Introducción a las macros de Microsoft Word

Una macro es una serie de comandos que se graban para que luego puedan reproducirse o ejecutarse. Crear y ejecutar macros no es demasiado difícil, y la eficiencia resultante vale la pena el tiempo dedicado a aprender a usarlos. Este tutorial cubre las macros en Word 2003. Si tiene una versión posterior, puede grabar macros en Word 2007 y crear macros en Word 2010.

Creando Macros

Existen dos formas diferentes de crear macros de Word: la primera y la más sencilla es utilizar el grabador de macros.

La segunda forma es usar VBA o Visual Basic para aplicaciones. Además, las macros de Word se pueden editar utilizando el VBE o el Editor de Visual Basic.

Hay más de 950 comandos en Word, la mayoría de los cuales están en menús y barras de herramientas y tienen teclas de acceso directo asignadas a ellos. Sin embargo, algunos de estos comandos no están asignados a menús o barras de herramientas de forma predeterminada. Antes de crear su propia macro de Word, debe verificar si ya existe y se puede asignar a una barra de herramientas. Para ver los comandos disponibles en Word, sigue estos pasos:

1. Sobre elHerramientasmenú, haga clic enMacro.
2. Hacer clicMacrosdesde el submenú; También puedes usar elAlt + F8atajo de teclado para acceder a las macros caja de diálogo.
3. En el menú desplegable junto a la Macros en etiqueta, seleccioneComandos de palabras.
4. Aparecerá una lista alfabética de los nombres de los comandos. Si resalta un nombre, aparecerá una descripción del comando en la parte inferior del cuadro debajo de Descripción etiqueta.

Si el comando que desea crear ya existe, no debe duplicarlo con su propia macro de Word.

Si no existe, proceda con la creación de su macro de Word.

Planificación de macros de palabras efectivas

El paso más importante para crear macros de Word efectivas es una planificación cuidadosa. Si bien puede parecer un poco obvio, debe tener una idea clara de lo que desea que realice la macro de Word, cómo facilitará su trabajo futuro y las circunstancias en las que desea usarlo.

De lo contrario, puede terminar gastando tiempo creando una macro ineficaz que no usará.

Una vez que tenga estas cosas en mente, es hora de planificar los pasos reales. Esto es importante porque la grabadora recordará todo lo que haga y lo incluirá en la macro. Por ejemplo, si escribe algo y luego lo elimina, cada vez que ejecuta esa macro, Word creará la misma entrada y luego la eliminará, creando una macro descuidada e ineficiente.

Cuando esté planeando sus macros, aquí hay algunas cosas a considerar:

• Planifique los comandos y el orden en que desea que la macro los realice.
• Conozca las teclas de acceso directo para los comandos que planea usar. Esto es particularmente importante para la navegación; no podrá usar el mouse para navegar dentro del área del documento cuando esté ejecutando la grabadora. Además, creará una macro más sencilla si utiliza una tecla de método abreviado en lugar de las teclas de flecha.
• Planifique los mensajes que Word podría mostrar y eso detendrá la macro.
• Use la menor cantidad de pasos posible para mantener la macro eficiente.
• Realice al menos una ejecución de prueba antes de comenzar a grabar.

Una vez que haya planificado su macro de Word y haya realizado una ejecución, estará listo para grabarla. Si ha planeado su macro con suficiente cuidado, grabarla para su uso posterior será la parte más fácil del proceso.

De hecho, es tan fácil que la única diferencia entre crear una macro y trabajar en el documento es que tiene que presionar algunos botones adicionales y hacer un par de selecciones en los cuadros de diálogo.

Configuración de su grabación de macros

Primero, haga clicHerramientas en el menú y luego haga clicGrabar nueva macro … para abrir el cuadro de diálogo Grabar macro.

En el cuadro debajo de "Nombre de macro", escriba un nombre único. Los nombres pueden contener hasta 80 letras o números (sin símbolos o espacios) y deben comenzar con una letra. Se recomienda ingresar una descripción de las acciones que realiza la macro en el cuadro Descripción. El nombre que asigne a la macro debe ser lo suficientemente único como para recordar lo que hace sin tener que referirse a la descripción.

Una vez que haya nombrado su macro e ingresado una descripción, seleccione si desea que la macro esté disponible en todos los documentos o solo en el documento actual. De forma predeterminada, Word hace que la macro esté disponible para todos sus documentos, y probablemente encontrará que esto tiene más sentido. Sin embargo, si elige limitar la disponibilidad del comando, simplemente resalte el nombre del documento en la Guardar macro en caja desplegable.Cuando haya ingresado la información para la macro, haga clic enDE ACUERDO. La barra de herramientas Grabar macro aparecerá en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Graba tu macro

El puntero del mouse ahora tendrá un pequeño icono que parece una cinta de cassette al lado, lo que indica que Word está grabando sus acciones. Ahora puede seguir los pasos que estableció en la etapa de planificación; Una vez que hayas terminado, presiona elDetener Botón (es el cuadrado azul de la izquierda). Una vez que presionas elDetener botón, su macro de Word está listo para usar.

Si, por alguna razón, necesita pausar la grabación, haga clic enPausar grabación / reanudar grabadora Botón (es el de la derecha). Para reanudar la grabación, vuelva a hacer clic.

Prueba tu macro

Para ejecutar su macro, use laAlt + F8 tecla de método abreviado para abrir el cuadro de diálogo Macros. Resalte su macro en la lista y luego haga clic encorrer. Si no ve su macro, asegúrese de que la ubicación correcta esté en el Macros en caja.

El propósito de crear macros en Word es acelerar tu trabajo poniendo tareas repetitivas y complejas secuencias de comandos a tu alcance. Lo que podría llevar literalmente horas hacer manualmente solo toma unos segundos con el clic de un botón.

Por supuesto, si has creado muchas macros, busca en elMacros El cuadro de diálogo consumirá mucho del tiempo que guarda. Sin embargo, si asigna una tecla de método abreviado a sus macros, puede omitir el cuadro de diálogo y acceder a su macro directamente desde el teclado de la misma manera que puede usar las teclas de método abreviado para acceder a otros comandos en Word.

Creando atajos de teclado para macros

1. Desde elHerramientas menú, seleccionePersonalizar
2. En el cuadro de diálogo Personalizar, haga clic enTeclado.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar teclado.
4. En el cuadro de desplazamiento Categorías, seleccioneMacros
5. En el cuadro de desplazamiento Macros, busque el nombre de la macro a la que desea asignar la tecla de acceso directo.
6. Si la macro tiene actualmente una pulsación asignada, la pulsación aparecerá en el cuadro debajo de Llaves actuales etiqueta.
7. Si no se ha asignado ninguna tecla de método abreviado a la macro, o si desea crear una segunda tecla de método abreviado para su macro, haga clic en el cuadro debajo de la etiqueta Presione la nueva tecla de acceso directo.
8. Ingrese la combinación de teclas que le gustaría usar para acceder a su macro. Si la tecla de atajo ya está asignada a un comando, aparecerá un mensaje que dice Actualmente asignado a seguido del nombre del comando. Puede reasignar la pulsación de tecla si continúa o puede seleccionar una nueva pulsación.
9. En el Guardar cambios en cuadro desplegable seleccionarNormal Para aplicar el cambio a todos los documentos creados en Word. Para usar la tecla de método abreviado solo en el documento actual, seleccione el nombre del documento de la lista.
10. Hacer clicAsignar.
11. Hacer clicCerrar.
12. Hacer clicCerrar en el cuadro de diálogo Personalizar.