Ya no se considera una locura usar jeans en el lugar de trabajo o tomar bebidas con su jefe después de horas, pero cuando se trata de usar emojis en un correo electrónico, las líneas se vuelven un poco más borrosas.
Puede ser difícil navegar por los entresijos de la etiqueta de correo electrónico profesional. Pero lo más probable es que sea la forma principal de conectarse con su jefe y compañeros de trabajo (además, ya sabe, en persona). Y eso significa que cada mensaje que envía es una oportunidad para causar una buena impresión … o una mala.
Aquí hay nueve reglas de correo electrónico de trabajo que debe seguir, si desea mantener intacta su reputación en línea.
1. Comience con una línea de asunto sólida
Si envía un correo electrónico a uno de sus superiores, tenga en cuenta que probablemente tengan cientos de mensajes en su bandeja de entrada.
Entonces, ¿qué hace tu jefe con la mayoría de ellos? Oprima eliminar o resaltarlos para más tarde (y nunca leerlos). Eso significa que solo tiene una oportunidad de llamar su atención: una línea de asunto atractiva puede ayudar a garantizar que realmente la abran.
2. Cuida tus palabras
¿Alguna vez ha recibido un mensaje de texto que terminó con un punto? Si es así, probablemente pensaste que la persona que te lo envió estaba enojada contigo (aunque en realidad solo estaban tratando de usar la puntuación correcta).
Esto se debe a que el tipo de palabras que usa puede apaciguar o molestar instantáneamente a alguien. Evite usar palabras como "hola" o "urgente" y use "usted" o "hoy" en su lugar. (¿Confundido? Más explicación a continuación).
3. Escribe como un editor
Es posible que no estés escribiendo un artículo de la universidad, pero eso no significa que no estés siendo calificado. La mala gramática, los errores ortográficos e incluso la falta de presentación, cuerpo y conclusión lo hacen parecer como si estuviera tratando de llegar a la bandeja de entrada cero, no ser un empleado responsable.
4. Sea cortés con el tiempo de la persona
Si va a enviar un correo electrónico a alguien, dígale por qué lo está enviando.
Si, por ejemplo, está adjuntando una presentación, dígales exactamente cuáles quiere que sean sus próximos pasos (¿Necesita su aprobación? ¿Quiere que agreguen una diapositiva?). Si vas a enviar un CC a alguien, diles por qué se han incluido.
5. Usa Emojis con precaución
Esto es lo que pasa con los emojis: no todos son fanáticos de ellos. Incluso si trabaja en un ambiente informal, todavía hay un porcentaje significativo de la población activa que los ve como poco profesionales. No se arriesgue si no está seguro de cómo se recibirá.
6. Adjunte el adjunto
Parece obvio, pero todos hemos sido culpables de esta violación de correo electrónico en más de una ocasión.
Verifique antes de presionar enviar: ¿Adjuntó el archivo adjunto que dijo que adjuntaría? (Diga eso 10 veces rápido).
7. Clave su cierre de sesión (sin el "mejor" habitual)
Debe finalizar su correo electrónico cerrando la sesión, pero eso no significa que tenga que decir "mejor" o "gracias" al final de cada mensaje (especialmente si realmente no tiene nada por lo que estar agradecido).
En su lugar, opta por un saludo que sea profesional pero funcional. Pruebe con "saludos", "respetuosamente" o "hablaré con usted pronto".
8. Use una firma profesional (incluso en su teléfono)
Si acaba de crear un correo electrónico profesional y bien escrito, ¿por qué querría terminarlo con "Enviado desde mi iPhone"? En su lugar, elija una firma simple y atractiva que incluya su título, sus perfiles de redes sociales, su sitio web y tal vez incluso una imagen de su rostro.
9. Sepa cuándo no enviar un correo electrónico
Por supuesto, no importa cuán buena sea su etiqueta, todo es en vano si envía un correo electrónico a algo que no debería ser.
Por ejemplo, si necesita una respuesta súper rápida de alguien, llámelo en su lugar. Y si desea pedirle un aumento a su jefe, programe una reunión (no quiere tener esa conversación por correo electrónico).
Mientras sigas estas nueve reglas, casi siempre leerás y responderás tus correos electrónicos. Y oye, ¡podrías causar una buena impresión en tu jefe mientras lo haces!
