado todo esto antes, no lo culpo. Pero lo más probable es que aún no cumplas con estas reglas de etiqueta que se repiten con frecuencia de vez en cuando.

Por lo tanto, considere este su recordatorio amigable para salir del piloto automático y prestar más atención a sus mensajes. Tus compañeros de trabajo te lo agradecerán.

¿Tienes otras reglas o manías para agregar a la lista? ¡Avísame en Twitter!